2025. január 1-től csak elektronikus számlák készülhetnek a földgáz- és a villamosenergia-fogyasztásról

Megosztás Tetszik

Jelentős változást hoz a vállalkozások számára, hogy a jövő évtől jogszabály szerint a földgáz- és villamosenergia-fogyasztásról már csak elektronikus számlákat állíthatnak ki számukra a szolgáltatók, azaz mindenkinél megjelennek az első olyan elektronikus számlák, amelyeket kötelező befogadni. Az új rendszer az elektronikus archiválás kötelezettségét is maga után vonja, amire az érintetteknek fel kell készülniük.

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése kimondja, hogy az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik. A 273/2007. és a 19/2009. kormányrendeletek módosításai alapján a nem lakossági felhasználók számára 2025-től már csak elektronikus számlát lehet kiállítani a földgáz- és villamosenergia-fogyasztásról. Ez a lépés egy új korszakot nyit, mivel minden vállalkozásnak szüksége lesz egy, a jogszabályoknak megfelelő e-archiválási rendszerre. Mindenkinek át kell ezért tekintenie a folyamatait, hogy megfelel-e az előírásoknak, s amennyiben nem, akkor ezeket a rendelkezésekhez kell igazítania, illetve ki kell azt építenie.

Bár az elektronikus számlázás gyors, egyszerű és költséghatékony megoldásokat nyújt, a SzámlaRobot szoftvert fejlesztő EconomySoft Zrt. felmérése szerint az érintettek jelentős hányada eddig vonakodott befogadni az e-számlákat. A bizonylatok kizárólag elektronikus formában való megőrzése és az ehhez kapcsolódó jogi szabályozás ugyanis sokakat inkább a hagyományos papíralapú megoldások felé terelt. A mostani rendeletmódosítások azonban átrendezik a szabályokat, így a nem lakossági fogyasztóknak 2025-re fel kell készülniük az e-számlák kezelésére és archiválására, amit a NAV is figyelemmel fog kísérni.

A vonatkozó, digitális archiválásról szóló, 1/2018. (VI. 29.) sz. rendelet előírásai szerint a megőrzésre kötelezett (azaz az elektronikus számla kibocsátója és befogadója egyaránt) a megőrzési kötelezettség lejártáig (vagyis legalább 8 évig) folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi azt a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Ez a rendelet írja elő, hogy a megőrzésre kötelezett köteles azt is biztosítani, hogy az általa megőrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége és olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt végig megmaradjon. Az adóhatóság álláspontja szerint a megőrzés technikájának olyannak kell lennie, amely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését, így megoldás lehet például a fokozott biztonságú e-aláírás vagy zárt rendszer és hash kód.

Kevesebb mint egy hónap maradt a változásra felkészülni. Fontos megtervezni, hogy a vállalkozás saját archiválási rendszert vezet be, vagy külső szolgáltatóra bízza ezt a feladatot. A saját megoldás esetén komplex projektre kell számítani, amely több terület – pénzügy, IT, és vállalatirányítás – együttműködését igényli.

Az elektronikus számlák befogadása és feldolgozása sok, eddig kiaknázatlan lehetőséget tartogat a vállalkozások számára. Amennyiben valaki nem kíván saját rendszert építeni ezen számlák megőrzésére, a SzámlaRobot elnevezésű alkalmazás segítséget nyújthat abban, hogy a vállalatok a digitális archiválási előírásoknak megfeleljenek, hiszen az adatokat a szükséges 8 évig, a jogszabályi előírásoknak megfelelően, biztonságosan tárolja.

A SzámlaRobot számla- és dokumentumkezelő szoftver képes automatikusan kinyerni a különböző adatok mellett olyan egyedi információkat is, mint fogyasztási helyek, rendelési számok, rendszámok, vagy telefonszámok. Az adatok automatizált feldolgozása nemcsak gyorsítja a folyamatot, hanem lehetőséget ad több száz soros számlák kontírozására és azonnali könyvelésre is másodpercek alatt.

Az elektronikus számlázás tehát nemcsak a kiállítók számára előnyös; a befogadók is élvezhetik az adminisztratív terhek csökkenését és a számlázási folyamat gyorsabb, egyszerűbb kezelését. A rendeletmódosítás támogatja a digitális fejlődést, ugyanakkor gyakorlati szempontból kihívásokkal jár, hiszen minden adóalanynak biztosítania kell, hogy képes legyen feldolgozni a beérkező elektronikus számlákat, és a jogszabályoknak megfelelően elektronikusan megőrizni azokat. Külső szolgáltató igénybevétele esetén érdemes megbízható partnert választani.

A cikk szerzője:

Ozsvár Ferenc
vezérigazgató

EconomySoft Zrt.
www.szamlarobot.hu

Ezt a cikket nem az adozona.hu szerkesztősége készítette. Bővebben a PR cikkről itt olvashat: (link)