Cégautó: mikor kötelező az útnyilvántartás, mikor nem?

Megosztás Tetszik

Nem használják magáncélra a cégautót, kell-e útnyilvántartást vezetni? Olvasói kérdésre Juhász Tibor okleveles nemzetközi és ellenőrzési szakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Egyik cégem cégautóval rendelkezik, ezért kérdezem, hogy kell-e útnyilvántartást vezetnie, ha az ügyvezető havonta lenyilatkozza, hogy magánhasználat a tárgyhóban nem volt. A lakásuk címe le van jelentve telephelyként, ahonnan az ügyvezető dolgozik. Így nincsen magánhasználat, egyébként a családnak másik autói is vannak. Kérdésem, ebben az esetben kell-e, ha kell, milyen nyilvántartást kell vezetnie, ha a cégautóval kapcsolatban áfát nem akarnak visszaigényelni?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha az tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat.

Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:       

• az utazás időpontját,
• az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
• mindig javaslom a kilométeróra-állást.
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. (Szja tv. 5. számú mellékletének II 7. pont)

Ez a nyilvántartás tehát kötelező tartalmi elemekkel rendelkezik, vagyis a fent felsoroltak mindegyikének szerepelni kell a nyilvántartásban ahhoz, hogy jogszerűen a gépjárművel kapcsolatban költséget lehessen elszámolni.

Ha az egyéni vállalkozó a nyilvántartás vezetését nem teszi meg, még mindig lehetősége van az szja-törvényben nevesített km (500 kilométer) átalány elszámolására.

Ha a gépjármű cég tulajdonában áll, már a birtoklás is megalapozza a cégautóadó fizetését. Az áfalevonás esetében (természetesen látom a kérdésben hogy nem akarja levonni) természetesen figyelni kell arra, hogy ha például a személygépkocsit nyílt végű pénzügyi lízing , vagy bérlet keretében használja a társaság, akkor elkerülhetetlen az útnyilvántartás vezetése, mivel az áfalevonhatóság tekintetében az áfatörvény 120–121. §-a, ami szabályozza az adólevonási jog keletkezést és terjedelmét, úgy rendelkezik, hogy abban a mértékben jogosult az adózó az előzetesen megfizetett áfát visszaigényelni, amilyen mértékben adóköteles tevékenységéhez használja.

Ebben az esetben tehát kötelező a gépjármű használatát útnyilvántartással igazolni kivéve, ha alkalmazom az új 50 százalékos szabályt az áfatörvény 124. § (4) b pontja szerint, ekkor nem szükséges a nyilvántartás, elég bizonyítani a céges használat indokoltságát, de akkor is kell az év eleji és év végi kilométeróra-állás dokumentálása.

A levonási tilalom kapcsán azt kell vizsgálni, hogy a személygépkocsi bármilyen mértékben szolgálja-e az adóalany adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységét.

Ha igen, akkor ennek alátámasztására használja az útnyilvántartást. Tehát ha elszámolja a költségeket és levonja az áfát, nem elegendő a nyilatkozat, kell annak alátámasztó nyilvántartása.

Megjegyzem az szja-törvény I. melléklet 8.37 szerint adómentes a kifizető által biztosított gépkocsi-magánhasználat, és ezzel összefüggésben az úthasználat lehetősége.