NAV-iránymutatás a bérszámfejtési iratok őrzéséről

Megosztás Tetszik

A társadalombiztosítási nyugellátást szabályozó törvény szerint a munkáltatónak a 2025. január 1-jét követően keletkezett és a nyugdíjszámítás alapjául szolgáló iratokat nem kell megőriznie. Ez a változás tehát kizárólag a 2025. január 1. napjától keletkezett iratokra vonatkozik. Adódik a kérdés, hogy ezeket a dokumentumokat nem is kell megőrizni? A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) a 10/2025. számú számviteli kérdésben válaszol.

Iratmegőrzési szabályok 2025. január 1-jétől

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) 99/A paragrafusa szerint a Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vett keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó, 2024. december 31-éig keletkezett munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. Ez egyben azt is jelentette, hogy ezen időpontot követően keletkezett iratokat – ezen a jogalapon – nem kell megőrizni. Továbbra is érvényesül ugyanakkor az a szabály, hogy a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

Kapcsolódó cikkünk: Munkaügyi iratok megőrzése: megszűnt a kötelezettség, miért fontos mégis?

Jogi igények érvényesítése és védelme céljából is szükségesek lehetnek az adatok

Hiába nem kell a munkaügyi iratokat a Tny. alapján megőrizni, a munkáltató és a munkavállaló közötti jogviszonyban akár a felek között, akár az ellenőrző hatósággal számos jogvita felmerülhet. Ilyen esetekben a jogi megfelelés alátámasztásához szükség lehet a munkaügyi dokumentációra. Ezzel összhangban a 2016/679. számú Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) is akként szabályoz, hogy jogi igények érvényesítése és védelme esetén az adatkezelő jogos érdeke az adatkezelés alapjául szolgálhat. Az igényérvényesítés időtartama munkajogi igények esetében fő szabály szerint 3 év, a polgári jogban pedig 5 év. Az elévülési időtartam végéig tehát bizonyos iratokra (ez esetről esetre mérlegelendő) mindenképpen szükség van.

A bérszámfejtéshez számviteli kötelezettség is kapcsolódik

A NAV a 10/2025. számú Számviteli kérdésben kiemeli, hogy a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 169. paragrafusának (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

A számviteli törvény 166. paragrafusának (1) bekezdése alapján számviteli bizonylatnak minősül minden olyan, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.

A bérrel és annak járulékaival kapcsolatos dokumentumok a könyvelést, a számviteli elszámolást támasztják alá, így azok számviteli bizonylatnak minősülnek. A bérszámfejtéssel összefüggésben egy adott gazdálkodónál különböző dokumentumok – például bérszámfejtő lapok, bérszámfejtéssel kapcsolatos egyéb dokumentumok, nyilvántartások, analitikák, riportok, havi összesítők – keletkezhetnek, amelyek esetében az érintett gazdálkodónak kell mérlegelnie, hogy azok közül melyek támasztják alá az analitikus és főkönyvi könyvelést. A hivatkozott törvényi előírások alapján az analitikus, illetve részletező nyilvántartások részét képező azon bérszámfejtési dokumentumok és analitikák, amelyek a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten támasztják alá, számviteli bizonylatnak minősülnek, ezért azokat a gazdálkodó legalább 8 évig köteles megőrizni.