Saját lakásában működik a cége? Így számolhatja el a rezsiköltséget

Megosztás Tetszik

Egy kft. által székhelyként használt ingatlan – ahol a működés zajlik –, az egyik ügyvezető tulajdonában van, az ingatlan használatért nem fizet a társaság bérleti díjat. A székhelyként működő ingatlan, csak egy részét használják a cég működtetéséhez. A számlák a tulajdonos magánszemély nevére, nem a cég nevére szólnak. Felmerül a kérdés: elszámolhat-e a cég közüzemi költséget a tulajdonos nevére kiállított számla alapján, ha igen, akkor milyen módon? Sinka Júlia szakértőnk válaszol.

Olvasónk számos kérdést megfogalmazott azzal kapcsolatban, hogy egy magánszemély tulajdonában lévő ingatlan cég székhelyeként is történő hasznosításával összefüggő költségeket hogyan lehet elszámolni. Szükséges-e bérleti/haszonkölcsön szerződés a tulajdonos és a cég között? Számláznia kell-e a tulajdonosnak a cég felé a rezsiköltségeket? Szükséges-e ehhez magánszemélyként adószámot kiváltania a tulajdonosnak? Keletkezik-e a tulajdonosnak adófizetési kötelezettsége, amiatt, hogy a cég fizeti a számlák egy részét? Milyen mértékben hárítható át a rezsi költsége a cégre?

Először azt kell felmérni, hogy az ügyvezető lakásának mely részeit, milyen mértékben hasznosítja, használja ténylegesen a kft., mint székhelyt. Ennek alapján egyrészt az ügyvezetővel bérleti szerződést kell kötnie a cégnek – akkor is, ha kifejezetten bérleti díj címén nem történik részére kifizetés –, azaz „szívességi használatról” van szó. A szerződésben a Ptk. 424-429. §-ainak megfelelően rögzítsék a bérlő, illetve a bérbeadó jogait és kötelezettségeit – magyarázza Sinka Júlia.

Másrészt a szerződésben rendelkezhetnek a felek a rezsiköltségek térítésének mértékéről és számításuk módjáról is. Az elszámolást, a költségek valamely paramétere (például a fűtött légköbméter) figyelembevételével való megosztását a cég által üzleti célra használt és a magánszemély által használt ingatlanrészekhez kapcsolódó költségekre – „miért ezt és miért annyit” –gazdasági számításokkal kell alátámasztani.

Fontos leszögezni, hogy az ügyvezető nevére szóló számla alapján a társaság költséget nem számolhat el. A lakás egy részének használatára tekintettel költségtérítést fizethet a cég az ügyvezetőnek, amelyet személyi jellegű egyéb kifizetésként (Szt. 79.§. (3) bekezdése) számol el. Az ügyvezetőnek ekkor nem kötelező adószámot kérnie, de annak hiányában számlát sem állíthat ki.

Az elszámolás bizonylata a költségtérítésre vonatkozó megállapodás – a bérleti szerződés – és a térítés kifizetését igazoló bizonylat. Ez a térítés a magánszemély önálló tevékenységből származó bevétele, amellyel szemben a jövedelem megállapítása során a nála felmerült költség érvényesíthető a meghatározását alátámasztó számítás alapján.

Az a megoldás is választható, hogy az ügyvezető bérbeadóként bejelentkezik az adóhatóságnál, és ennek alapján adószámot kap. Ekkor – bérleti díj hiányában – csak az áthárított közüzemi költségekről számlát állít ki a cég nevére.  Ebben az esetben ugyancsak az Szja-tv. önálló tevékenységre vonatkozó szabályai szerint kell a bevétellel elszámolnia, a felmerült költségek levonása mellett. A társaság pedig az igénybe vett szolgáltatások között számolja el a költségeket (Szt. 78.§.(3) bekezdése).