Kérdések és válaszok az elektronikus számlázásról és aláírásról

Megosztás Tetszik

A koronavírus-járvány sújtotta időkben kényszer szülte lehetőségként adódik a cégek számára az elektronikus számlázásra, illetve a dokumentumok elektronikus aláírására való áttérés. Cikkünkben összefoglaljuk az ehhez kapcsolódó legfontosabb tudnivalókat.

Az elmúlt években gyakran lehetett hallani, hogy érdemes áttérni a papíralapúról az elektronikus számlázásra, mert az környezetkímélőbb, helytakarékosabb, gyorsabb, olcsóbb stb. Ezen pozitívumokhoz az utóbbi időben jelentősen felértékelődött más előnyök is csatlakoznak, például, hogy az elektronikus számla home office-ban is könnyen elküldhető, befogadható és garantáltan vírusmentes (legalábbis, ami a koronavírust illeti).

Bár jelen helyzetben jó eséllyel bízhatnak a cégek az adóhatóság jóindulatában, azért mielőtt elkezdik számláikat a posta helyett e-mailben küldözgetni, mindenképpen érdemes tisztában lenni azzal, hogy az elektronikus számlázásnak és a számlák elektronikus megőrzésének szigorú szabályai vannak, amelyek betartása nélkül akár komoly áfakockázatot vállal a vállalkozás és üzleti partnerei is, illetve az adóhatóság az iratmegőrzési kötelezettség nem megfelelő teljesítéséért mulasztási bírságot is kiszabhat.

Milyen számla minősül elektronikus számlának?

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) szerint elektronikus számla minden olyan számla, amely tartalmazza az áfatörvényben előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ha ezen feltételek teljesülnek, akkor a számla már elektronikus számlának minősül, így annak megfelelően kell kezelni, vagyis az eredethitelességét és az adattartalom sértetlenségét elektronikusan kell biztosítani, továbbá a számla csak a digitális archiválás szabályai szerint őrizhető meg. Nézzük, hogy ez mit is jelent pontosan!

Milyen követelmények vonatkoznak az elektronikus számlákra?

Az áfatörvény előírásai alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla „eredetének hitelességét”, „adattartalma sértetlenségét” és olvashatóságát. Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az áfatörvény szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.

Ezen előírások teljesülését elektronikus számlák esetében elektronikusan kell biztosítani. Az áfatörvény e tekintetben csak annyit mond, hogy az elektronikus számla eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége úgy is biztosítható, ha

a) minősített elektronikus aláírással látják el, vagy

b) az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) elektronikus adatként hozzák létre, és továbbítják.

Egyébként viszont minden olyan üzleti ellenőrzési eljárás megfelelő lehet, ami a fenti előírások teljesülését biztosítja.

Milyen feltétele van az elektronikus számlázásnak?

Az elektronikus számlázás feltétele a számla befogadójának beleegyezése. Írásbeli megállapodás csak az EDI rendszer alkalmazásakor törvényi előírás, de a számlákibocsátó más esetben sem küldheti elektronikusan a számláit a számla befogadójának hozzájárulása nélkül.

Tehát az elektronikus számlázásnak nem feltétele az írásbeli megállapodás (az EDI rendszer kivételével), de különösen jelen helyzetben, amikor vélhetően megszaporodnak majd a vitatott, illetve ki nem fizetett számlák, a saját érdekünkben kifejezetten ajánlott erről írásban megállapodni. Érdemes a részleteket is (például, hogy pontosan milyen e-mail-címről milyen e-mail-címre küldendők a számlák) a magállapodásban írásban tisztázni, a félreértések és a későbbi viták elkerülése érdekében.

Jelen helyzetben mindenképpen fontos az időtényező, így könnyebben hajlanak a cégek a leggyorsabb megoldás irányába. Ugyanakkor érdemes átgondolni, hogy a választott módszer hosszú távon is megfelelő-e a vállalkozásnak.

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, amelyből megtudhatja, hogyan lehet gyorsan áttérni az elektronikus számlázásra, milyen módon történhet a digitális archiválás, hogyan szignálhatók elektronikusan a korábban személyesen aláírt dokumentumok!