Könyvelőként meddig kell megőrizni az ügyfelek dokumentumait?

  • adozona.hu
3

Olvasónk azzal a problémával szembesült, hogy ügyfele teljes iratanyagának törlését kérte. Köteles a könyvelő a könyvelési anyagok megőrzésére? Ha igen, akkor mennyi ideig szükséges ezeket az iratokat akár papír alapon, akár digitálisan tárolni? Olvasói kérdésre Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így hangzik: elmegy egy ügyfél a könyvelőtől és kéri, hogy a könyvelőprogramban lévő anyagot töröljük ki, illetve minden mást, amit az ő cégéről nyilvántartottunk, töröljünk, és ne legyen nálunk semmilyen fellelhető könyvelési anyag. Vagyis, ha kitöröljük a céget a programból, és minden más egyéb levelezési anyagot is törlünk, nem lesz nyoma a könyvelésben. Azt tudjuk, hogy a mérlegből és társaságiadó-bevallásból egy aláírt példányt meg kell őriznünk, de vajon igaz ez a könyvelőprogramra is? A másik kérdésem pedig az, hogy ha bejön a könyvelőirodába a nyomozóhatóság, és kéri az elment cég fellelhető anyagát, és én megmutatom neki, hogy az ügyfél kérte a törlést, engem mint könyvelőt felelősségre lehet-e vonni, van-e valami következménye számunkra?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A könyvelői munkából adódó felelősség kettős: magánjogi és közjogi. Ami azonban nagyon lényeges, hogy a közvetlen felelősség alanya kizárólag a könyvelt jogi személy. A könyvelői felelősség tehát közvetett, bár a megrendelő sok esetben előszeretettel próbálja áthárítani a felelősségét a könyvelőre. A háttér-dokumentáció sokszor azért szükséges, hogy egy esetleges vita, kártérítési igény során a könyvelő meg tudja magát védeni.

A kérdésben nagyon fontos szerepe van a szerződésnek. Abban az esetben, ha az adózó úgy gondolja, hogy a könyvelő őrizze az iratokat, azt a szerződésben érdemes rögzíteni. Egyébként a könyvelő a könyvelés/szerződés megszűnése után átvételi elismervénnyel adja vissza a dokumentumokat az adózónak. A kérdésben szereplő konkrét esetben, javasolt a törlési kérést is írásba foglalni.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) azt rögzíti, hogy az adózónak kell megőrizni az adatokat az elévülési időig [Art. 78. § (3) bekezdés], tehát nem a könyvelőre telepíti a felelősséget.

A fentiekből úgy tűnik, hogy – hacsak a könyvelő cég szerződéséből nem következne az adatok megőrzésének kötelme – a megszűnés után, ha a könyvelő visszaszolgáltatta az iratokat, átadta az elektronikus anyagokat, nem kell őriznie semmit a továbbiakban. Az ügyfél törlési kérelmét pedig javasolt a szerződés megszüntetéséről szóló megállapodásban rögzíteni.

Ugyanakkor jó pár jogvita ismert, amikor nagy segítség volt, hogy a könyvelő rendelkezett különféle könyvelési dokumentumokkal. Így – ha a törlési kérést mégsem írja le az ügyfél – érdemes az Art. szerinti elévülési időn belül megőrizni a szükséges dokumentációkat.

Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Előfizetési csomagajánlataink:


Hozzászólások (3)
Vadász Iván

Ha a könyvelő megtartja az adatállományt, akkor egy és későbbi adóellenőrzés során a revizorok felszólíthatják az adatállomány átadására. Ami ennél is rosszabb: a könyvelőt tanúként is berángathatják az adóhatósághoz. Ha az adatállomány törlésre kerül, akkor a könyvelő bátran mondhatja, hogy már nem emlékszik..

Ruszin Zsolt

Furcsa ez a kérdés. Miért nem lehet letöröltetni az adatokat? Természetes, hogy ezt írásban is meg kell erősíteni, de miért jelent ez problémát?

Mégvalami: a könyvelői adatbázist tartalmazó "mentést" ugye odaadja a könyvelő az ügyfélnek? Ugyanis mindenki még XX. századi nyomtatott (esetleg PDF) listákban gondolkodik, holott az nem sokat ér, ha az adatokat fel kell dolgozni, vagy azokat elemezni kell. Ha ez a mentés megvan és azt az ügyfélnél kell keresni, az sokat segíthet. Ilyenkor célszerű lehet mind adathordozón, mind elektronikus úton megküldeni a mentést.

Persze az ügyfélnek mindezért a többlet-szolgáltatásért pedig vállalnia kell a többlet-díjfizetést.

Stallum

Nagyon korrekt a válasz!
A könyvelői szerződésnek sokkal nagyobb szerepe van a könyvelő és az ügyfelek (volt ügyfelek) közötti kapcsolatrendszerben, mint amennyire ez a szerződéskötéskor előre látszik.
A korrekt, mindkét fél érdekeit figyelembe bevő kapcsolatot a szerződésbontád után is meg kellene tartani. Sajnos ez azonban gyakran nem valósul meg.
Nem szabad megfeledkezni a GDPR szabályokról, ugyanis a könyvelési anyagban sok személyes adat is van. Így meg kell a szerződéses kapcsolatot követő időszakra is a személyes adatok birtoklásának a jogalapját találni és a szabályzatban rögzíteni.

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!




További hasznos adózási információk

hirdetés
NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!

Kérdések és válaszok

Kompenzációs felár alkalmazhatósága

Szarvas Imréné

könyvvizsgáló, adószakértő, könyvelő

Őstermelők járuléka költség vagy sem?

Szarvas Imréné

könyvvizsgáló, adószakértő, könyvelő

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2020 október
H K Sze Cs P Sz V
28 29 30 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 1
hirdetés

exit_to_app Ön korábban már belépett a HVG csoport egyik weboldalán. Ha szeretne ezen az oldalon is bejelentkezni, ezen a linken egy kattintással megteheti.

close