Júliustól csak elektronikus rezsiszámlát kapnak a vállalkozások, az iratőrzésre is ügyelni kell

Megosztás Tetszik

Sok ezer vállalkozás számára új időszámítás kezdődik július 1-jétől: ettől a naptól kezdve a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki számukra. Mindez komoly kihívást jelent, hiszen szükség lesz a számlák szakszerű archiválására. A lakossági ügyfelekre nem vonatkozik a kötelezettség, egyéni vállalkozókra pedig csak akkor érvényes, ha vállalkozóként kötöttek szerződést a szolgáltatóval.

A jogszabályi szándék előremutató, azonban a gyakorlati alkalmazás jelentős kihívásokat tartogat mind a küldő, mind a befogadó fél számára – mutat rá Ángyán Balázs, a közel egymillió vállalkozással dolgozó Számlázz.hu ügyvezetője.

Kinyomtatni, számítógépre menteni, és e-mailben gyűjteni nem okos ötlet

Nem elégséges megoldás, ha a vállalkozás kinyomtatva tárolja a számlákat, a bizonylatokat elektronikusan kell megőrizni. Az sem jó megoldás, ha olyan rendszerre bízza a számlákat, amelyeket nem erre találtak ki. Hosszú távon kerülendő egy e-mail-fiókban tárolni a számlákat, vagy egyszerűen csak lementeni azokat a számítógépre. Sokan használnak felhőszolgáltatásokat archiválásra, de azok sem garantálnak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben.

A vállalkozó felelőssége, hogy az irat ne semmisüljön meg

Gondoskodni kell arról, hogy az e-számla évekkel később is olvasható legyen, fontos az eredet hitelessége, valamint a tartalom sértetlensége. Olyan helyen kell tehát tárolni a dokumentumokat, ahol biztonságban vannak. Ez lehet egy erre a célra kialakított, megbízható, felhőalapú archiválási szolgáltató, de akár egy jól felépített, saját informatikai rendszer is. Utóbbi kizárólag a nagyobb cégek esetében életszerű.