hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Kérdések és válaszok az elektronikus számlázásról és aláírásról

  • Antretter Erzsébet, Niveus Consulting Group, szenior menedzser
2

A koronavírus-járvány sújtotta időkben kényszer szülte lehetőségként adódik a cégek számára az elektronikus számlázásra, illetve a dokumentumok elektronikus aláírására való áttérés. Cikkünkben összefoglaljuk az ehhez kapcsolódó legfontosabb tudnivalókat.

Az elmúlt években gyakran lehetett hallani, hogy érdemes áttérni a papíralapúról az elektronikus számlázásra, mert az környezetkímélőbb, helytakarékosabb, gyorsabb, olcsóbb stb. Ezen pozitívumokhoz az utóbbi időben jelentősen felértékelődött más előnyök is csatlakoznak, például, hogy az elektronikus számla home office-ban is könnyen elküldhető, befogadható és garantáltan vírusmentes (legalábbis, ami a koronavírust illeti).

Bár jelen helyzetben jó eséllyel bízhatnak a cégek az adóhatóság jóindulatában, azért mielőtt elkezdik számláikat a posta helyett e-mailben küldözgetni, mindenképpen érdemes tisztában lenni azzal, hogy az elektronikus számlázásnak és a számlák elektronikus megőrzésének szigorú szabályai vannak, amelyek betartása nélkül akár komoly áfakockázatot vállal a vállalkozás és üzleti partnerei is, illetve az adóhatóság az iratmegőrzési kötelezettség nem megfelelő teljesítéséért mulasztási bírságot is kiszabhat.

Milyen számla minősül elektronikus számlának?

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) szerint elektronikus számla minden olyan számla, amely tartalmazza az áfatörvényben előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ha ezen feltételek teljesülnek, akkor a számla már elektronikus számlának minősül, így annak megfelelően kell kezelni, vagyis az eredethitelességét és az adattartalom sértetlenségét elektronikusan kell biztosítani, továbbá a számla csak a digitális archiválás szabályai szerint őrizhető meg. Nézzük, hogy ez mit is jelent pontosan!

Milyen követelmények vonatkoznak az elektronikus számlákra?

Az áfatörvény előírásai alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla „eredetének hitelességét”, „adattartalma sértetlenségét” és olvashatóságát. Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az áfatörvény szerinti tartalmát nem változtatták meg. A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.

Ezen előírások teljesülését elektronikus számlák esetében elektronikusan kell biztosítani. Az áfatörvény e tekintetben csak annyit mond, hogy az elektronikus számla eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége úgy is biztosítható, ha

a) minősített elektronikus aláírással látják el, vagy

b) az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) elektronikus adatként hozzák létre, és továbbítják.

Egyébként viszont minden olyan üzleti ellenőrzési eljárás megfelelő lehet, ami a fenti előírások teljesülését biztosítja.

Milyen feltétele van az elektronikus számlázásnak?

Az elektronikus számlázás feltétele a számla befogadójának beleegyezése. Írásbeli megállapodás csak az EDI rendszer alkalmazásakor törvényi előírás, de a számlákibocsátó más esetben sem küldheti elektronikusan a számláit a számla befogadójának hozzájárulása nélkül.

Tehát az elektronikus számlázásnak nem feltétele az írásbeli megállapodás (az EDI rendszer kivételével), de különösen jelen helyzetben, amikor vélhetően megszaporodnak majd a vitatott, illetve ki nem fizetett számlák, a saját érdekünkben kifejezetten ajánlott erről írásban megállapodni. Érdemes a részleteket is (például, hogy pontosan milyen e-mail-címről milyen e-mail-címre küldendők a számlák) a magállapodásban írásban tisztázni, a félreértések és a későbbi viták elkerülése érdekében.

Jelen helyzetben mindenképpen fontos az időtényező, így könnyebben hajlanak a cégek a leggyorsabb megoldás irányába. Ugyanakkor érdemes átgondolni, hogy a választott módszer hosszú távon is megfelelő-e a vállalkozásnak.

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, amelyből megtudhatja, hogyan lehet gyorsan áttérni az elektronikus számlázásra, milyen módon történhet a digitális archiválás, hogyan szignálhatók elektronikusan a korábban személyesen aláírt dokumentumok!

A folytatáshoz előfizetés szükséges.
A teljes cikket előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink olvashatják el! Emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Előfizetési csomagajánlataink:


Hozzászólások (2)

Az előttem szólónak javaslom átolvasásra és értelmezésre az elektronikus számlával kapcsolatos 2020.04.16-án megjelent NAV közleményt: https://nav.gov.hu/nav/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416.html

Az elektronikus számla fogalma:
Fontos tudni, hogy az Áfa tv. előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve, elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.

Az elektronikus számla papíralapú megőrzésének adóhatósági szankciója:
Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (így például az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak kinyomtatva őrzi meg), az Áfa tv. előírásába[12] ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art.[13] rendelkezése[14] értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg.

"mielőtt elkezdik számláikat a posta helyett e-mailben küldözgetni, mindenképpen érdemes tisztában lenni azzal, hogy az elektronikus számlázásnak és a számlák elektronikus megőrzésének szigorú szabályai vannak": így van, tehát pusztán, hogy valaki elküld egy PDF-et a vevőnek AZT LEHET, csak az nem minősül e-számlának, mert nem teljesíti annak feltételeit ezért papír alapú számlaként kell rátekinteni, vagyis LEHET PDF-ben küldeni számlát a vevőnek csak, ha az nem e-számla, akkor azt ki kell nyomtatni. Csak kétféle számla létezik: e-számla és papír alapú számla. Harmadik típus nincs! Ami nem teljesíti az e-számla szigorú feltételeit (pl. digitális aláírás, időbélyegző) azt papír alapú számlaként kell kezelni, tehát papír alapon kell eltenni a könyvelésbe, vagyis ha a vevő olyan PDF-et kap, ami nem teljesíti az e-számla feltételeit, akkor ki kell nyomtatni és papír alapon kell megőrizni a könyvelésben!

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!




További hasznos adózási információk

NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!

Kérdések és válaszok

Ügyvédi iroda – letéti költségek továbbterhelése

dr. Bartha László

adójogi szakjogász

Bérelt ingatlanon végzett felújítás

Bunna Erika

adótanácsadó

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2020 június
H K Sze Cs P Sz V
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5
hirdetés

exit_to_app Ön korábban már belépett a HVG csoport egyik weboldalán. Ha szeretne ezen az oldalon is bejelentkezni, ezen a linken egy kattintással megteheti.

close