Papíralapú jelenléti ív vs. online nyilvántartás: mire ad lehetőséget az Mt.?

Megosztás Tetszik

Beléptető rendszer és online munkaidő-nyilvántartó rendszer esetén a munkáltató köteles-e kézzel írt vagy nyomtatott formában jelenléti ívet vezetni, nyomtatni, aláírni, megőrizni? Ha igen, milyen módon? Olvasói kérdésre dr. Hajdu-Dudás Mária ügyvéd válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Elektronikus nyilvántartás és papír alapú aláírás, megőrzés kérdéskörében az alábbiakban kérem segítségét. Cégünknél beléptető rendszer működik, amely össze van kapcsolva az online munkaidő-nyilvántartó rendszerrel (ebben történik meg a távollétek, home office stb. rögzítése is az érkezés és távozás időpontján túlmenően), amelyből exportált adat (beosztással együtt) a bérszámfejtő program import adataként adja a bérszámfejtés alapját. Kérdésem a jelenléti ívre mint a munkaügyi ellenőrzés alapdokumentumára vonatkozik. Elégséges-e hónap végén pdf formátumban menteni egy alkönyvtárba a jelenléti íveket vagy minden esetben ki kell nyomtatni és legalább munkáltató oldaláról aláírni? Munkavállaló aláírásának is szerepel a nyomtatványon hely, viszont mivel nem a munkavállaló tölti ki ezt a rendszert, hanem a cég adott területén a felettes vezető (például távollétek), majd hó végén a bérszámfejtési osztály véglegesíti, így gondolom, a munkáltató vezeti a jelenléti ívet, ezért nem szükséges a munkavállalónak aláírnia? Amennyiben munkavállalónak vagy munkáltatónak esetleg mindkét félnek alá kell írnia, akkor megoldható-e a pdf file elektronikus aláírásával vagy ügyfélkapun történő (például AVDH hitelesítéssel, aláírásra jogosultak részéről havonta 1 db pdf file, amely az összes munkavállaló jelenléti ívét tartalmazza)? Kérdés még: szabadságengedély nyomtatása, aláírása is, mivel szabadság igénylése (munkavállaló), jóváhagyása (felettes) rendszeren belüli (plusz email értesítés).

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

Néhány általános szabállyal kezdem a választ: a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 134. §-a szerint a munkáltató köteles naprakészen nyilvántartani a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét kezdő és befejező időpontját, továbbá a szabadság tartamát is.

E szabály alóli kivételként nem kell nyilvántartani a rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét tartamát annak a munkavállalónak, aki munkaideje beosztását maga jogosult meghatározni. Ilyennek minősül a távmunkát végző vagy vezető állású munkavállaló is – eltérő megállapodás hiányában –, figyelemmel a kötetlen munkarendjükre.

A törvény arról külön nem rendelkezik, hogy a nyilvántartási kötelezettségnek a munkáltató milyen formában kell eleget tegyen, így e körben a bírósági gyakorlatra támaszkodhatunk.

A nyilvántartásnak tehát az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

• legyen ellenőrizhető a munkavállaló és a hatóság számára is;
• legyen hiteles, azaz az abban foglalt adatok valóságnak megfelelőségét a munkáltató és a munkavállaló is igazolja;
• legyen teljes és való, az valamennyi szükséges adatot tartalmazzon, és valamennyi munkavállaló tekintetében rögzítse a munka- és pihenőidő kezdetét és végét;
• legyen a munkavégzési helyen megtalálható, ha azt a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei lehetővé teszik.

A fentiekből következően megfelelő mind a papíralapú, mind az elektronikus formában készített nyilvántartás, a lényeg, hogy abból később is hitelesen visszakereshetőek legyenek a munka- és pihenőidővel kapcsolatos adatok. Azaz nem kötelező a kézzel írt munkaidő-nyilvántartás, elektronikus formában is elkészülhet.

A BH 2013.226. szerint a nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. A Salgótarjáni Munkaügyi Bíróság 2.M. 1144/2005/20. számú ítélete szerint „a jelenléti ív az, amelyre a dolgozó beírja a munkahelyre történő érkezésének és távozásának pontos időpontját, és azt a munkahelyi vezető leigazolja, vagy a jelenléti ívet a munkahelyi vezető tölti ki, de azt a dolgozó aláírásával igazolja”.

Az adminisztrációs kötelezettségen könnyítő szabályként kínálja fel az Mt. 134. § (3) bekezdésének lehetőségét, mely alapján a rendes és rendkívüli munkaidőt tartalmazó nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.

Ez azt jelenti, hogyha a munkavállaló valamilyen oknál fogva a munkaidő-beosztásától eltérően végez munkát, azt a munkáltatónak az adott napon rá kell vezetnie a munkaidő-nyilvántartásra, majd a hónap végén az egész havi munkaidő-nyilvántartást alá kell íratnia a dolgozóval.

A fentiek alapján bármilyen forma megfelel tehát a munkaidő-nyilvántartás vezetésére, ha az az Mt. által előírt adatokat az előírt módon tartalmazza. Éppen ezért a munkáltató megválaszthatja, hogy működése szempontjából mi lehet a legegyszerűbb, mégis pontos módja a munkaidő adatok vezetésének.

A törvény nem írja elő azt sem, hogy a munkaidő-nyilvántartást alá kellene írnia bármelyik félnek is. Ez ugyanis nem jognyilatkozat (csak a munkavállaló teljesítésével összefüggő időadatok nyilvántartása). Álláspontom szerint azonban lényeges, hogy a munkavállaló is láthassa a munkaidő-nyilvántartást, például az érintett alkönyvtárban, így van lehetősége esetlegesen észrevételt vagy kifogást tenni.

A szabadság kiadásának nyilvántartása szintén a munkáltatóra van bízva. Azokat a napokat, melyek kiadását a munkavállaló kezdeményezi – mivel 7 munkanappal rendelkezik –, javaslom külön is vezetni. Ez alatt azt értem, tökéletes, ha e-mailben kezdeményezi a kiadást a munkavállaló, nem kell aláírnia külön nyomtatványt.

Ugyanez az irányadó, ha a munkáltató a 7 napon túlmenően is biztosít lehetőséget a kiadás kérésére. A fentiekhez hasonlóan a munkavállaló részére betekintési és ellenőrzési lehetőséget javaslok biztosítani a nyilvántartásba. Esetleges jogvita vagy hatósági ellenőrzés során az a lényeges, hogy látható legyen a nyilvántartásokból a szabadság szabályszerű kiadása.