Szerződésbontás megbízhatatlan szállítóval: elszámolható-e a követelés a még nem számlázott kötelezettséggel szemben?

Megosztás Tetszik

Egy beszállító több alkalommal nem teljesítette a vevő megrendelését, illetve volt, hogy hibásan szállított. A megrendelő szerződést szeretne bontani a szállítóval, aki egy teljesített tételt nem számlázott le. Megteheti a megrendelő, hogy a számla hiányában is összevezeti a könyvekben a követelés és a kötelezettség összegét, és csak a különbözet legyen rendezendő tétel? – kérdezte olvasónk. Gyüre Ferenc adótanácsadó, okleveles könyvvizsgáló szakértőnk válaszolt.

Olvasónk kérdése:

Egy beszállító több alkalommal nem teljesítette a vevő megrendelését, illetve volt, hogy hibásan szállított. Megbízhatatlansága miatt a megrendelő cég vezetése úgy döntött, hogy szerződést bont a szállítóval. Emellett az utolsó két nem teljesített megrendelés esetében, a szerződés rendelkezéseinek megfelelően, meghiúsulási kötbért számít fel. Erről, illetve a követelés pontos összegéről és alapjáról hivatalos levélben értesítették a partnert, és felszólították fizetésre. Paradox módon emellett ugyanakkor egy megfelelően teljesített megrendelés összegét érintően viszont a partner nem számlázott, még felszólításra sem, holott több alkalommal írásban jelezték felé, hogy erre sor kerülhet, és a teljesítés igazolása is megtörtént. A teljesített megrendelés összege némileg meghaladja a kötbérek összegét, ezért az állna a megrendelő érdekében, hogy a vonatkozó követelés és kötelezettség összegét összevezesse, és a különbözetet utalja a szállítónak. A szállító viszont eltűnt, több hónapja nem válaszol a megkeresésekre. Van-e arra lehetőség, hogy kiállított szállítói számla hiányában vezesse össze a megrendelő a vonatkozó tételeket, ha van, az milyen technikai (könyvelési és pénzügyi) megoldás lehet?

Szakértőnk válasza:

Az ismertetett helyzetben – amikor a szállító több megrendelést nem teljesített, máskor hibásan teljesített, ezért a szerződés megszüntetésére kerül sor, és a szerződés szerint meghiúsulási kötbért érvényesít a megrendelő, miközben egy megfelelően teljesített megrendelésről a szállító a mai napig nem számlázott – elvileg van jogilag és számvitelileg is védhető módja annak, hogy a kötbérkövetelést és a szállító felé fennálló kötelezettséget összevezessék, de ez csak kellően alátámasztott, dokumentált formában vállalható. A kulcspont az, hogy a „nem számlázott” teljesítés gazdasági tartalma egyértelműen igazolt legyen (szerződés, teljesítésigazolás, levelezés), ugyanakkor az adózási kockázatok miatt konzervatív megoldásként célszerű az áfalevonást számla hiányában egyértelműen mellőzni, és a beszámítást jogilag is átgondolt nyilatkozattal alátámasztani.

Első lépésként célszerű a szállítóval szembeni jogviszonyt „két zsebben” kezelni. Az egyik a meghiúsulási kötbér: itt a szerződés vonatkozó rendelkezései, a nem teljesített megrendelések, az felszólító levél és a teljesítési elmaradást igazoló dokumentumok (megrendelések, esetleges jegyzőkönyvek) alapján megalapozott pénzkövetelés keletkezik a szállítóval szemben. Ezt számvitelileg követelésként kell kimutatni, általában egyéb bevétel jogcímen, külön analitikában, megfelelő hivatkozásokkal (mely megrendelésre, mely kötbérpontokra vonatkozik).

A másik zseb a ténylegesen, szerződésszerűen teljesített, de nem számlázott megrendelés. Ha a teljesítés igazolt, a szolgáltatás vagy áru átvétele megtörtént, akkor a valós gazdasági helyzetet az tükrözi, ha a szállító felé fennálló kötelezettséget is kimutatják – ez akkor is igaz, ha a szállító számlát nem bocsátott ki. Ilyenkor belső bizonylat alapján „nem számlázott szállítói kötelezettségként” lehet a tartozást nyilvántartásba venni, olyan dokumentumokra támaszkodva, mint a szerződés, teljesítésigazolás, egyeztetés, felszólító levelek. Fontos viszont, hogy a kötelezettség összegét egyértelműen, vitathatatlan módon lehessen meghatározni (szerződéses egységár, mennyiség, teljesítés tárgya), és az áfát – számla hiányában – ne számolják el levonható adóként: célszerű a kötelezettséget „bruttóként” kezelni, de áfalevonást nem érvényesíteni mindaddig, amíg számla nem érkezik.

Ha mindkét „zseb” – vagyis a kötbérkövetelés és a nem számlázott szállítói kötelezettség – a könyvekben szerepel, akkor elvileg megnyílik az út a beszámítás, kompenzáció előtt. Anyagi jogi szempontból ezt a Ptk. beszámítási szabályai alapozzák meg: ha két fél egymással szemben pénzköveteléssel rendelkezik, amelyek lejártak és esedékesek, a kisebb összeg erejéig beszámítással megszüntethetők. Ideális esetben ezt a felek közös, kétoldalúan aláírt kompenzációs megállapodásban rögzítik, tételesen felsorolva, hogy mely számla/követelés/megrendelés alapozza meg az egyik, illetve másik oldali összeget, mekkora a beszámítandó összeg, és mi marad fennmaradó egyenlegként.

A kérdésben vázolt esetben azonban a szállító „eltűnt”, nem kommunikál, így reálisan egyoldalú beszámítási nyilatkozat jöhet szóba. Ilyenkor a társaság egy részletes, belső jogi tartalmú nyilatkozatban rögzíti, hogy a kötbérkövetelését a szállítóval szemben fennálló, nem számlázott szállítói kötelezettségével szemben beszámítja, a beszámítás napját meghatározza, és a különbözetet – saját döntése alapján – átutalja, vagy további jogi rendezésig elkülöníti. Ezt a nyilatkozatot célszerű ügyvéddel átnézetni, hiszen a szállító későbbi „előkerülésekor” vitathatja a kötbér jogalapját, összegét vagy a beszámítás jogszerűségét, és ilyenkor kritikus, mennyire precízen indokolták azt.

Számviteli technikában ez a folyamat vegyes bizonylattal oldható meg. A kötbérkövetelést és a nem számlázott szállítói kötelezettséget egy kompenzációs bizonylatban összevezetik: vagy követelés és kötelezettség főkönyvi számlák közötti átvezetéssel, vagy dedikált „kompenzációs” főkönyvi számlák használatával, de mindig úgy, hogy a tétel hivatkozási mezői (megrendelésszám, teljesítés dátuma, kötbérfizetésre felszólító levél hivatkozási száma) alapján egyértelmű legyen, mi mivel lett szembeállítva.

A banki utalásnál már nem a teljes, „elméleti” szállítói ellenértéket fizetik ki, hanem a beszámítási nyilatkozattal csökkentett nettó különbözetet; a bankkivonat mellé a kompenzációs bizonylatot és beszámítási nyilatkozatot csatolják, hogy az ellenőrzés számára a kép rekonstruálható legyen. Ha a kötbérek összege közelíti a szállítói teljesítés ellenértékét, vagy meghaladja azt, akkor akár nulla vagy minimális utalandó egyenleg is maradhat, de ilyenkor különösen fontos, hogy a kötbér jogcíme és mértéke a szerződés alapján jól védhető legyen.

Adózási oldalról a legnagyobb kockázat a számla nélküli szállítói teljesítés költségként és áfa szempontból történő kezelése. A konzervatív álláspont az, hogy amíg a szállító az Art. és az áfatörvény szerinti bizonylatot nem bocsátja ki, addig a költséget – bár a számvitelben a valós gazdasági tartalom miatt célszerű rögzíteni – az adóalap meghatározásakor óvatosan kell kezelni, az áfalevonást pedig kifejezetten mellőzni. Későbbi, utólagos számlázás esetére célszerű előre rögzíteni, hogy a már elszámolt költség és a beszámítási technika miatt milyen könyvelési korrekciókat tesznek majd (például a számla érkezésekor a korábbi „nem számlázott szállító” rendezése, illetve – ha akkor még releváns – áfalevonás időbeli elhatárolása).

Összességében tehát a rendelkezésre álló dokumentumok alapján ki lehet alakítani egy modellt, amelyben a kötbérkövetelést és a szállítói kötelezettséget belső bizonylaton alapuló „nem számlázott szállító” és beszámítási nyilatkozat segítségével összevezetik, a különbözetet rendezi a cég, ugyanakkor az áfa és a társasági adó terén inkább konzervatív, vitathatatlanul védhető megoldást választ.