Hogyan jár el helyesen a cég az igazolások kiadásánál?

Megosztás Tetszik

Kötelező papír alapon, aláírással ellátva kiadni az igazolásokat a dolgozóknak? Vagy kiküldhetők e-mailben, aláírás nélkül, ebben az esetben igazolni kell az átvételét? – kérdezte olvasónk. Lepsényi Mária adószakértő válaszolt.

Nincs akadálya a nyomtatvány elektronikus úton történő megküldésének. Az összesített igazolást a természetes személynek személyesen, postán vagy elektronikusan is át lehet adni. Az igazolás átadását a magánszemély aláírásával, postai megküldés esetén a feladást bizonyító szelvénnyel (ajánlott szelvénnyel, tértivevénnyel) igazolhatja a munkáltató.

A polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (Pp.) szerint akkor teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és ha jogszabály úgy rendelkezik, azon időbélyegzőt helyez el.

Az összesített igazolás – a Pp. által meghatározott feltételeknek megfelelő – elektronikus formában történő előállításához a munkáltatónak olyan informatikai megoldást kell kialakítania, amelynek segítségével igazolható, hogy az összesített igazolást a munkáltató – kizárólag az érintett munkavállaló számára – hozzáférhetővé tette.

Az összesített igazolás elektronikusan hozzáférhetővé tételén túl biztosítani kell, hogy azt a munkavállaló – kérésére – papír alapon is megkaphassa. Ilyen esetben a munkáltatónak cégszerű aláírással igazolnia kell, hogy a dokumentum tartalma megegyezik a hiteles, elektronikus formában kiállított okirattal.