Számlaküldés: elég-e csak e-mailben vagy postázni is kell?

Megosztás Tetszik

A hatályos jogszabályok szerint belföldi vevők részére el kell-e küldeni a számlát postai úton vagy elegendő e-mailben, és majd az ügyfél kinyomtatja a számlát? A számla másolati példányait ki kell-e nyomtatni megőrzésre? – kérdezte olvasónk. Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

Az olvasó kérdése a mai napig megosztja még a szakmabelieket is – mutatott rá válasza elején szakértőnk.

A számlázás szabályait az áfatörvény rögzíti. A papír alapú mellett az egyetlen megengedett forma az elektronikus számla (áfatörvény 175. paragrafus), melyet – mint a nevében is benne van – elektronikus úton állítja elő a vállalkozás, elektronikus úton továbbítja, és mindkét oldalnak (a vevőnek és a szállítónak is) elektronikusan kell tárolnia és megőriznie. Azaz nem szükséges kinyomtatni, de ez esetben azt is biztosítani kell, hogy a kontírozás szabályainak meg lehessen felelni, miszerint annak elválaszthatatlanul a számlához kell kapcsolódnia. Az ilyen számlák kétféle módon állíthatók elő:

–  elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva vagy
– úgynevezett EDI – elektronikus adatcsere – rendszerben.

Utóbbi használatáról előzetesen a feleknek meg kell állapodniuk.

Amikortól a számlázási szabályok megengedték, hogy a kinyomtatott számla aláírás és pecsét – azaz mindenféle kézjegy, kézírás – nélkül is hiteles, illetve nem kell szerepeltetni rajta a példány sorszámát, a számlázó programok gyártói elkezdtek beépíteni a rendszerükbe olyan funkciókat, mely a számlát e-mail útján egyenesen a vevőhöz továbbította.

Később megjelent olyan adóhatósági állásfoglalás, mely szerint ez csak egy számlakép, s a vevő nem lehet biztos benne, hogy az eredeti számla majd pont ugyanúgy fog kinézni, ha megérkezik a postán. Azaz az adóhatóság azt az álláspontot képviselte, hogy mindenképpen el kell küldeni postán is a számlát. Szerinte ilyenkor csak az előzetes kontírozást segíti az e-mail-ben megküldött számlakép.

A gyakorlatban azonban, ha a felek megbíznak a másik fél számlázó programjában, illetve biztosak lehetnek abban, hogy az eredeti számla pont ugyanúgy nézne ki, mint a számlakép, beleértve annak file-kiterjesztését is, használják a kérdező által leírt módszert. Hiszen ilyenkor voltaképpen annyi történik, hogy a nyomtató egy távoli helyen, a vevőnél van.

Az adóhatóság is némileg engedett szigorából, így, ha a vevő közvetlenül az eladó rendszeréből – például a nyomtatási gombra kattintva – tölti le a számlát, azt elfogadhatónak tartja.

Az e-mailes számlaküldésben az okozhat további problémát, ha később a számla kézbesítését megkérdőjelezi a vevő, akkor nehezebb igazolni, hogy a számlakép meg is érkezett; ennek kockázatát a küldő fél viseli.

Kinyomtatni természetesen ki kell az e-mailes számlákat, mivel ezek papíralapúnak minősülnek, hisz nem felelnek meg a fent részletezett elektronikus számla követelményeinek.