Papírmentes bérszámfejtés? Ma már nem lehetetlen

Megosztás Tetszik

A bér- és különösen a társadalombiztosítási (tb) számfejtés hagyományosan nagy papírfogyasztó. Ezért is érdekes kérdés, vajon hogyan tud működni a pandémia miatt távmunkára kényszerült világban, hol tart a digitalizációban, mennyire életszerű elvárni tőle a papírmentességet 2022-ben a bér és a tb vállalati adminisztrációban.

Sokunkkal előfordul, hogy nem emlékszünk arra, mit is csináltunk egy vagy két hete, vannak azonban napok, amelyek történéseit évtizedekre visszamenően tűélesen fel tudjuk idézni. Ilyen volt például a New York-i ikertornyok elleni 2001. szeptember 11-ei merénylet. S bizonyára ilyen lesz 2020. március 13-a.

Amely történetesen éppen péntekre esett, ami a babonásoknak nem jó ómen. Viszont ami ennél is lényegesebb, akkor hirdették ki Magyarországon a koronavírus miatti szigorításokat, válaszul a globális veszélyhelyzet két nappal korábbi elrendelésére. Attól kezdve mintegy két hónapra „bezárt” az ország, szinte mindenki otthoni munkavégzésre (az azóta szállóigévé vált angol megfelelőjén: home office-ra) kényszerült, és csak május közepén lazított a kormány az egészségügyi óvintézkedéseken.

„Pont a havi zárást (12-ét – a szerk.) követően jött az utasítás, hogy a szolgáltatásunk biztonságos nyújtásának és a kollégáink egészségének a megóvása érdekében haza kell költöznünk. Azonnal belém hasított, vajon hogyan fogjuk a teendőinket elvégezni?” – idézi fel Kardos Zoltánné, aki annak az L-SOFT outsourcing divíziójának az igazgatója, mely cég jelenleg több másik vállalat összesen 26 ezer alkalmazottjának bérét számfejti.

Két éve úgy ítélte meg az igazgató, a bérszámfejtést még úgy-ahogy meg tudják oldani otthonról is, a társadalombiztosítási (tb)-számfejtés azonban alapvetően annyira papíralapon történik – gondoljunk csak arra, hogy a tb-tasakokat manuálisan kell vezetni –, hogy tartott tőle, az már nem fog menni. Még szerencse, hogy a következő havi zárás kezdő napjáig, március 25-éig még volt csaknem két hetük.

Persze igazából az nyomott sokat a latba, hogy a cégnél már korábban is tettek digitalizációs lépéseket. Például a kifizetési utalványt már 2020-at megelőzően is elektronikusan tárolták, amivel, mondhatni, megelőzték a korukat, hiszen ezt két évvel ezelőttig még kötelező volt kinyomtatni.

Szükség is volt erre, hiszen az első „hazaköltözésnél” a tb-kifizetőhelyi feladatok amúgy is rengeteg többletmunkát okoztak. De legalább a cég munkatársainak volt idejük arra, hogy megtanulják, hogyan kellene másképp csinálni a dolgokat, hogy utólagosan ne kelljen annyi mindent pótolni. Erre az alapra tudták meghozni a második, 2020 novemberi „hazaköltözésnél” azt a döntést, miszerint minden tb-ügyintéző másoljon elegendő mennyiséget a segélyezési lapból, és arra vezesse fel majd a home office-ban a keresőképtelenségeket, amit utólag csak elhelyeztek a segélyezési tasakban.

Persze a home office-t technikai oldalról is meg kellett támogatni. Az irodai környezet otthoni „mutálását” az L-SOFT azzal segítette, hogy egy sor eszközt adott a kényszerűen hazulról dolgozó munkatársaknak. Ezek voltak a:

• kétmonitoros munkaállomás,
• kamera,
• fejhallgató,
• Microsoft Teams-hozzáférés,
• irodai szék,
• IP-telefon.

És hogy hogyan tudtak a kialakult helyzethez igazodni az L-SOFT dolgozói? „Az elején elég rosszul viselték a megváltozott körülményeket, de mostanra már próbálják elfogadni a helyzetet és pozitívan állnak a dolgokhoz” – mondja Kardos Zoltánné. Hozzátéve: kollégái rugalmasabbak lettek, és folyamatosan azon ötletelnek, hogyan lehet teljeskörűen és minél jobban ellátni a feladataikat.

A papírmentesség felé vezető úton az e-aláírás lehetővé tétele is fontos állomás. 2020-tól már a munkavállalók is ingyenesen, online regisztrálhatnak az e-aláírás szolgáltatóknál. Így hamarosan akár egy munkaszerződést elektronikusan írhat alá a munkáltató és a munkavállaló, de a fizetésemelés már most is megoldható ezen a módon.

Most már csak az a kérdés, milyen területen ragaszkodnak még a jogalkotók a papíros nyilvántartáshoz – például a tb-tasakoknál. Persze a körülmények folyamatosan változnak, de az elmúlt évek bebizonyították, hogy a technológia mindig megfelelő támogatást fog tudni nyújtani a nehezebb helyzetekben, illetve az egyes feladatok rugalmasabb, gördülékenyebb elvégzésében.

Az oldalon elhelyezett tartalom az L-SOFT Zrt. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.