Házipénztár: szabályos-e, ha a könyvelőprogram által generált bizonylatszámok nem egészen követik az időrendet?

Megosztás Tetszik

Szabályos-e az az eljárás, amelyet a vállalkozás pénzkezelési szabályzatában rögzít, melynél a bizonylatok sorszámozása folytonos, de a könyvelőprogram által generált bizonylatszámok nem szigorúan követik az időrendet, mivel azokat a beérkezés sorrendjében rögzítik? AZ Adózóna oldalán érkezett kérdésre Gyüre Ferenc adótanácsadó, okleveles könyvvizsgáló válaszolt.

A kérdés részletesen így hangzik: egy kft. pénzkezelési szabályzatában rögzítette, hogy pénztárbizonylatot csak azokról a gazdasági eseményekről készít, amelyek egyéb bizonylattal nincsenek alátámasztva. A pénztári tételek könyvelése során a könyvelőprogram generál bizonylatot, a sorszámozás folytonos. Az időbeliség azonban nem mindig az, mivel ahogy időrendben beérkeznek a bizonylatok, úgy kerül könyvelésre a tétel, így előfordul, hogy egy időben korábbi tétel nagyobb bizonylatszámot kap a könyvelési rendszerben. Elfogadható-e ez a gyakorlat, vagy szükséges egy külön programban időbeliség szerint vezetni a tételeket?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A rendelkezésre bocsátott információk alapján a társaság pénzkezelési szabályzatában rögzítésre került, hogy pénztárbizonylatot kizárólag azoknál a gazdasági eseményeknél állít ki, amelyeket más bizonylattal nem támasztottak alá, míg a készpénzmozgások egyéb eseteiben a pénztári tételek könyvelése a könyvelőprogramból generált bizonylatok alapján történik. A könyvelőprogram a pénztári könyvelési tételekhez folyamatos sorszámozású bizonylatokat rendel, azonban a bizonylatok sorszáma nem feltétlenül esik egybe a gazdasági események időrendjével, tekintettel arra, hogy a rögzítés a bizonylatok beérkezésének időpontja szerint történik.

Álláspontom szerint a bemutatott gyakorlat önmagában nem jogsértő, amennyiben az alábbi feltételek maradéktalanul teljesülnek:

• a készpénzforgalom valamennyi tétele a pénzmozgás időpontjának megfelelően, naprakészen és hiánytalanul kerül rögzítésre a pénztári nyilvántartásban;
• a pénzkezelési szabályzat egyértelműen rendezi, hogy mely esetekben kerül sor pénztárbizonylat kiállítására, és mely esetekben szolgál más elsődleges bizonylat (számla, elszámolás, szerződés stb.) a könyvelés alapjául;
• a könyvelőprogram által generált bizonylatok sorszáma folyamatos, ismétlődés és kihagyás nélküli, és ez a szigorú számadású jelleg megfelelően biztosított;
• a pénztári napló, illetve a pénztárjelentés a könyvelőprogramból dátum szerinti rendezésben bármikor előállítható, így a készpénzmozgások időrendje, valamint a napi nyitó és záró pénztáregyenleg egyértelműen ellenőrizhető;
• az egyes pénztári tételekhez a mögöttes bizonylat (számla, nyugta, elszámolás stb.) egyértelműen hozzárendelhető, és ez a megfeleltetés a gyakorlatban is visszakereshető.

A számviteli előírások elsődlegesen azt követelik meg, hogy a gazdasági eseményeket a megtörténtüknek megfelelő időpontban, bizonylatokkal alátámasztva rögzítésék, és a pénztár forgalma, valamint egyenlege időrendben nyomon követhető legyen. Ebből következően nem elvárás, hogy a könyvelőprogram által generált bizonylatszámok szigorúan kövessék az időrendet; elegendő, ha a bizonylatszámozás folytonos, és a program – pénztári napló vagy egyéb listák útján – a tételeket dátum szerinti rendezésben meg tudja jeleníteni.

Fentiekre tekintettel nem tartom szükségesnek egy, a pénztári tételeket időbeliség szerint külön programban vezető nyilvántartás kialakítását, feltéve, hogy a jelenlegi rendszer a készpénzmozgások időbeli sorrendjének, a pénztár egyenlegeinek, valamint a bizonylati fegyelemnek az ellenőrzését egyértelműen lehetővé teszi, és mindezt a pénzkezelési szabályzat is kifejezetten tartalmazza.

Amennyiben a társaság a gyakorlatát tovább kívánja erősíteni ellenőrzési szempontból, javasolt a pénzkezelési szabályzatban külön pontban rögzíteni, hogy a könyvelőprogram a pénztári könyvelési tételekhez automatikusan folyamatos sorszámot rendel, míg az időrendi nyilvántartást a pénztári napló dátum szerinti lekérdezhetősége biztosítja, és szükség esetén az ebből előállított pénztárjelentés szolgál a pénzkezelés ellenőrzésének alapjául.