hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

A pénzügyi év zárása - nyomtatás nélkül

  • BrandContent

Már az is könnyebbség a könyvelők számára, hogy a koronavírus-járvány miatt a cégek május 31. helyett ráérnek szeptember 30-áig benyújtani az előző éves beszámolójukat. Igazából azzal tudnak a könyvelők rengeteg időt megspórolni, ha az ügyfelektől papír helyett – élve a minősített elektronikus aláírás adta lehetőségekkel – digitális formában kapják meg a pénzügyi évzáráshoz szükséges dokumentumokat.

A COVID 19 járvány előtt a cégek éves rituáléjához tartozott a pénzügyi év végén a több tíz, vagy akár száz oldalas dokumentumok nyomtatása, aláírása, lepecsételése és elszállítása a könyvelőhöz. Jó esetben több órát vesz igénybe egy ilyen „hadművelet”, de a dokumentumok mennyiségétől, a közlekedési dugóktól és a könyvelő elhelyezkedésétől függően ez akár egy napos elfoglaltságot is jelenthet.

Viszont jelenleg a magunk, illetve az ügyfelek védelme érdekében is szükséges lesz ezt a korábban “offline” folyamatot “online” mederbe terelni, és egyúttal az így kínálkozó szükségszerűséget felhasználni a digitális átállásra és új, de jogilag biztonságos megoldásokat bevezetni.

Az egyik alternatíva lehet olyan dokumentum-menedzselő rendszerek használata, ahol a jogi biztonság megteremtése érdekében a folyamat részét képezi a minősített elektronikus aláírások megszerzése és használata is. Azáltal, hogy digitálisan „utaznak” a dokumentumok a könyvelőhöz, az ügyfélnek ki sem kell mozdulnia az irodájából, az otthonából, így akár 15 percre is lerövidíthető a procedúra.

Földrajzi korlátok nélkül lehet menedzselni az aláírást

A minősített elektronikus aláírás, mint technológia nem új keletű, viszont annak gyors terjedéséhez a lehetőséget egyrészt az eIDAS rendelet adta meg 2016-ban, másrészt az olyan szolgáltatók megjelenése, ahol nem a technológia értékesítése a cél, hanem a felhasználóbarát és jogilag mégis biztonságos, egyszerűen használható megoldások fejlesztése, hogy ezek a digitális megoldások ne csak a nagyvállalatoknak, nagy könyvelő irodáknak legyenek elérhetőek.

Az itthon is elérhető egyik ilyen szolgáltató a TrustChain Systems Kft. és az általuk fejlesztett a TrustChain Platform. A webes platformon való regisztrációt követően első lépésként elérhetővé válik a videón keresztüli személyazonosítás és minősített elektronikus aláírás megszerzése egy applikáció letöltését követően, aki pedig már rendelkezik ezzel az applikációval, feltölthet és aláírásra küldhet dokumentumokat akár saját, munkatársai, üzleti partnerei részére.

“Egy 5-10 perces regisztrációt és azonosítást követően aláírásunkkal hitelesítve máris elküldhető a pénzügyi évzáráshoz szükséges mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet” – hívja fel a figyelmet Romhány Gergely, a TrustChain Systems Kft. ügyvezetője. De akár a taggyűlések – a mostani koronavírus-járvány miatti – online megtartásához sem kell a sok tulajdonost egy helyre utaztatni, földrajzi korlátok nélkül is lehet menedzselni ugyanis a szavazólapok és egyéb dokumentumok aláírását.

A minősített elektronikus aláírás révén, ami ugyanolyan bizonyító erejű, mint a kézzel írott, jogilag biztonságos. Ezt az Európai Unió bizalmi szolgáltatásokról és elektronikus aláírásról szóló 910/2014/EU számú rendelete (eIDAS) biztosítja.

A minősített elektronikus aláírás a Fokozott Biztonságú Elektronikus Aláírások szigorúbb formája, és az egyetlen olyan elektronikus aláírástípus, amelynek joghatása megegyezik a kézírásos aláírásokéval.

Az elektronikus aláírás fogalmát a magyar jog is befogadta.

Minősített elektronikus aláírás tanúsítványa kizárólag emberek, azaz természetes személyek számára bocsátható ki. Ilyen tanúsítványt megfelelő jogosultságú, az Európai Unióban letelepedett bizalmi szolgáltató (TSP) bocsáthat ki. Minősített elektronikus aláírást valamilyen minősített aláírás-készítő eszközzel (QSCD) kell létrehoznunk, azaz ilyen minősítésű eszközzel kell aláírnunk.

Ilyenek például a PIN-kóddal vagy ujjlenyomat-olvasóval működő kártyaolvasó eszközök, de a legfejlettebb megoldások lehetővé teszik, hogy ilyen eszközzel nem is nekünk kell rendelkezni. Az eszközhöz egy, a mobiltelefonunkra telepített applikáción keresztül biztosított biztonságos csatornán férhetünk hozzá.

A videós távoli személyazonosítás nagy előnye, hogy nem kell megjelennünk személyesen sehol sem, az elektronikus aláírásunkat pedig telefonunk segítségével, egy mobil applikáción keresztül bárhonnan használhatjuk.

Az Európai Uniónak a bizalmi szolgáltatásokra vonatkozó jogi szabályozása, amelynek a kereteit az eIDAS adja, jelentős mennyiségű iparági sztenderdet állított fel az alkalmazott technológia biztonságos felhasználásának biztosítása céljából.

Amennyiben minősített e-aláírást és minősített idõbélyegzőt helyezünk el egy okiraton, akkor azok a pontosság és érvényesség vélelmét élvezik. Ha később bárki vitatja az aláírás megtörténtét, az aláíró személyét, vagy az aláírás időpontját, akkor a bizonyítás terhét a vitató félnek kell viselnie.

A magyar polgári perrendtartásról szóló törvény szerint a minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokirat. Amennyiben a minősített e-aláírást közokirat kiállítására jogosult fél készítette, és teljesülnek a közokiratra vonatkozó követelmények, akkor a minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum közokirat. Az EU 910/2014 számú rendelete (eIDAS) értelmében az EU tagállamok elfogadják a más tagállamokban bejegyzett bizalmi szolgáltatók által kibocsátott minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírásokat a kézzel írott aláírással egyenértékűnek.

"Több előnnyel is járhat a könyvelők számára, ha ügyfeleik minősített elektronikus aláírással rendelkeznek" – hangsúlyozza a TrustChain ügyvezetője. Például nem kell személyesen találkozniuk a számlák átadása miatt, ezáltal csökkenhet a könyvelők afeletti aggodalma, hogy nem érkeznek meg hozzájuk időben a számlák az ügyfelektől.

Ugyan a papír alapú számlát nem kell aláírni, se aláíratni, viszont az eredeti példányokat a másik félnek és/vagy könyvelőnek személyesen vagy postai úton el kell juttatni. Ezzel szemben az e-számla digitálisan is tovább küldhető. Ahhoz, hogy az e-számla formai szabályai teljesüljenek, egy tartalmilag számlának megfelelő - pl. számlázó programban kiállított – okiratot minősített elektronikus aláírással is el lehet látni.

Ez különösen azoknak a könyvelőknek jelent könnyebbséget, akik egyszerre több száz ügyféllel rendelkeznek – márpedig ilyenből nincs kevés. Az ügyfelek ugyanis így bárhonnan – akár az irodájukból, az otthonukból, de akár az edzőtermük öltözőjéből is – elküldhetik egy mobil applikáció révén az e-aláírásukkal hitelesített számláikat.

Kevesebb papír, több idő

A digitális dokumentumok előnye, hogy lényegesen kisebb valószínűséggel semmisülnek meg a kezelőjük akarata ellenére, elvesztésük lehetőségének kizárását, “tönkre menetelük” megakadályozását tucatnyi iparági szabvány biztosítja  – ami, lássuk be, a kinyomtatott számlák esetében nem áll fenn. Továbbá nincs szükség az ügyfél által küldött számlák nyomtatására és lefűzésére, hiszen azok a felhőben tárolhatóak.

Romhány Gergely kiemelte, a digitálisan tárolt adatok nagy előnye, hogy könnyebben elérhetőek és egyszerűbben kereshetünk bennük, ezzel a könyvelők sok időt spórolhatnak meg. Mint ahogy a riportolás sem tart olyan sokáig, mint a papíralapú dokumentumok esetén, hiszen a könyvelő számára minden egyszerre, azonnal rendelkezésre áll. A jogi kockázat is jelentősen csökken, miután valamennyi dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg szerepel.

Azt sem szabad elfelejteni, hogy az adatrögzítés egyszerűbb, gyorsabb, pontosabb, több idő jut az érdemi munkára. A teljesítési igazolások digitalizációja pedig a számlák gyorsabb feldolgozását teszi lehetővé.

"Olyan pályázat esetén, ahol le kell adni mérleget, vagy a beszámoló részeinek elkészítésekor sem kell foglalkozni a hiteles másolatokkal, sokkal könnyebben átadható, mozgatható ilyen formában maga a hiteles dokumentum" – mutat rá a TrustChain ügyvezetője.

A minősített elektronikus aláírás május 31-éig ingyenesen megszerezhető és használható a TrustChain Platformon. Ezzel a felhasználók bármilyen – a Platform szövegszerkesztőjében létrehozott, vagy már kész és feltöltött PDF – dokumentumot aláírhatnak a mobiltelefonjukról minősített elektronikus aláírásukkal. A megoldást tavasz óta magyar és cseh cégek mellett további 36 ország állampolgárai is használhatják.

A TrustChain Platform legújabb szolgáltatása, a Drop&Sign segítségével a dokumentumokat egyetlen mozdulattal tölthetjük fel és küldhetjük aláírásra a mobilunkra.

A Sign&Send segítségével a felhasználók a dokumentumokat aláírásra tudják küldeni az üzleti partnereiknek, illetve a TrustChain-fiókon belüli többi felhasználónak; több címzett esetén azt is meg kell határozni, hogy milyen sorrendben történjen az aláírás. Ebben az esetben a TrustChain fiókon belüli címzettek sorban írják alá a dokumentumot, amely a sorrendben előrébb lévő felhasználó aláírása után kerül automatikusan aláírásra küldésre a következő felhasználónak.

 
Az oldalon elhelyezett tartalom a TrustChain közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.
Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Előfizetési csomagajánlataink:


Hozzászólások (0)

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!




További hasznos adózási információk

NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!

Kérdések és válaszok

Elektromos autó tao-kedvezmény

Pölöskei Pálné

adószakértő

Kft. tulajdonos és főállású kata

Széles Imre

tb-szakértő

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2020 november
H K Sze Cs P Sz V
26 27 28 29 30 31 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 1 2 3 4 5 6
hirdetÉs

exit_to_app Ön korábban már belépett a HVG csoport egyik weboldalán. Ha szeretne ezen az oldalon is bejelentkezni, ezen a linken egy kattintással megteheti.

close