Iratőrzés: mennyi ideig, és miért kell tárolni a munkaügyi iratokat?

Megosztás Tetszik

Számos esetben meglepetéssel veszi tudomásul egy-egy vállalkozás vagy szervezet, hogy a nyugdíjbiztosítási szerv nagyon-nagyon régi (akár 40 évvel ezelőtti) jogviszonyra, illetve díjazásra, valamint levont járulékra vonatkozó adatokat kér egy-egy volt (vagy jelenlegi) alkalmazottal kapcsolatban.

Ezzel párhuzamosan az is előfordul, hogy a kérés a nagyon közeli (a megelőző vagy a tárgyhavi) adatokra vonatkozik, ami pedig azért okoz meglepetést a munkáltatóknak, mert az általuk benyújtott 08-as bevallásban ugyanezen számok megtalálhatók.

Ezen adatokra értelemszerűen a nyugellátás megállapításához vagy az adategyeztetés (amelynek végső célja ugyancsak a nyugdíjmegállapítás) lezáráshoz van szükség.

Főszabály (a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) 43. paragrafusa) szerint mind a szolgálati időt, mind a kereseti, jövedelmi adatokat a nyugdíjbiztosítás nyilvántartása alapján kell számításba venni.

A nyugdíjbiztosítás nyilvántartásába a 2009. évvel bezárólag közvetlenül a foglalkoztatóktól, illetve a vállalkozóktól származtak az adatok, míg 2010-től az adóhatóságon keresztül – a járulékbevallás tartalmából legyűjtve – érkeznek.

Természetesen előfordulhat, hogy az adott biztosítottra vonatkozó adatok hiányosak vagy ellentmondásosak. Erre a tényre alapvetően adategyeztetés vagy nyugdíjmegállapítás során derül fény.

Az adathiánynak számos oka lehet. Bármi is okozza a problémát, a nyugdíjbiztosítónak tisztáznia a kell az ellentmondásokat, és a lehető legpontosabb adatok alapján megállapítani a jogosultságot.

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, amelyben ismertetjük a foglalkoztatók adatszolgáltatási kötelezettségéből adódó iratőrzési feladatainak kritériumait!