A nap kérdése: eltűnt a könyvelő ügyfele – mi a helyes eljárás, meddig kell tárolni az iratokat?

Megosztás Tetszik

Olvasónkban felmerült a kérdés: meddig kell tárolnia a könyvelőnek a megbízójától átvett iratokat, ha megbízójával időközben megszakad a kapcsolat. A kérdésre Pölöskei Pálné adószakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Több ügyfelemmel jártam úgy az elmúlt években, hogy közös megegyezéssel, vagy a könyvelési díj nemfizetése miatt búcsút mondtunk egymásnak. Többszöri e-mail-váltás, időpontegyeztetés ellenére sem vitték el a nálam lévő, sok esetben több év könyvelési anyagát. Meddig kell tárolnom ezeket az anyagokat?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 78. § (1) bekezdése szerint a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást a cég köteles – az adóhatósághoz bejelentett helyen – őrizni. Az Art. 78. § (2) bekezdése azt támasztja alá, hogy ez a hely nem lehet a könyvelő székhelye. Ebből az is következik, hogy a könyvelőnek addig kell a bizonylatokat megőriznie, ameddig arra neki a megbízási szerződésben vállalt feladatok elvégzéséig szüksége van. Nyilvánvalóan az adott üzleti évről készült beszámoló elfogadásának a napja lehet az az utolsó időpont, amikor a bizonylatokat a megbízójának vissza kell adnia.

Kivételt az az eset jelent, ha a könyvelő megbízottként felelősséget vállalt a cég könyvelési anyagának tárolásáért, vagyis az iratmegőrzés helye a könyvelő irodája. A számviteli szolgáltatásra vonatkozó szerződés megszűnése esetén azonban ez esetben is megszűnik a könyvelő cég iratmegőrzési kötelezettsége. A cégnek ugyanis az új iratőrzési helyet be kell jelenteni a NAV-hoz, ezzel egy időben a régi címet törölni kell.

Mindezek alapján azt javaslom, hogy tájékoztassák írásban az ügyfeleket, hogy ha egy adott időpontig nem hajlandók átvenni az iratokat, akkor azokat megsemmisítik.

Eltűnt a könyvelő, nem készült bevallás – mi a helyes eljárás?