Szoftverek és nyomtatványok harca. Hajrá kiküldetési rendelvény!

Megosztás Tetszik

A kft. befogadhat-e dolgozójától vagy tagjától szoftverrel készített kiküldetési rendelvényt? Vagy csak sorszámmal rendelkező nyomtatványról lehet szó, amit hivatalos nyomtatványboltban vesz? Milyen lehetőségek vannak az adminisztráció egyszerűsítésére? Olvasónk kérdésére Magos Zoltánné adószakértő válaszol.

Adószakértőnk tájékoztatása szerint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166. §-a így rendelkezik:

„Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.”

A törvény ezen kívül meghatározza a számviteli bizonylat alaki és tartalmi elemeit, kellékeit is.

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. §-ának 83. pontja szerint:

„Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.), azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.”

Amennyiben a szoftverrel készített kiküldetési rendelvény megfelel a számviteli bizonylattal szemben állított, illetve a személyi jövedelemadó törvény szerinti kiküldetési rendelvény követelményeinek, akkor az elszámolás alapjául szolgálhat.

Felhívom azonban a figyelmét arra is, hogy a számviteli törvény 168. §-a szerint:

„a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.”