hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Iratok megőrzése: hogyan lehet betartani az adatvédelmi szabályokat?

  • adozona.hu

Az alkalmazottak személyes adatait, a bérszámfejtéssel kapcsolatos iratokat, nyomtatványokat mennyi ideig kell megőrizni, hogy az összhangban legyen a törvényekkel? – kérdezte olvasónk. Elvileg a tb-törvény szerint az alkalmazott nyugdíjba vonulása utáni 5. év végéig szól ez a kötelezettség, az adatvédelmi törvény viszont tiltja a kilépett alkalmazottak adatainak megőrzését – jegyezte meg. Dr. Kéri Ádám ügyvéd, compliance szakértő válaszolt.

A hatályos jogszabályok egymással összhangban vannak, igaz, értelmezésük nem egyszerű – írja válasza elején szakértőnk.

A személyes adatok kezelését jelenleg a 2016/679. számú  európai uniós általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szabályozza, amely az 5. cikkben alapelveket (például korlátozott tárolhatóság, célhoz kötöttség, jogszerűség stb.), a 6. cikkben pedig jogalapokat határoz meg. Ez alapján addig kezelhető személyes adat, ameddig azt az adatkezelés célja megindokolja, megfelel a hatályos jogszabályoknak és megfelelő jogalap is fennáll.

A munkaügyi iratok kezelésére jelenleg kizárólag a Tny. tv. 99/A paragrafusa tartalmaz határidőt:

99/A §  (1) A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

(2) A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni az (1) bekezdés szerinti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

(3) A (2) bekezdés szerinti bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

Ez a szabály 2025.01.01. napjával változni fog, a következőképpen:

99/A §  (1) A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó, 2024. december 31-éig keletkezett munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

Az őrzés tehát nemsokára már csak a korábbi  (2024.12.31. előtt keletkezett) iratokra fog vonatkozni.

Jelenleg tehát a bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok a GDPR 6. cikk (1) bekezdés (c) pontja szerinti jogi kötelezettség jogalapon kötelezően megőrizendők. A GDPR nem tiltja ezen adatok őrzését. Természetesen ez csak a munkavállalói adatok egy részére vonatkozik. Valóban vannak olyan adatok, melyeket a munkáltató nem őrizhet tovább, mint a jogviszony fennállása. A személyes adatok körén belül a munkáltató kötelezettsége, hogy az adatkezelési időtartamokat meghatározza, és ezekről a munkavállalókat előzetesen tájékoztassa – magyarázza szakértőnk.

Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Hozzászólások (0)

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!
Az Adózóna moderálási alapelveit ITT találja.




További hasznos adózási információk

NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!
PODCAST

Kérdések és válaszok

Usa-ból származó jövedelem adózása

Horváthné Szabó Beáta

adószakértő

Lemondás osztalékról, osztalék nyilvántartása

Pölöskei Pálné

adószakértő

Felszámolás

dr. Juhász Péter

jogász-adószakértő

HÍD Adószakértő és Pénzügyi Tanácsadó Zrt.

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2025 május
H K Sze Cs P Sz V
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1

Együttműködő partnereink