hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Könyvelőként meddig kell megőrizni az ügyfelek dokumentumait?

  • adozona.hu
3

Olvasónk azzal a problémával szembesült, hogy ügyfele teljes iratanyagának törlését kérte. Köteles a könyvelő a könyvelési anyagok megőrzésére? Ha igen, akkor mennyi ideig szükséges ezeket az iratokat akár papír alapon, akár digitálisan tárolni? Olvasói kérdésre Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így hangzik: elmegy egy ügyfél a könyvelőtől és kéri, hogy a könyvelőprogramban lévő anyagot töröljük ki, illetve minden mást, amit az ő cégéről nyilvántartottunk, töröljünk, és ne legyen nálunk semmilyen fellelhető könyvelési anyag. Vagyis, ha kitöröljük a céget a programból, és minden más egyéb levelezési anyagot is törlünk, nem lesz nyoma a könyvelésben. Azt tudjuk, hogy a mérlegből és társaságiadó-bevallásból egy aláírt példányt meg kell őriznünk, de vajon igaz ez a könyvelőprogramra is? A másik kérdésem pedig az, hogy ha bejön a könyvelőirodába a nyomozóhatóság, és kéri az elment cég fellelhető anyagát, és én megmutatom neki, hogy az ügyfél kérte a törlést, engem mint könyvelőt felelősségre lehet-e vonni, van-e valami következménye számunkra?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A könyvelői munkából adódó felelősség kettős: magánjogi és közjogi. Ami azonban nagyon lényeges, hogy a közvetlen felelősség alanya kizárólag a könyvelt jogi személy. A könyvelői felelősség tehát közvetett, bár a megrendelő sok esetben előszeretettel próbálja áthárítani a felelősségét a könyvelőre. A háttér-dokumentáció sokszor azért szükséges, hogy egy esetleges vita, kártérítési igény során a könyvelő meg tudja magát védeni.

A kérdésben nagyon fontos szerepe van a szerződésnek. Abban az esetben, ha az adózó úgy gondolja, hogy a könyvelő őrizze az iratokat, azt a szerződésben érdemes rögzíteni. Egyébként a könyvelő a könyvelés/szerződés megszűnése után átvételi elismervénnyel adja vissza a dokumentumokat az adózónak. A kérdésben szereplő konkrét esetben, javasolt a törlési kérést is írásba foglalni.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) azt rögzíti, hogy az adózónak kell megőrizni az adatokat az elévülési időig [Art. 78. § (3) bekezdés], tehát nem a könyvelőre telepíti a felelősséget.

A fentiekből úgy tűnik, hogy – hacsak a könyvelő cég szerződéséből nem következne az adatok megőrzésének kötelme – a megszűnés után, ha a könyvelő visszaszolgáltatta az iratokat, átadta az elektronikus anyagokat, nem kell őriznie semmit a továbbiakban. Az ügyfél törlési kérelmét pedig javasolt a szerződés megszüntetéséről szóló megállapodásban rögzíteni.

Ugyanakkor jó pár jogvita ismert, amikor nagy segítség volt, hogy a könyvelő rendelkezett különféle könyvelési dokumentumokkal. Így – ha a törlési kérést mégsem írja le az ügyfél – érdemes az Art. szerinti elévülési időn belül megőrizni a szükséges dokumentációkat.

Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Előfizetési csomagajánlataink:


Hozzászólások (3)
Vadász Iván

Ha a könyvelő megtartja az adatállományt, akkor egy és későbbi adóellenőrzés során a revizorok felszólíthatják az adatállomány átadására. Ami ennél is rosszabb: a könyvelőt tanúként is berángathatják az adóhatósághoz. Ha az adatállomány törlésre kerül, akkor a könyvelő bátran mondhatja, hogy már nem emlékszik..

Ruszin Zsolt

Furcsa ez a kérdés. Miért nem lehet letöröltetni az adatokat? Természetes, hogy ezt írásban is meg kell erősíteni, de miért jelent ez problémát?

Mégvalami: a könyvelői adatbázist tartalmazó "mentést" ugye odaadja a könyvelő az ügyfélnek? Ugyanis mindenki még XX. századi nyomtatott (esetleg PDF) listákban gondolkodik, holott az nem sokat ér, ha az adatokat fel kell dolgozni, vagy azokat elemezni kell. Ha ez a mentés megvan és azt az ügyfélnél kell keresni, az sokat segíthet. Ilyenkor célszerű lehet mind adathordozón, mind elektronikus úton megküldeni a mentést.

Persze az ügyfélnek mindezért a többlet-szolgáltatásért pedig vállalnia kell a többlet-díjfizetést.

Stallum

Nagyon korrekt a válasz!
A könyvelői szerződésnek sokkal nagyobb szerepe van a könyvelő és az ügyfelek (volt ügyfelek) közötti kapcsolatrendszerben, mint amennyire ez a szerződéskötéskor előre látszik.
A korrekt, mindkét fél érdekeit figyelembe bevő kapcsolatot a szerződésbontád után is meg kellene tartani. Sajnos ez azonban gyakran nem valósul meg.
Nem szabad megfeledkezni a GDPR szabályokról, ugyanis a könyvelési anyagban sok személyes adat is van. Így meg kell a szerződéses kapcsolatot követő időszakra is a személyes adatok birtoklásának a jogalapját találni és a szabályzatban rögzíteni.

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!




További hasznos adózási információk

NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!

Kérdések és válaszok

Támogatás számvitele és adózása

Nagy Norbert

adószakértő

Nem használt ingatlan – figyelési idő

Nagy Norbert

adószakértő

Nyelvtanfolyam

Kiss Péter

adószakértő

TruTax Kft.

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2022 január
H K Sze Cs P Sz V
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31 1 2 3 4 5 6
hirdetÉs