GPS könyvelőknek: ütemterv, adatelemzés, év közbeni mérlegek – így lehet könnyebb a munka

Megosztás Tetszik

Javában tart már a mérlegidőszak, de még nem késő újítani, azaz más szemmel nézni a feladatokra, főként arra, hogyan lehet elemeire felbontva rugalmasabbá, hatékonyabbá tenni a munkát.

Így átgondolhatjuk, milyen részekre bontható a beszámolókészítés folyamata, és hogyan tegyük azokat hatékonyabbá? Hogyan tudják segíteni munkatársai – adott esetben ügyfelei – a könyvelőt a közös cél, az ellenőrzött, pontos beszámoló összeállítása érdekében?

Az ütemterv segíti az átláthatóságot

Érdemes több szintet kialakítani a könyvelési munka és zárlati munka során. Ennek keretében tekintsük előkészítési szakasznak („nulladik pontnak”) azt az időszakot, amikor az ügyféltől kapott adatokra várunk. Ide tartozik a leltár, az egyes projektek vizsgálata, összegzése: melyek a folyamatban lévők, milyen készültségi szinten állnak, melyek érintenek közülük több üzleti évet is.

Célszerű erről egy előzetes ütemtervet – milyen információkat és milyen határidővel vár – készítenie a könyvelőnek, és azt átadni az ügyfeleinek. Természetesen az ügyfelek nem szeretik a „házi feladatokat”, különösen akkor, ha nem látják át, mi értelme is van annak, amit a könyvelő kér tőlük. Ezért fontos, hogy röviden, és a számvitel alapjaiban nem jártasak számára is érthetően magyarázatot fűzni mindahhoz, amit az ügyféltől kérünk.

Egyes zárlati feladatokat az ügyfél pénzügyes munkatársa is el tud végezni, de legalábbis előkészíteni azokat. Ilyenek például azok az egyeztetések, melyekhez a szükséges adatok a könyvelési rendszerből kinyerhetők, mint a rendezetlen vevőkkel, szállítókkal kapcsolatos információk: erről a könyvelt vállalkozásnak előbb állnak rendelkezésére adatok, mint amit az adott időszak bizonylatait utólag átvevő könyvelő lát. Érdemes ezeket a feladatokat – a vállalkozás méretétől függően – havonta, de legalább negyedévente elvégezni.

Persze ez a segítség csak akkor várható el az ügyféltől, annak érintett dolgozóitól, ha a könyvelő előkészíti ehhez a terepet. Ez azt jelenti, hogy először ő ad át információkat az ügyfelének. Például:

– Havi jelentések (riportok), lehetőség szerint automatizált módon: főkönyvi kivonat alapján összeállított dokumentum, amely tájékoztatja az ügyfelet a legfontosabb számlák egyenlegeiről, bevételekről, költségekről, ráfordításokról, kiegészítve mindezeket az aktuális adófolyószámla-kivonattal, ideértve az önkormányzati adóhatóságtól nyert információkat is. Így idejekorán kiderül, ha téves átutalásról van szó, és a vállalkozó azt gondolja, befizette, amit kell, pedig valójában elmulasztotta. Természetesen ez akkor is elvárható, alapvető tájékoztatást jelent, ha nem éppen a beszámoló készítésének idejét éljük.

– A főkönyv, analitikák szerint rendezetlen vevők, szállítók, előlegek egyeztetése, egyenleg kiküldése az ügyfélnek: ezzel bölcs dolog nem megvárni az év végét.

– A rendszeresen ismétlődő költségek és bevételek, mint például a bérleti díjak ellenőrzése: megtörtént-e a könyvelésük valamennyi hónapra?

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, amleyben – példákat is hozva – rámutatunk, miért fontos az év közbeni adatelemzés, mérleg-, illetve analitikák készítése, a számlázási gyakorlat felülvizsgálata!