Panasztörvény: ilyen feladatokat ró egy könyvelőirodára a jogszabály

Megosztás Tetszik

Kérném ha lehetséges, lépésről lépésre leírni, a „Panasztörvény” gyakorlati alkalmazását, mivel a könyvelő kft. 2 fős, mindketten ügyvezetők, alkalmazotti státuszban vannak! – kérte olvasónk, dr. Kéri Ádám ügyvéd, compliance szakértő összegyűjtötte a visszaélés-bejelentési rendszer kiépítésével kapcsolatos feladatokat.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A panasztörvényt 2023.07.24. napjától kezdődően a panaszokról és közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentéséről szóló 2023. évi XXV. törvény váltja fel.

Hatályba lépés: 2023.07.24. napja: 250 fő felett, illetve a Pmt. hatálya alá tartozó szolgáltatóknál (idetartoznak a könyvelők is). 50–249 fő között 2023.12.17. napja.

A legfőbb változások a következőkben ismertetem (csak a lényeget mutatom be, rengeteg a változás).

Ki kell építeni a visszaélések bejelentésére egy belső csatornát. Ezen keresztül az EU-normák megsértése, illetve a munkáltató választása esetén a belső vállalati magatartáskövetelmények megsértése jelenthető be. A bejelentések mind írásban, mind szóban előterjeszthetők. Kijelölhetnek egy e-mail címet, illetve megjelölhetnek fogadónapot, ahol a panaszt fogadják. Lehetőség van panaszdoboz kihelyezésére.

Ki kell jelölni egy ezzel foglalkozó szervezeti egységet, vagy ezt ki kell szervezni egy független partnernek, amellyel az elmúlt 5 évben a szervezetnek szerződéses kapcsolata nem volt. Vezető is végezheti a panaszok kivizsgálását.

El kell készíteni vagy készíttetni minimálisan a következő belső szabályozást:

• eljárásrend;
• adatkezelési tájékoztató;
• jogokról való tájékoztatás (jogi védelem, képviselet, külső csatornán történő panasztétel az Alapvető Jogok Biztosán keresztül stb.);
• titoktartási nyilatkozat a kivizsgálásban résztvevőkkel;
• még sok egyéb mintát célszerű készíteni: panasznyomtatvány, jegyzőkönyvminta, befogadási tájékoztató, határozati minta stb.

Emellett belső képzést is tartani kell, hogy ismert legyen a szabályozás lényege. Ez két fő esetében annyit jelent, hogy ismerkedjenek meg a szabályokkal picit mélyebben.

A bejelentés módja

A belső visszaélés-bejelentési rendszereknek lehetővé kell tenniük, hogy a bejelentést írásban és szóban is meg lehessen tenni (ideértve a személyes találkozót is), de az irányelv értelmében – feltéve, hogy a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas jellege biztosított – az egyes foglalkoztatók maguk dönthetik el, hogy konkrétan milyen típusú belső visszaélés-bejelentési rendszereket hoznak létre (pl. postai út, tényleges panaszdobozok, online - intranetes vagy internetes - platformok, telefonos forródrót, stb.).

Tájékoztatási kötelezettségek

A bejelentőt több ízben is tájékoztatni szükséges. Az első a panasz vagy bejelentés kézhezvételéről való tájékoztatás. Ezt akkor is meg kell tenni, ha a panaszt vagy bejelentést a törvény alapján el lehet vizsgálat nélkül utasítani (mellőzés). Emellett tájékoztatást kell nyújtani a visszaélés-bejelentés általános, illetve a szervezeten belüli konkrét szabályairól, jogorvoslati lehetőségekről. A szervezetre van bízva ezt hogyan teszi meg, de a honlapon minden esetben meg kell tenni. Kötelező tájékoztatni a bejelentőt az adatkezelési szabályokról, továbbá a bejelentővédelemről (hátrány nem érheti, jogi segítséget igényelhet más szervtől). Minden olyan személyes adat kezelhető, mely a kivizsgáláshoz elengedhetetlenül szükséges.

A bejelentők védelme

A visszaéléseket bejelentőket széles körben illeti meg jogvédelem. Ez tartalmazza a megtorlással, illetve bármilyen hátrányos megkülönböztetéssel szembeni tilalmat, a díjmentes tájékoztatás és tanácsadás, valamint a költségmentes hatósági és bírósági eljárás kötelezettségét.

A bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, és amelyet a törvény szerinti jogviszonyokkal vagy szerződéses kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne. A megtorlás tilalmának szabálya az említett három feltétel megléte esetén alkalmazható:

• kell egy hátrányos intézkedés;
• kell egy jogszerű bejelentés, amelyre tekintettel a hátrányos intézkedést alkalmazzák a bejelentővel szemben;
• harmadrészt pedig a hátrányos intézkedésnek a jogviszony vagy szerződéses kapcsolat keretei között kell értelmezhetőnek lennie.

A jogellenességet tipikusan perben lehet érvényesíteni. A bizonyítási kötelezettség a szervezetet és nem a bejelentőt terheli. A hátrányos intézkedés nem csupán a bejelentőre, hanem az annak tulajdonában álló jogalanyra vagy a vele foglalkoztatási vagy egyéb jogviszonyban álló jogalanyra is vonatkozhat.

A bejelentő a sérelemmel összefüggésben mentesül mindenfajta titoktartási kötelezettség alól néhány szűk kivétellel, illetve mentesül azon felelősség alól, hogy az információt hogyan szerezte meg.

A bejelentő a jogszerű bejelentés megtételéért felelősségre nem vonható, ha alapos okkal feltételezhette, hogy az szükséges volt.

A bejelentő a bejelentését bizonyos feltételek esetében nyilvánosságra is hozhatja. Ennek jellemzően az a feltétele, hogy a bejelentést előzetesen megtegye, határidőben érdemi választ nem kap, illetve visszafordíthatatlan veszély is fennáll. Az információkat a bejelentőnek munkavégzéssel összefüggésben kell megszereznie. Itt további feltételek is érvényesülnek.

Ha van rá módjuk szakértővel is konzultáljanak.