A pénzügyi év zárása - nyomtatás nélkül

Megosztás Tetszik

Már az is könnyebbség a könyvelők számára, hogy a koronavírus-járvány miatt a cégek május 31. helyett ráérnek szeptember 30-áig benyújtani az előző éves beszámolójukat. Igazából azzal tudnak a könyvelők rengeteg időt megspórolni, ha az ügyfelektől papír helyett – élve a minősített elektronikus aláírás adta lehetőségekkel – digitális formában kapják meg a pénzügyi évzáráshoz szükséges dokumentumokat.

A COVID 19 járvány előtt a cégek éves rituáléjához tartozott a pénzügyi év végén a több tíz, vagy akár száz oldalas dokumentumok nyomtatása, aláírása, lepecsételése és elszállítása a könyvelőhöz. Jó esetben több órát vesz igénybe egy ilyen „hadművelet”, de a dokumentumok mennyiségétől, a közlekedési dugóktól és a könyvelő elhelyezkedésétől függően ez akár egy napos elfoglaltságot is jelenthet.

Viszont jelenleg a magunk, illetve az ügyfelek védelme érdekében is szükséges lesz ezt a korábban “offline” folyamatot “online” mederbe terelni, és egyúttal az így kínálkozó szükségszerűséget felhasználni a digitális átállásra és új, de jogilag biztonságos megoldásokat bevezetni.

Az egyik alternatíva lehet olyan dokumentum-menedzselő rendszerek használata, ahol a jogi biztonság megteremtése érdekében a folyamat részét képezi a minősített elektronikus aláírások megszerzése és használata is. Azáltal, hogy digitálisan „utaznak” a dokumentumok a könyvelőhöz, az ügyfélnek ki sem kell mozdulnia az irodájából, az otthonából, így akár 15 percre is lerövidíthető a procedúra.

Földrajzi korlátok nélkül lehet menedzselni az aláírást

A minősített elektronikus aláírás, mint technológia nem új keletű, viszont annak gyors terjedéséhez a lehetőséget egyrészt az eIDAS rendelet adta meg 2016-ban, másrészt az olyan szolgáltatók megjelenése, ahol nem a technológia értékesítése a cél, hanem a felhasználóbarát és jogilag mégis biztonságos, egyszerűen használható megoldások fejlesztése, hogy ezek a digitális megoldások ne csak a nagyvállalatoknak, nagy könyvelő irodáknak legyenek elérhetőek.

Az itthon is elérhető egyik ilyen szolgáltató a TrustChain Systems Kft. és az általuk fejlesztett a TrustChain Platform. A webes platformon való regisztrációt követően első lépésként elérhetővé válik a videón keresztüli személyazonosítás és minősített elektronikus aláírás megszerzése egy applikáció letöltését követően, aki pedig már rendelkezik ezzel az applikációval, feltölthet és aláírásra küldhet dokumentumokat akár saját, munkatársai, üzleti partnerei részére.

“Egy 5-10 perces regisztrációt és azonosítást követően aláírásunkkal hitelesítve máris elküldhető a pénzügyi évzáráshoz szükséges mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet” – hívja fel a figyelmet Romhány Gergely, a TrustChain Systems Kft. ügyvezetője. De akár a taggyűlések – a mostani koronavírus-járvány miatti – online megtartásához sem kell a sok tulajdonost egy helyre utaztatni, földrajzi korlátok nélkül is lehet menedzselni ugyanis a szavazólapok és egyéb dokumentumok aláírását.

A minősített elektronikus aláírás révén, ami ugyanolyan bizonyító erejű, mint a kézzel írott, jogilag biztonságos. Ezt az Európai Unió bizalmi szolgáltatásokról és elektronikus aláírásról szóló 910/2014/EU számú rendelete (eIDAS) biztosítja.

A minősített elektronikus aláírás a Fokozott Biztonságú Elektronikus Aláírások szigorúbb formája, és az egyetlen olyan elektronikus aláírástípus, amelynek joghatása megegyezik a kézírásos aláírásokéval.

Az elektronikus aláírás fogalmát a magyar jog is befogadta.

Minősített elektronikus aláírás tanúsítványa kizárólag emberek, azaz természetes személyek számára bocsátható ki. Ilyen tanúsítványt megfelelő jogosultságú, az Európai Unióban letelepedett bizalmi szolgáltató (TSP) bocsáthat ki. Minősített elektronikus aláírást valamilyen minősített aláírás-készítő eszközzel (QSCD) kell létrehoznunk, azaz ilyen minősítésű eszközzel kell aláírnunk.

Ilyenek például a PIN-kóddal vagy ujjlenyomat-olvasóval működő kártyaolvasó eszközök, de a legfejlettebb megoldások lehetővé teszik, hogy ilyen eszközzel nem is nekünk kell rendelkezni. Az eszközhöz egy, a mobiltelefonunkra telepített applikáción keresztül biztosított biztonságos csatornán férhetünk hozzá.

A videós távoli személyazonosítás nagy előnye, hogy nem kell megjelennünk személyesen sehol sem, az elektronikus aláírásunkat pedig telefonunk segítségével, egy mobil applikáción keresztül bárhonnan használhatjuk.

Az Európai Uniónak a bizalmi szolgáltatásokra vonatkozó jogi szabályozása, amelynek a kereteit az eIDAS adja, jelentős mennyiségű iparági sztenderdet állított fel az alkalmazott technológia biztonságos felhasználásának biztosítása céljából.

Amennyiben minősített e-aláírást és minősített idõbélyegzőt helyezünk el egy okiraton, akkor azok a pontosság és érvényesség vélelmét élvezik. Ha később bárki vitatja az aláírás megtörténtét, az aláíró személyét, vagy az aláírás időpontját, akkor a bizonyítás terhét a vitató félnek kell viselnie.

"Több előnnyel is járhat a könyvelők számára, ha ügyfeleik minősített elektronikus aláírással rendelkeznek" – hangsúlyozza a TrustChain ügyvezetője. Például nem kell személyesen találkozniuk a számlák átadása miatt, ezáltal csökkenhet a könyvelők afeletti aggodalma, hogy nem érkeznek meg hozzájuk időben a számlák az ügyfelektől.

Ugyan a papír alapú számlát nem kell aláírni, se aláíratni, viszont az eredeti példányokat a másik félnek és/vagy könyvelőnek személyesen vagy postai úton el kell juttatni. Ezzel szemben az e-számla digitálisan is tovább küldhető. Ahhoz, hogy az e-számla formai szabályai teljesüljenek, egy tartalmilag számlának megfelelő - pl. számlázó programban kiállított – okiratot minősített elektronikus aláírással is el lehet látni.

Ez különösen azoknak a könyvelőknek jelent könnyebbséget, akik egyszerre több száz ügyféllel rendelkeznek – márpedig ilyenből nincs kevés. Az ügyfelek ugyanis így bárhonnan – akár az irodájukból, az otthonukból, de akár az edzőtermük öltözőjéből is – elküldhetik egy mobil applikáció révén az e-aláírásukkal hitelesített számláikat.

Kevesebb papír, több idő

A digitális dokumentumok előnye, hogy lényegesen kisebb valószínűséggel semmisülnek meg a kezelőjük akarata ellenére, elvesztésük lehetőségének kizárását, “tönkre menetelük” megakadályozását tucatnyi iparági szabvány biztosítja  – ami, lássuk be, a kinyomtatott számlák esetében nem áll fenn. Továbbá nincs szükség az ügyfél által küldött számlák nyomtatására és lefűzésére, hiszen azok a felhőben tárolhatóak.

Romhány Gergely kiemelte, a digitálisan tárolt adatok nagy előnye, hogy könnyebben elérhetőek és egyszerűbben kereshetünk bennük, ezzel a könyvelők sok időt spórolhatnak meg. Mint ahogy a riportolás sem tart olyan sokáig, mint a papíralapú dokumentumok esetén, hiszen a könyvelő számára minden egyszerre, azonnal rendelkezésre áll. A jogi kockázat is jelentősen csökken, miután valamennyi dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg szerepel.

Azt sem szabad elfelejteni, hogy az adatrögzítés egyszerűbb, gyorsabb, pontosabb, több idő jut az érdemi munkára. A teljesítési igazolások digitalizációja pedig a számlák gyorsabb feldolgozását teszi lehetővé.

"Olyan pályázat esetén, ahol le kell adni mérleget, vagy a beszámoló részeinek elkészítésekor sem kell foglalkozni a hiteles másolatokkal, sokkal könnyebben átadható, mozgatható ilyen formában maga a hiteles dokumentum" – mutat rá a TrustChain ügyvezetője.