Külföldi kiküldetés: hogyan rendelhető el, kell-e napidíjat fizetni, milyen bizonylatok kellenek a költségtérítéshez?

Megosztás Tetszik

Magyarországi vállalkozás három nap kiküldetésre küldi el négy munkavállalóját Franciaországba egy szakmai (a cég bevételszerző tevékenységéhez kapcsolódó) konferenciára. Hivatalosan el kell-e rendelni a kiküldetést, milyen dokumentumokkal kell azt alátámasztani, kötelező-e napidíjat fizetni, illetve milyen dokumentumok szükségesek a költségelszámoláshoz – kérdezte olvasónk. A kérdéscsokorra Horváthné Szabó Beáta adószakértő és dr. Hajdu-Dudás Mária munkajogi ügyvéd válaszoltak.

Olvasónk kérdései:

1.) A munkáltatónak el kell-e rendelnie írásban a kiküldetést? Ha igen, akkor ahhoz milyen bizonylat szükséges?

2.) Kötelező-e a napidíjat fizetni abban az esetben a munkavállalók részére, ha az étkezésről nem fognak számlát, egyéb bizonylatot hozni a munkavállalók, és ily módon nem lesz étkezésiköltség-elszámolás a kiküldetés kapcsán? Vagy napidíjat nem kötelező fizetni? Ha kötelező fizetni, akkor annak mennyi a minimális összege? Milyen adófizetési kötelezettségek merülnek fel ebben az esetben?

3. ) A kiküldetéshez és annak elszámolásához szükséges-e kiküldetési rendelvényt vagy egyéb más bizonylatot írni?

4.) Milyen bizonylatok szükségesek ahhoz, hogy a külföldi kiküldetést és annak szükségességét, valódiságát alá tudjuk támasztani? Milyen bizonylatokat kell kiállítani a külföldi kiküldetés kapcsán?

Szakértőink válaszai:

Az 1. kérdésre dr. Hajdu-Dudás Mária munkaügyi szakértőnk válaszolt. A munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás munkajogi fogalma az alábbi: a munkáltató jogosult a munkavállalót átmenetileg a munkaszerződéstől eltérő munkakörben, munkahelyen vagy más munkáltatónál foglalkoztatni. A korábbi szabályozás a munkaszerződéstől eltérő munkahelyen történő foglalkoztatást nevezte kiküldetésnek (adójogi szempontból az szja-törvény 3. paragrafusának 11. és 12. pontjai is rendelkeznek a kiküldetésről). A munkáltatónak ügyelnie kell arra, hogy ezen foglalkoztatások tartama naptári évenként nem lehet több 44 beosztás szerinti munkanapnál vagy 352 óránál. Ezt arányosan kell figyelembe venni, ha a munkaviszony év közben kezdődött, határozott időre, vagy az általánostól eltérő teljes napi vagy részmunkaidőre jött létre. Az Mt. 53. paragrafus (2) bekezdése szerint a  munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás várható tartamáról a munkavállalót tájékoztatni kell, melyből következően a munkáltató ezen egyoldalú intézkedését köteles írásba foglalni. Például: „Tisztelt Munkavállaló! A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 53. §-a alapján utasítom Önt, hogy ……. napjától kezdődően – munkaszerződésétől eltérően – …… beosztás szerinti munkanapon, munkaszerződésétől eltérően, a ………… alatt található munkahelyen lássa el munkaköri feladatait. A munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás időtartama alatt Ön a munkaszerződése szerinti alapbérre jogosult. A kiküldetéshez kapcsolódó költségeket a munkáltató az irányadó jogszabályi rendelkezések alapján megtéríti”. Abban az esetben, ha a kiküldetésre nem a munkáltató utasítása, hanem a felek megállapodása alapján került sor, azt is javasolt írásban rögzíteni, a fenti tartalmi elemekkel.

A további kérdésekre Horváthné Szabó Beáta adószakértő válaszolt.

2. kérdés: Az Mt. 51. paragrafusának (1) bekezdése értelmében  a munkáltató köteles a munkavállaló részére a munkaviszony teljesítésével felmerült szükséges és indokolt költséget megtéríteni. A költségek megtérítése történhet számla alapján, de a munkáltató választása szerint fizethet napidíjat is. A napidíjnak nincs minimális összege. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg, a bevétel 30 százaléka, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forint. Ez azt jelenti, hogy ha 50 euró napidíjat állapítanak meg, annak 30 százaléka, azaz 15 euró bizonylat nélkül költségként elszámolható. A fennmaradó 35 euró szja-, járulék- és szochoalapot képez.

3. kérdés: A kiküldetési rendelvény használata nem kötelező. Azt inkább a saját gépjármű költségtérítésénél javasolt alkalmazni.

A költségek elszámolása a társaság belső szabályzata alapján történik. A kiküldetés üzleti jellegét azért kell igazolni, hogy a szállás, az utazás és a konferencia díja adómentesen elszámolható legyen. A kiadásokról lehetőség szerint a kifizető nevére kiállított szabályszerű számla beszerzésére kell törekedni, de mivel ezek a kiadások külföldön merülnek fel, legalább olyan bizonylat szükséges az elszámoláshoz, amely alapján megállapítható a költség összegének megállapításához szükséges valamennyi adat, például a kiadás összege és pénzneme [szja-törvény 4. § (3) bekezdés].

Szakértőnk véleménye szerint ezen túlmenően fontos megjelölni a jövedelem megszerzésének időpontját, és azt, hogy milyen szolgáltatás, illetve termék vásárlása történt.

4. kérdés: A kiküldetés valódiságának alátámasztása érdekében minden olyan dokumentumot, levelezést, konferencia meghirdetésére vonatkozó, akár az interneten elérhető információt javasolt megőrizni, amellyel a társaság azt tudja bizonyítani, hogy a konferencia a munkavégzéshez szükséges ismeretek megszerzését szolgálja. Tehát a költség nem egy szórakoztató programot leplez. Ez lehet a konferenciát szervező társaság által kiadott dokumentum is, melyből megállapítható az agenda, illetve a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya.

Egyébiránt az adótörvény nem ír elő kötelezően használandó nyomtatványokat a külföldi kiküldetés szükségességének igazolására.