A nap kérdése: eleget teszünk-e a megőrzési kötelezettségnek, ha csak lementjük a pdf-számlát a gépre?

Megosztás Tetszik

Szeretném véleményüket kérni abban a kérdésben, hogy az elektronikus számlákra vonatkozó online archiválási kötelezettségnek számlabefogadói oldalon eleget téve megfelelő eljárás-e az, ha a számla kiállítója által e-mailen küldött elektronikus számlát pdf formátumban letöltjük, és a számítógépre lementjük, természetesen legalább 8 évi őrizzük! Ha a pdf formátum nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, milyen egyéb megoldások állnak rendelkezésünkre lehetőleg oly módon, hogy az ne járjon még további plusz előfizetési kötelezettséggel valamely archiválási szolgáltatásra? – kérdezte olvasónk. Dr. Kelemen László adószakértő, jogász válaszolt az Adózóna oldalán érkezett kérdésre.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A pdf-számla elektronikus számlának minősül, ugyanakkor a számla befogadójának eleget kell tennie a megőrzési (archiválási) kötelezettségének. Az elektronikus számlák megőrzésére az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:
1. legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott bizonylat esetén:
a) bizalmi szolgáltató megbízása,
b) saját megőrzés
b1) aláírás ellenőrzésével,
b2) annak érvényességének fenntartásával;
2. zárt rendszer alkalmazása (emberi beavatkozás nélküli, megfelelően dokumentált archiválási módszer);
3. hash-kódos archiválási módszer (itt az online adatszolgáltatással érintett számlákról az adóalany hash-kódot képez, amelyet az adatszolgáltatás során a NAV validál: az elektronikus számlát és a visszaigazolt hash-kódot együttesen kell megőrizni);
4. EDI alkalmazásával kibocsátott számlák esetén pedig az EDI-re vonatkozó szabványok szerint.

A kérdésből ítélve a 2., azaz a zárt rendszer alkalmazása lehet a legegyszerűbb. Ugyanakkor itt fontos, hogy az archiválásnak automatikusnak, emberi beavatkozástól mentesnek kell lennie, azaz az nem megfelelő, ha az e-mail mellékletét képező pdf-számlát egy munkatárs lementi a cég számítógépének egy könyvtárába.