Adatvezérelt HR-stratégia a gyakorlatban: egyszerre segíti a döntéshozókat és a szakembereket is

Megosztás Tetszik

Üzleti célok, munkaerőgazdálkodás, létszám, fluktuáció, túlórák és szabadságok: csak néhány azok közül a legfontosabb pontok közül, amelyek a HR- és szakmai vezetőket naponta foglalkoztatják. Szerencsére most már vannak olyan mutatók, amelyek segítenek ezek menedzselésében.

Napi szinten merülnek fel olyan emberi erőforrás gazdálkodási kérdések, amelyek megválaszolása akár jelentősen befolyásolhatja az adott vállalat teljesítményét. Feszültséghez vezethet, ha az adott részlegnél a szükségesnél alacsonyabb statisztikai létszámmal kell megoldanunk a szakmai feladatok elvégzését. De ugyanígy gondot okozhat az is, ha nagyobb létszám áll rendelkezésre, mint amennyit a szakterület igényelne.  Gondoljunk csak arra, hogy a túlfoglalkoztatottság a bérköltségek indokolatlan emelkedését okozza, az alulfoglalkoztatottság azonban az elvégzett munka minőségének rovására mehet, és egy idő után óhatatlanul a dolgozók kimerültségéhez, idővel pedig elvándorláshoz, növekvő fluktuációhoz vezethet.

A HR-esnek fel kell mérnie, hol vannak betöltetlen pozíciók és miért. Ebben természetesen elengedhetetlen az egyes üzleti területek vezetőinek bevonása, helyzetértékelése. Az üres állások okának felkutatásához pedig azzal is tisztában kell lenni, hányan mentek el a cégtől az utóbbi években, közülük kik távoztak önszántukból és kik azok, akiket a cég küldött el.  

Fontos megtudni, hogy miért kellett megválni valakitől, illetve a felmondottak miért választottak maguknak új állást? Az itteni munkakörülményeikkel vagy a fizetésükkel voltak elégedetlenek? Vagy azzal, hogy nem tudták kivenni a szabadságukat, mert elegendő munkaerő, illetve megfelelő helyettesítő híján nehezen, vagy egyáltalán nem lehetett őket nélkülözni? Innen már ok-okozati összefüggés, hogy megnőhet a tartósan távollévők száma mentális, vagy fizikai betegség következtében, vagy úgy dönt az érintett munkavállaló, hogy kilép.

Nem lehet kétséges, hogy vezetői beavatkozásra van szükség az okok feltárásával és a szükséges beavatkozási döntések meghozatalával. Ebben tud a HR stratégiai partnere lenni a cégvezetőknek, szakmai vezetőknek a humán informatikai rendszerekben elérhető, kulcsfontosságú HR KPI-ok és dashboardok átadásával és értelmezésével.

Egy cég számos személyes és demográfiai adatot tárol a munkatársairól: életkor, családi állapot, lakóhely, esetenként korábbi munkahelyek, nettó és bruttó bér, juttatások, tehetséggondozás, a képzések és a költségeik, a munkatárs által használt vállalati eszközök értéke. De adataik vannak a megüresedett vagy frissen létrehozott pozíció betöltésének időtartamáról, a betanításról, a toborzások folyamatainak, azok hatékonyságának lépéseiről, a felmondások okairól: kiszámolhatjuk, mibe kerül a fluktuáció. Láthatjuk, „után követhetjük”, hogy kik mennek el, kik maradnak, kik jönnek. Érzékelhetjük a trendeket a kiválasztás, a fejlesztés és a megtartás adatai mögött, így a felvétel és a beválás is eredményesebbé tehető.

A szervezetek humán informatikai rendszereiben rendszeresen keletkeznek adatok a munkaidő-nyilvántartásról, a munkavállalók által betervezett és kivett szabadságok számáról, vagy éppen a tervezett szabadságok elmaradásáról, illetve a túlórák számáról is. A látszólag különálló HR területek adatainak elemzésével, a létszámgazdálkodás, munkaidőgazdálkodás, bérgazdálkodás, fluktuáció mutatószámainak összefüggés vizsgálatával azonban értékes információkhoz juthatnak a vezetők.

Ráébredhetnek arra, hogy a rövid távú üzleti célok érdekében végrehajtott munkaszervezési feszültségeknek lehetnek olyan hosszú távú, negatív hatásai, mint a munkavállalók önkéntes elvándorlása, tartósan be nem töltött pozíciók, próbaidőn belüli távozás, vagy ami még nagyobb kockázat, a már sok éve a vállalatnál dolgozó, nagy szaktudású és céges viszonyokat jól ismerő kollégák távozása. Az ő pótlásuk és hasonló szakmai kompetencia felépítése nagyon időigényes és költségigényes folyamat. Időben be kell azonosítani a dolgozók kiégéséhez vezető okokat, és akár üzleti folyamatok átszervezésével, akár vezetőfejlesztési programok indításával megteremteni a munkavállalói elégedettséget és elkötelezettséget. Itt nem feledkezhetünk meg a bérek és juttatáscsomagok vizsgálatáról sem, amely az iparági adatokhoz való viszonyítás révén valós képet ad arról, hogy a konkurencia mekkora eséllyel tudja elszívni a munkavállalóinkat.

Ugyanakkor a HR-analitika nemcsak a munkavállalók tevékenységéről ad képet, hanem a vezetői rátermettségről is, hogy mennyire képesek szakmai és emberi kompetenciák révén vezetni csapataikat. Az önként kilépők exit-interjúi során megadott távozási indokok humán informatikai rendszerben történt rögzítésével, és ezen indokok elemzésével hamar világossá válik, hogy az adott területen tapasztalt elvándorlásban, mekkora szerepe van a vezetői támogatás hiányának, legyen az szakmai vagy emberi. Ismerjük mindannyian a mondást: „A munkavállaló mindig egy céghez lép be, de egy vezetőt hagy el.” Az emberi erőforrás gazdálkodás kiemelt kérdése kell, hogy legyen ezért a vezetőfejlesztés, a tehetséges munkavállalók megtartása és motiválása érdekében.  

Az előbb említett vezetőfejlesztés mellé belép az egyes szakterületeken dolgozó munkaerő pótlásának kérdése is. Ebben is nagyon nagy segítséget ad egy analitikai eszköz, mivel mind céges szinten, mind szakterületi szinten mutatja a munkavállalói korfát, azaz az életkori sávokhoz tartozó munkavállalói létszámot és arányt. A nyugdíjkorhatárt hamarosan, vagy pár éven belül elérő kollégák pótlását mielőbb meg kell kezdeni, tudatosan tervezve ennek szakmai és HR-folyamatait, míg ha azt látjuk, hogy egy adott területen rengeteg a junior kolléga, ott erős mentoring programot célszerű építeni. A hatékony emberi erőforrás gazdálkodást az üzleti területnek és a HR-nek együtt kell hatékonyan megvalósítani, valódi partnerségben.

Összefoglalva: a defenzív vagy a reaktív, esetleg a tűzoltó magatartás helyett a jogszerűen kezelt és tárolt humán informatikai adatokból kinyerhető mutatószámok, összefüggések a HR-vezetőt proaktivitáshoz, az üzleti döntéshozók stratégiai partnerré válásához segíthetik hozzá. A cégek versenyelőnyhöz juthatnak azáltal, hogy időben fel tudják ismerni az emberi erőforrás gazdálkodási problémáikat, azokra gyorsan tudnak reagálni, és ezáltal jobban szervezett munkafolyamatokkal, motiváltabb, támogatottabb munkaerővel tudják elérni üzleti céljaikat. Könnyen belátható, hogy csak elégedett, elkötelezett munkavállalókkal érhető el a magasabb színvonalú ügyfélkiszolgálás és a magasabb szintű ügyfélelégedettség, legyen szó bármely iparágról.

A tartalom a NEXON megbízásából, a HVG BrandLab produkciójában készült. A cikk létrehozásában az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.