Egy nyűggel kevesebb: így leltároznak a profik

Megosztás Tetszik

Már létezik egy elektronikus alkalmazás, amely a tárgyi eszközök leltározását a hagyományos, papíralapúnál kétszer-háromszor gyorsabbá teheti, emellett jelentős mértékben képes kiküszöbölni az emberi hibatényezőt. Több tízezer tárgyi eszköz nyilvántartására is képes, így azt mérettől függetlenül bármilyen gazdálkodó szervezet használhatja.

Senki nem akarja, illetve nem szereti megcsinálni – ez az indoklás hangzik el a legtöbbször, ha megkérdezünk egy, a vállalat ügyeire rálátó személyt arról, mi a legnagyobb baj a hagyományos, papíralapú tárgyieszköz-leltározással. Vagyis azzal a módszerrel, amikor az arra kijelölt személy megpróbálja felmérni, megvannak-e azok a tárgyi eszközök, amelyeknek a nyilvántartás szerint meg kell lenniük, és ott vannak-e, ahová kijelölték azok rendeltetési helyét.

A leltározás kétségtelenül a legtöbb cég számára komoly nyűgöt, problémát jelent – mutat rá Petrőcz Zoltán, az IBCS Hungary Kft. EVIDEI-szakértője. Hozzáteszi: a cégek általában nehezen szánják rá magukat a leltározásra, főként mivel nincs naprakész nyilvántartásuk a tárgyi eszközökről; vagy ha van, akkor általában egy Excel-táblázatban, ami egyszer elkészült, ám nem frissült kellő rendszerességgel. Előfordulhat például, hogy másik helyiségbe viszik át az eszközöket, amit a manuális nyilvántartás nem követ megfelelően, így a leltározásnál teljesen máshol találják meg azt az eszközt, mint ahová az eredetileg, a nyilvántartás szerint került.

Ráadásul a hagyományos leltározás nem költséghatékony, és a pontossága is megkérdőjelezhető. Belépünk egy szobába, és nem látjuk a leltározandó tárgyi eszközöket, vagy látjuk, de nem tudjuk őket beazonosítani, és másokat zavarunk ezzel – így lehet összefoglalni a másik jellemző esetet. Képzeljük csak el: belép a leltározó kolléga egy irodahelyiségbe. Ott van 8 szék, 7 asztal, 4 szekrény, flipchart, számológép az egyik asztalon, gurulós fiók az asztalok alatt. A számológép a cégé, vagy a kolléga hozta be? Itt a leltár szerint csak 7 széknek kell lennie, de 5 szekrénynek. Mi ez a +1 szék? És hol van a hiányzó szekrény? Ez a gurulós fiók teljesen tönkrement. Le kellene selejtezni.”

Nem csoda, hogy a manuális leltár nagyon lassú és hosszadalmas. Egy 1 milliárd forint körüli árbevételű cégnél, amelynek van 1-2 ezer tárgyi eszköze, akár 1-2 hét folyamatos munkát is felemészthet csak az adatfelévétel, és akkor a háttérmunkákat még nem is említettük. Mindez más, fontos feladatoktól von el dolgozókat, akik ezen időszak alatt jóval produktívabb tevékenységeket is tudnának végezni.

Ugyanakkor hiába van egy szoftverünk, ami alkalmas a nyilvántartásra – mondjuk a vállalatirányítási rendszerünk egyik modulja – ahhoz, hogy a leltározás kényelmes és villámsebességű legyen, szükséges még az egyes tárgyi eszközök megjelölése (pl. vonalkódokkal), illetve a megjelöléseket egy erre alkalmas berendezéssel be kell tudni olvasnunk. Továbbá nem árt, ha a szoftverünk és a beolvasó eszközök össze vannak hangolva, és képesek együttműködni a legtöbb vállalatirányítási rendszerrel. Ilyen rendszer nem létezett az EVIDEI megjelenése előtt. Ezért is döntött az IBCS Hungary vezetése a felkarolása mellett. Az indulása óta nemzetközi karriert is befutott a fejlesztés, hiszen ma már szerte Európában több mint ezer felhasználóval rendelkezik az üzleti élet minden területén. A kereskedelmi vállalatoktól a gyártókig, a kkv-któl a nagyvállalatokig mindenhol használják. Érdekesség, hogy Szlovákiában például a Védelmi és a Pénzügyminisztérium is az EVIDEI-t használja a tárgyi eszközök számbavételére. De mi okozza ezt az érdeklődést a megoldás körül?

Sok időt és munkát lehet a használatával megtakarítani, a gyakorlati tapasztalatok alapján az alkalmazás kétszer-háromszor gyorsabbá teheti a folyamatot a papíralapon készített leltározáshoz képest, emellett jelentős mértékben képes kiküszöbölni az emberi hibatényezőt.

Egy pontos, gyors és hatékony rendszerről van szó, amely kevesebb ráfordítással sokkal pontosabb eredményt tud elérni, és hosszú távon is biztos megoldást kínál.

A szoftver kezelőfelülete egyszerű, de igény esetén természetesen oktatást, tréninget is biztosítunk – közölte Petrőcz Zoltán.

Az asztali alkalmazásban történik a tárgyi eszközök nyilvántartása, tehát ott lehet felvenni új elemeket és lekövetni azok mozgását, például azt, ha kölcsönadnak egy eszközt valakinek, vagy az átkerül egy másik helyiségbe. A mobilalkalmazás pedig a fizikai leltár elvégzésére szolgál, azt követően, hogy abba az asztali alkalmazásból áttöltődtek az adatok. Fontos, hogy ezt offline is el lehet végezni, vagyis nem kell hozzá internetes kapcsolat. A leltározást követően az adatokat WiFin vagy Bluetooth-on keresztül vissza lehet tölteni az asztali alkalmazásába.

Attól függően, hogy az ügyfél mikor bocsátja rendelkezésre a tárgyieszköz-adatokat az IBCS Hungary Kft. részére, a megrendeléstől számítva akár két hónapon belül is működésbe léphet az EVIDEI-megoldás.

„Az IBCS vezetésének hosszú távú gondolkodása miatt rendkívül barátságos bevezetési árakat tudunk biztosítani, amin rendszerint eléggé meglepődnek az ügyfeleink, amikor az ajánlatra kerül a sor” – tette hozzá Petrőcz Zoltán. A szakember szerint ez okozza a megoldás robbanásszerű sikerét, hiszen egy kis befektetéssel egy nagy problémától szabadítjuk meg a pénzügyi vezetőket, könyvelőket.

Az oldalon elhelyezett tartalom az IBCS Hungary közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.