GDPR: szükséges lehet felülvizsgálni az adatkezelési dokumentumokat

Megosztás Tetszik

Már lassan három év telt el a GDPR (2016/679 EU-rendelet) alkalmazásának kezdő időpontja óta. A magyar és a külföldi adatvédelmi hatóságok számos esetben ellenőrizték az egyes adatkezelők gyakorlatának megfelelőségét, illetve sokszor bírságot is kiszabtak. A nyilvánosan elérhető adatok szerint a bírságolások számában kizárólag Olaszország és Románia előzi meg Magyarországot az EU-ban – hívja fel a figyelmét a Niveus Consulting Group.

Az adatkezelő által végzett adatkezelés magában foglal szinte minden, a személyes adatokon végzett cselekményt, így például azok felvételét, gyűjtését, tárolását, különböző célokra történő felhasználását, továbbítását, módosítását. Az általános adatvédelmi rendelet pedig lényegében mindent – a felelősséget, a kötelezettségeket, a számonkérhetőséget, a jogszerűség és a biztonság tanúsítását – az adatkezelőkre terhel – sorolja Bagdi Lajos, a Niveus Consuting Group partnere.

Az adatkezelési tevékenység időszakos felülvizsgálata általános elvárás, ugyanakkor néhány esetben kötelező felülvizsgálati kötelezettség is megjelenik. Így mindenképpen javasolt kiemelt hangsúlyt fektetni az ezzel kapcsolatos folyamatok, dokumentumok áttekintésére, illetve azok naprakészségére, amely keretében többek között az alábbiak vizsgálata válhat szükségessé:

• a vonatkozó dokumentumok, szabályzatok kapcsán milyen belső folyamatok zajlottak le, illetve azok, valamint az általános adatkezelési elvek a mindennapi működés során hogyan kerülnek hasznosításra, figyelembevételre;
• az adatkezelés kapcsán merült-e fel bármilyen említésre méltó eset, probléma (incidens),
• a korábban elkészített dokumentumokban szereplő adatkezelési típusokban, azok tartalmában történt-e bármilyen jelentős változás (elsősorban korábbi adatkezelések megszűntek, újak jöttek létre stb.).

További aktualitását adja a témának a COVID-19 járvány, illetve annak kapcsán a magyar adatvédelmi hatóság (NAIH) által 2021. április 1-jén kiadott útmutató, amely alapján akár a munkavállaló oltottságával kapcsolatos adatok is jogosan kezelhetők a cégek által – jegyezte meg Bagdi Lajos. Az egészségi állapotra vonatkozó személyes adatok viszont különleges adatoknak minősülnek, ezért már akár 1 fő munkavállaló ilyen adatainak kezelése esetében fokozott figyelemmel kell lennie a megfelelő dokumentálásra, tájékoztatásra, illetve az alkalmazott eljárásokra.

OLVASSA EL kapcsolódó cikkünket!
NAIH: a munkáltató kezelheti a dolgozó védettségével kapcsolatos adatokat

Összességében tehát megállapítható, hogy a magyar hatóság számos esetben vizsgálta és folyamatosan vizsgálja az adatkezelési gyakorlat megfelelőségét, így az időközönként felülvizsgált és ezáltal naprakész adatkezelési dokumentumok megléte különös jelentőséggel bír.

Az egyes országok hatáságainak eljárást követő szankciókról ITT találhatók esetekre lebontott információk.