Iratok megőrzése: hogyan lehet betartani az adatvédelmi szabályokat?

Megosztás Tetszik

Az alkalmazottak személyes adatait, a bérszámfejtéssel kapcsolatos iratokat, nyomtatványokat mennyi ideig kell megőrizni, hogy az összhangban legyen a törvényekkel? – kérdezte olvasónk. Elvileg a tb-törvény szerint az alkalmazott nyugdíjba vonulása utáni 5. év végéig szól ez a kötelezettség, az adatvédelmi törvény viszont tiltja a kilépett alkalmazottak adatainak megőrzését – jegyezte meg. Dr. Kéri Ádám ügyvéd, compliance szakértő válaszolt.

A hatályos jogszabályok egymással összhangban vannak, igaz, értelmezésük nem egyszerű – írja válasza elején szakértőnk.

A személyes adatok kezelését jelenleg a 2016/679. számú  európai uniós általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szabályozza, amely az 5. cikkben alapelveket (például korlátozott tárolhatóság, célhoz kötöttség, jogszerűség stb.), a 6. cikkben pedig jogalapokat határoz meg. Ez alapján addig kezelhető személyes adat, ameddig azt az adatkezelés célja megindokolja, megfelel a hatályos jogszabályoknak és megfelelő jogalap is fennáll.

A munkaügyi iratok kezelésére jelenleg kizárólag a Tny. tv. 99/A paragrafusa tartalmaz határidőt:

99/A §  (1) A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

(2) A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni az (1) bekezdés szerinti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

(3) A (2) bekezdés szerinti bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

Ez a szabály 2025.01.01. napjával változni fog, a következőképpen:

99/A §  (1) A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó, 2024. december 31-éig keletkezett munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

Az őrzés tehát nemsokára már csak a korábbi  (2024.12.31. előtt keletkezett) iratokra fog vonatkozni.

Jelenleg tehát a bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok a GDPR 6. cikk (1) bekezdés (c) pontja szerinti jogi kötelezettség jogalapon kötelezően megőrizendők. A GDPR nem tiltja ezen adatok őrzését. Természetesen ez csak a munkavállalói adatok egy részére vonatkozik. Valóban vannak olyan adatok, melyeket a munkáltató nem őrizhet tovább, mint a jogviszony fennállása. A személyes adatok körén belül a munkáltató kötelezettsége, hogy az adatkezelési időtartamokat meghatározza, és ezekről a munkavállalókat előzetesen tájékoztassa – magyarázza szakértőnk.