Számviteli politika aktualizálása: számlák elektronikus megőrzése

Megosztás Tetszik

Szeretnénk cégünk számviteli politikájában szerepeltetni, hogy a számláinkat 2023-tól elektronikus formában fogjuk ezentúl tárolni, és megőrizni rendszerünkben. Ezt hogyan szerepeltessük és írjuk bele a számviteli politikába, hogyan aktualizáljuk? – kérdezte olvasónk. Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt a kérdésre.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A számviteli politikában nem elég csak annak tényét rögzíteni, hogy ezentúl elektronikus számlát állítanak ki és fogadnak be, hanem annak kezelésére kell egyértelmű leírást adni.

A számviteli törvény szerint azon kötelezettségének, miszerint az „eredeti” bizonylathoz elválaszthatatlanul hozzá kell rendelje annak kontírozását, a vállalkozás úgy is eleget tehet, –167. § (7) bekezdés –, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.

Ez a gyakorlatban az alábbi formákban teljesíthető

• Az e-számlához a kontírozási információkat elektronikusan – egy elektronikus melléklet formájában – csatolja. A csatolást egyértelmű hozzárendeléssel és elválaszthatatlan módon kell elvégezni, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva. Ennek azonban komoly technikai feltételei vannak: a melléklet csatolása után ismét fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel kell ellátni a számlát.
• A számla egyedi azonosítóját rögzítik könyvelési tételhez a könyvelési rendszerben. Ez az egyedi azonosító lehet pl. a számlaszám, bizonylatszám is. A könyvelési szoftverek működésének jellegéből adódóan a könyvelési rendszer maga a biztosíték arra, hogy ez az összerendelés utólag nem módosítható, továbbá a számla száma alapján az összerendelés bármikor visszakereshető.
• Külön – az utólagos módosítás lehetőségét kizáró – iktatóprogram használata. Az iktatóprogram állítja elő az iktatószámot, és ehhez rendeli elválaszthatatlan módon az elektronikus számlát, valamint a könyvelési információkat.

A vállalkozás bármilyen más módszert is választhat, feltéve, hogy az megfelel az elvárásoknak (egyértelmű hozzárendelés, elválaszthatatlanság, utólagos módosíthatóság kizárása). A választott eljárást a cégnek szabályzataiban/számviteli politikájában is rögzítenie kell.