Utazási költség és rezsiköltség elszámolása

Megosztás Tetszik

Hogyan számolhatja el a cég az iroda rezsiköltségét, ha a számlák az ügyvezető nevére szólnak? – kérdezte az Adózóna olvasója. Antretter Erzsébet adószakértő, a Niveus Consulting Group igazgatója válaszolt.

A kérdés konkrétan így szólt: "Egy kft. hogyan számolhatja el az iroda rezsiköltségét, ha a számlák az ügyvezető nevére szólnak? A kft. szoftverfejlesztéssel foglalkozik, nincs alkalmazottja, csak az ügyvezető végzi a tevékenységet. Ügyfelekhez is ki kell járnia, ehhez elszámolható-e a kft. nevére szóló Budapest-bérlet? Ha az ügyvezető hazautazik Budapestről vidékre tömegközlekedéssel, elszámolható a cég nevére szóló jegy számlája?"

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

Elsőként jelezném, hogy pontos válasz csak a tényállás összes körülményének ismeretében adható. 

Az alábbiakban azzal a feltételezéssel éltem, hogy egyszemélyes kft.-ről van szó, amelyben a tag látja el az ügyvezetői feladatokat, illetve, hogy az ügyvezető állandó tartózkodási helye Budapesten található.

Általánosságban a kérdéseivel kapcsolatban az alábbiakról szeretném tájékoztatni:

1. Egy kft. hogyan számolhatja el az iroda rezsiköltségét, ha a számlák az ügyvezető nevére szólnak? 

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 165. § (2) bekezdése alapján a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak. 

Az Szt. 167. § (1) bekezdése alapján a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:

» a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, 

» a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése, 

» a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása,

» a bizonylat kiállításának időpontja, illetve – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka), 

» a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai,

» külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét, 

» bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, 

» a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, 

» a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása, 

» továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. 

A fentiek alapján tehát a számviteli bizonylatnak nem külön nevesített szükséges tartalmi eleme a vevő – azaz a költséget elszámoló cég – neve és címe. Ugyanakkor, tekintettel arra, hogy az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 169. § e) pontja előírja a vevő nevének és címének feltüntetését a számlán, az tekinthető úgy, mint adat, amelyet jogszabály előír. 

Vannak szakértők, akik a vonatkozó Európai Uniós előírásokra hivatkozással ennek ellenére elszámolhatónak tartanak költségeket olyan számlák alapján is, amelyek nem az adott vállalkozás nevére szólnak. Ezzel együtt véleményem szerint javasolt, hogy a kft. nevére szóljon a számla. 

Általánosságban kijelenthető, hogy a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény (Tao tv.) 8. § (1) d) pontja és 3. számú melléklete alapján társasági adó szempontjából elismert költségnek csak a vállalkozás bevételszerző tevékenységével közvetlenül összefüggő, kizárólag a bevétel megszerzése, a tevékenység folytatása érdekében az adóévben ténylegesen kifizetett, szabályszerűen igazolt kiadások minősülnek. Amennyiben a rezsiköltség a fentieknek megfelel, úgy adóalap-növelési kötelezettség nem merülne fel. Véleményem szerint ebben az esetben azonban a szabályszerű igazolás megkérdőjelezhető lehet. 

Jelezném továbbá, hogy az Áfa tv. 127. § (1) a) pontja alapján az adólevonási jog gyakorlásának tárgyi feltétele, hogy az adóalany személyes rendelkezésére álljon a nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számla. Erre tekintettel, amennyiben a kérdéses számlán áfa szerepel, úgy az a kft.-nél nem helyezhető levonásba.

2. A kft. szoftverfejlesztéssel foglalkozik, nincs alkalmazottja, csak az ügyvezető végzi a tevékenységet. Ügyfelekhez is ki kell járnia, ehhez elszámolható-e a kft. nevére szóló Budapest-bérlet? Ha az ügyvezető hazautazik Budapestről vidékre tömegközlekedéssel, elszámolható a cég nevére szóló jegy számlája? 

Elsőként jelezném, hogy az 1. pont alapján a költségelszámoláshoz az Szt.-ben megfogalmazott bizonylati feltételeknek kell megfelelni. Amennyiben ezek teljesülnek, úgy elszámolhatóak a költségek a kft.-nél, ugyanakkor ezek kapcsán adózási megfontolások merülhetnek fel. 

A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. kormányrendelet (Rendelet) hatálya kiterjed a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) hatálya alá tartozó munkáltatóra és munkavállalóra. 

Amennyiben a kft. tagja munkaviszonyban látná el az ügyvezetést, úgy az a különleges helyzet áll elő, hogy a tag egyidejűleg betölti mind a munkavállaló, mind a munkáltató szerepét. 

A polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) ugyanakkor kimondja, hogy a gazdasági társaság vezető tisztségviselője munkaviszonyban is dolgozhat, nem tesz különbséget egyszemélyes vagy több taggal rendelkező kft. között. A Ptk. jogértelmezése szerint, ami nem tiltott, az megengedettnek tekinthető, azaz az egyszemélyes kft. tagja elvileg dolgozhat ügyvezetőként munkaviszonyban (bár tudomásom szerint a munkaügyi bíróságok ezen érvelést meg szokták kérdőjelezni). 

A Rendelet 2. § alapján munkába járás:

» a közigazgatási határon kívülről a lakóhely vagy tartózkodási hely, valamint a munkavégzés helye között munkavégzési célból történő helyközi (távolsági) utazással, illetve átutazás céljából helyi közösségi közlekedéssel megvalósuló napi munkába járás és hazautazás, továbbá

» a közigazgatási határon belül, a lakóhely vagy tartózkodási hely, valamint a munkavégzés helye között munkavégzési célból történő napi munkába járás és hazautazás is, amennyiben a munkavállaló a munkavégzés helyét – annak földrajzi elhelyezkedése miatt – sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja elérni, vagy olyan helyi közösségi közlekedési eszközzel tudja elérni, amelynek közlekedési útvonalát kifejezetten a település külterületén lévő munkáltató elérhetőségének biztosítása miatt létesítették vagy módosították. 

Továbbá, hazautazás a munkahelyről legfeljebb hetente egyszer – az általános munkarendtől eltérő munkaidő-beosztás esetén legfeljebb havonta négyszer – a lakóhelyre történő oda- és visszautazás. 

A Rendelet 3. § (1) bekezdése alapján a munkáltató megtéríti a munkavállaló munkába járását szolgáló teljes árú, valamint a közforgalmú személyszállítási utazási kedvezményekről szóló kormányrendelet szerinti utazási kedvezménnyel megváltott, illetve az üzletpolitikai kedvezménnyel csökkentett árú bérlet vagy menetjegy árát, amennyiben a munkavállaló

» belföldi vagy határon átmenő országos közforgalmú vasút 2. kocsiosztályán,

» menetrend szerinti országos, regionális és elővárosi autóbuszjáraton,

» elővárosi vasúton (HÉV-en),

» menetrend szerint közlekedő hajón, kompon vagy réven 

utazik a munkavégzés helyére, továbbá, ha hazautazás céljából légi közlekedési járművet vesz igénybe.

A munkáltató által fizetett hazautazással kapcsolatos költségtérítés a bérlettel vagy menetjeggyel való elszámolás ellenében azok árának legalább 86 százaléka, 2021-ben legfeljebb havonta 39 730 forint.

Ügyfelekhez kiutazás

A vonatkozó adóhatósági tájékoztató alapján ("A munkavállalónak biztosított Budapest-bérlet adózása") a napi munkavégzéshez biztosított Budapest-bérlet szja-mentes, ha az ügyvezető nem munkába járáshoz használja, hanem a napi munkájához van rá szüksége. Ebben az esetben a helyi bérlet a tevékenység ellátásának feltétele, és mint ilyet, nem kell bevételként figyelembe venni, még akkor sem, ha azt a munkavállaló egyébként magáncélra is használhatja [Szja tv. 4. § (2a)]. Ugyanakkor, az adómentes juttatás feltétele, hogy napi gyakorisággal a munkáltató székhelyén, telephelyén kívül végezze tevékenységét, és ez a munkaköri leírásában is egyértelműen szerepeljen. Amennyiben ez a feltétel nem áll fenn, úgy a bérlet térítése a jogviszonyra tekintettel adóköteles juttatás. 

Az Áfa tv. 120. § alapján abban a mértékben, amilyen mértékben az adóalany – ilyen minőségében – a terméket, szolgáltatást adóköteles termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása érdekében használja, egyéb módon hasznosítja, jogosult arra, hogy az általa fizetendő adóból levonja azt az adót, amelyet rá áthárítottak. Az Áfa tv. 124. § nem rendelkezik bérlet esetén általános levonási tilalomról, ugyanakkor, amennyiben a bérlet nem kizárólag ügyfelek részére történő utazáshoz, hanem például munkába járáshoz is szükséges, az alapvetően vállalkozástól idegen célnak minősül, így amennyiben az áfát levonásba szeretnék helyezni, úgy arányosítás vagy az ügyvezető részére történő bizonyos összeg kiszámlázása válhat szükségessé. 

A Tao tv. 3. számú melléklet B) részének 3. pontja alapján a vállalkozás érdekében felmerülő költség az adózó által a vele munkaviszonyban álló magánszemély, illetve vezető tisztségviselője, tevékenységében személyesen közreműködő tagja, valamint az adózóval korábban munkaviszonyban álló, saját jogú nyugdíjas [Tbj. 4. § f) pont], valamint az említett magánszemélyek közeli hozzátartozója részére személyi jellegű egyéb kifizetésként elszámolt összeg, és az ahhoz kapcsolódó, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetés. A bérlettel kapcsolatos költségek tehát nem növelik a társaságiadó-alapot. 

Hazautazás

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) 25. § (2) bekezdése alapján a nem önálló tevékenységből származó jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni azt a bevételt, amelyet a munkáltatótól a Rendelet szerinti munkába járás esetén az utazási bérlettel, az utazási jeggyel történő, az említett kormányrendelet által előírt elszámolás ellenében, legfeljebb a bérlet, a jegy árát meg nem haladó értékben kap a munkavállaló (ideértve azt az esetet is, ha a juttatás a munkáltató nevére szóló számla ellenében történő térítés formájában valósul meg). 

Továbbá, amennyiben jogszabály írja elő kötelezően a térítést (tehát a Rendelet feltételeinek megfelelnének, így a menetjegy minimum értékének 86 százalékát), akkor függetlenül attól, hogy aránytalanul alacsony a munkavállaló által viselt „önrész” – ami jelen esetben a munkáltató és a dolgozó viszonylatában ellenértéknek minősül –, nem kell felkorrigálnia a munkáltatónak az adóalapot a szokásos piaci árra, mivel jogszabály kötelezően írja elő az aránytalanul alacsony ellenértéket [Áfa tv. 67. § (2) bekezdés]. De a 14 százalékos „önrészre” mint adóköteles szolgáltatás ellenértékére ilyen esetben is áfafizetési és bizonylatkiállítási kötelezettsége van a kft.-nek, amennyiben a nevére szóló számla alapján a munkáltató levonásba kívánja helyezni a teljes beszerzési áfát.

Amennyiben ugyanakkor az ügyvezető a saját nevében veszi meg az utazási bérletet, menetjegyet és nem kér a munkáltató nevére számlát, akkor ilyen esetben a munkáltató nem nyújt áfakörbe tartozó szolgáltatást a dolgozó felé, így csak költségtérítést fizet (mindegy, hogy a bérlet teljes árát megtéríti vagy csak bizonyos százalékát), amely kifizetést nem kell semmilyen áfa hatálya alá tartozó bizonylattal kísérni. 

Ugyanakkor, ha az ügyvezető megbízási jogviszonyban látná el a tevékenységét vagy nem felelnének meg a Rendelet szerinti hazautazás feltételeinek, úgy a térítés kapcsán adófizetési kötelezettség merülhet fel (mivel az juttatásnak számítana), továbbá az áfa levonása is csak korlátozottan valósulhat meg (ügyvezető felé történő továbbszámlázás vagy szintén amennyiben saját nevére kérné a bizonylatot).   

Hasonló okokból, mint a Budapest-bérlet esetében, a hazautazás költségeinek fentiek szerinti megtérítésével kapcsolatos költségek nem növelik a társaságiadó-alapot.