adozona.hu
Iratmegőrzés: mikor tart örökké?
//adozona.hu/archive/20090922_eu_iratkezeles
Iratmegőrzés: mikor tart örökké?
Tetszik
Milyen szerepe és feltételei vannak az iratkezelésnek és iratmegőrzésnek az Európai Unióban? Milyen tagállami szabályozás van érvényben Magyarországon, Angliában, Németországban és Franciaországban?
A fent idézett szavak is mutatják, hogy az iratkezelés és iratmegőrzés kiemelt szerepet kap az Európai Unión belül. A tagállamok saját törvényi előírásokkal rendelkeznek a dokumentáció terén, az EU irányelvek csupán iránymutatásként szolgálnak. Az egyes államok tehát jogosultak arra, hogy az iratkezelés és iratmegőrzés szabályait, követelményeit és megőrzési időtartamát saját maguk állapítsák meg.
A tagállamok a saját jogrendszerükhöz, adórendszerükhöz, igazgatási gyakorlatukhoz igazítva határozzák meg az elévülés konkrét szabályait. Az EU célja ezzel az, hogy az egyes országok flexibilitását erősítse, ugyanakkor lehetővé tegye az Európai Unión belüli konzisztencia megőrzését is.
A gazdálkodó szervezeteknek minden olyan eseményről folyamatos nyilvántartást kell vezetniük, amely tevékenységük során fordul elő és kihat vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetükre, illetve ezeket a nyilvántartásokat bizonyító erejük miatt az elévülési idejükig meg kell őrizniük.
Ezeket a konkrét megőrzési kötelezettségeket az alábbiakban foglaljuk össze:
Magyarország
A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni.
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.
Németország
Németországban a gazdálkodó egységek adófizetési kötelezettséghez kapcsolódó dokumentumok megőrzési ideje minimum 10 év. A törvény azonban lehetőséget ad arra, hogy az adóhatóság engedélye alapján a gazdálkodó szervezet eltérjen ettől a szabályozástól, ha az aránytalan nehézséget okoz abban az esetben, ha ez nem befolyásolja károsan az adómegállapítási kötelezettségét.
Az üzleti levelezés, illetve egyéb adózás szempontjából fontos dokumentumok (pl. transzferár-dokumentáció) megőrzési kötelezettsége 6 év.
Franciaország
Megőrzési kötelezettség terheli az összes könyvvezetéssel kapcsolatos, számviteli törvényben rögzített dokumentumot, illetve az ezeket alátámasztó bizonylatokat és iratokat is.
Franciaországban az átlagos megőrzési idő jogi célból 10 év, míg adózási célból 6 év.
Elektronikus formában kiállított bizonylatokra, valamint a számítógépen rögzített információkra további archiválási szabályozások érvényesek.
Anglia
Minden társasági adó alá tartozó gazdálkodó szervezet köteles megőrizni a törvényben előírt dokumentumokat, amelyek az adott időszakban történt gazdasági eseményeket hitelesen igazolni tudják és lehetővé teszik visszamenőlegesen az ellenőrzést.
Meg kell őrizni a törvényi előírások szerint:
Az összes számlát és a gazdálkodó szervezet érdekében felmerült költségek igazolására szolgáló bizonylatot, illetve az összes ezekhez kapcsolódó dokumentumot
Kereskedelmi tevékenység esetén az összes eladáshoz, vásárláshoz kapcsolódó iratot
Igazoló dokumentumokat és bizonylatokat: főkönyvi számlák, analitikus nyilvántartások, szerződések, számlák, nyugták, közjegyzői okiratok
A megőrzési idő elég eltérő dokumentumtípusonként. Ezeket az alábbi táblázat foglalja össze:
| Igazgatósági ülés jegyzőkönyvei | Könyv szerinti kötelezettségek/követelések | Szerződések | Ügyleti levelezés | Adóvisszatérítés | |
| Németország | 10 év | 10 év | 10 év | 6 év | 6 év |
| Franciaország | örökké | 10 év | örökké | 10 év | 10 év |
| Anglia | örökké | 7 év | garancia lejártáig | garancia lejártáig | 5 év |
| Magyarország | 10 év | 10 év | 8-15 év | 8 év | 10 év |
Fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok megsemmisítése és károsítása az elévülési idő lejárta előtt bűncselekménynek minősül és súlyos jogkövetkezményeket eredményez.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatok egyre nagyobb szerepet játszanak a gazdasági forgalomban. Ezeket a dokumentumokat elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Ahhoz, hogy az iratkezelési és iratmegőrzési rendszerek jó minőségben, az EU-s direktívák figyelembevételével készüljenek el, s eleget tegyenek a felmerülő igényeknek, vizsgálni kell a hazai és az EU-s gyakorlatot, valamint az információtechnológia adta új lehetőségeket. A közigazgatásban a meglévő rendszerek fejlesztése a feladat. A vállalkozásoknál pedig új iratkezelési rendszerek kidolgozására és bevezetésére van szükség.
Ferencz Gyönygyi - Kneitner Lea
VGD
Bér
Nyugdíj
Osztalék
Ingatlan illeték
