Jó ötlet kiszervezni a bérszámfejtést? Most megtudhatja

Megosztás Tetszik

Mindenkinek érdemes megvizsgálnia, hogy kiszervezze-e a bérszámfejtését, de különösen azoknak a cégeknek, ahol egy fő végzi ezt a munkát – véli Maár Éva, a naponta 15 ezer embert foglalkoztató Prohuman HR-szolgáltató vállalat Outsource&Consulting üzletágának igazgatója.

Számos gazdasági tevékenységet szokás kiszervezni, miért lenne ez alól kivétel a bérszámfejtés? Más kérdés, hogy azzal bizonyára nincs mindenki tisztában, hogy ez esetben egy kiszervezés nem csupán bérrendszer-váltást jelent, adatok átemelését vagy papíralapú nyilvántartások digitalizálását, hanem ez egy jól megtervezett ütemezés szerint, akár hosszú hónapokig is eltartó folyamat – mondta Maár Éva, a Prohuman HR-szolgáltató vállalat Outsource&Consulting üzletágának igazgatója.

Az, hogy a kiszervezés időigényes, két fontos tényezőn múlik. Egyrészt függ attól, hogy mekkora annak a cégnek a létszáma, amely úgy döntött, kiszervezi a bérszámfejtését, másrészt pedig attól, mennyire komplex a bérszámfejtés, például, hogy az milyen juttatási elemekből tevődik össze.

Maár Éva szerint a bérszámfejtés kiszervezéséről hozandó döntés előtt mindenekelőtt azt érdemes meghatározni, hogy mi a mozgatórugója a váltásnak, magyarán, mit szeretne elérni a vállalat. Ez alapján érdemes olyan szolgáltatót választania, amely az ő jól definiált, paraméterezhető kívánságait leképezi. Ez is fontos, hiszen nem mindegyik szolgáltató tudja ugyanazt nyújtani.

A cég vezetőinek tisztáznia kell, hogy mennyire nyitottak, ha a váltásról van szó. Vagyis mit szeretnének: ugyanazt átültetni kívülre, amit eddig szerintük jól csináltak, vagy nyitottak arra, hogy egy arra szakosodott profi céget – amely ismeri az adatfeldolgozás gyorsabb, modernebb, jobb megoldásait – változtatásokat hajtson végre.

Aztán azon is érdemes elgondolkodni, hogy melyek azok a kapcsolódó folyamatok, amelyeket a bérszámfejtés mellett még ki tudnak szervezni. Ilyen lehet például a cafeteria-szolgáltatás vagy a hr-adminisztráció – ezek jellemzően sok erőforrást emésztenek fel.

A felelősségeket és a személyi kompetenciákat is a legelején kell végiggondolni, vagyis azt, hogy a cég kinek, milyen jogosultságokat szeretne átengedni vagy megtartani. Értve ezalatt azt, hogy például ki férhessen hozzá ezután a bérrendszerhez, kik lesznek a kapcsolattartók, akiktől az adott információkat az a vállalkozás megkapja, amelyhez a bérszámfejtést kiszervezik, illetve az is döntésre szorul, hogy akinek tudomása volt a bérekről, az a jövőben is ráláthasson-e azokra.

De vajon mikor érdemes váltani? – kérdeztük Maár Évától. Aki arra hívta fel a figyelmet, hogy a nagyobb létszámú vállalatok általában adóévet nem bontanak meg, kisebb, 500-1000 fő alatti cégeknél azonban akár évközben is ki lehet szervezni a bérszámfejtést. Az esetek többségében ugyanis ugyanabban a bérprogramban megy tovább a szolgáltatás, így gyakorlatilag egy adatbázis-mentéssel folytatható a munka. De persze, ha úgy dönt a cég, akkor ezeket az adatokat egy másik bérszámfejtő programba is át lehet emelni.

A Prohuman üzletágvezetője szerint mindenkinek érdemes megvizsgálnia, hogy kiszervezze-e a bérszámfejtését, de különösen azoknak a cégeknek, ahol egy fő végzi ezt a munkát, hiszen ha ő felmondana, akkor az óriási fluktuációs problémát jelentene. Egy alacsony létszámú, mondjuk tízfős mikrovállalkozásnál pedig az lehet a szempont, hogy mivel foglalkozik a cég. Ha gyártással vagy kicsit is speciálisabb tevékenységgel, akkor nem kizárt, hogy nincs meg a cégben a bérszámfejtéshez megfelelő szaktudás, jelesül egy nem a munkaerőpiaci területre szakosodott társaságnál nagyobb az esélye annak, hogy nem ismerik a Munka törvénykönyvének (Mt.) a részletszabályait. Az egészségügyben tevékenykedőknek például az okozhat nehézséget, hogy az egészségügyi törvény számos ponton felülírja az Mt-t. Egy kis cégnek még fontosabb, hogy ezt a fajta tudást megkapja.

Egy kiszervezés során a legnagyobb kockázat, hogy milyen szolgáltatót választunk ki. A bérszámfejtési szolgáltatás igénylése hosszabb időre – nem hónapokra, hanem évekre –szóló elköteleződést jelent. Ezért is kiemelten fontos, hogy stabil, megbízható szolgáltatót válasszon a cég. Vagyis utána kell járni, hogy egyebek mellett a bérszámfejtő szolgáltató hány éve működik, milyen referenciákkal rendelkezik, milyen a tulajdonosi köre, van-e megfelelő szakembergárdája – sorolja Maár Éva.

Egy megfelelő szolgáltató kiválasztása azért is fontos, mert szakértelme révén olyan előnyökhöz is juthat, amelyekről a cég addig esetleg nem is tudott. Például azt, hogy milyen adókedvezményeket igényelhet. Annak következtében például, ha nem megfelelő FEOR-besorolásban vannak a munkakörök, adókedvezményektől eshet el egy vállalkozás. Egy másik tipikus hiba, ha valaki igénybe vehetné a szociális hozzájárulási (szocho) kedvezményt, mégsem teszi, mivel nem tud erről a lehetőségről. Előfordult, hogy egy új megbízás elnyerése után több adókedvezményhez tudtak hozzásegíteni egy társaságot, mint amennyi az éves szolgáltatási díjuk volt – mutat rá a Prohuman szakembere.

Hozzátéve, hogy ugyanakkor ők azt is fontosnak tartják, hogy meglegyen a kémia az ügyfél és a leendő szolgáltató között, a szolgáltató tudjon rugalmasan alkalmazkodni az ügyfél folyamataihoz, de ne teljesen, a hatékonyság rovására, ugyanakkor fordítva sem jó, ha az ügyfél alkalmazkodik teljesen a szolgáltatóhoz. A középutat kell tehát megtalálni, Maár Éva szerint, amikor a jó megoldásra nyitott az ügyfél, ezáltal a szolgáltató modernebb, gyorsabb feldolgozást, megbízhatóbb, ellenőrzöttebb adatokat tud prezentálni.

Elengedhetetlen, úgymond, lepapírozni az együttműködés lépéseit, azaz rögzíteni egy dokumentumban, akár egy táblázatban, hogy kinek, mikor, milyen adatot, hogyan és meddig kell szolgáltatnia. Ez egyrészt átláthatóságot biztosít az ügyfélnek és a szolgáltatónak, tervezhetővé válik a folyamat, másrészt elkerülhetővé válhatnak a félreértések.

A kommunikáció is nagyon lényeges. Például: ha valaki eddig papíralapon kapta a bérszámfejtését, de a jövőben elektronikusan fogja, akkor el kell magyarázni neki a változás lényegét, előnyeit, így elkerülhető az azzal szembeni esetleges ellenállás.

Fél év után pedig érdemes felmérni, hogyan fogadták az új szolgáltatót, a változást, a visszajelzések alapján ugyanis lehet finomhangolásokat végrehajtani. De az ügyfél számára is meg kell teremteni a lehetőséget arra, hogy ellenőrizze, a végeredmény neki megfelelő-e – hangsúlyozza a Prohuman HR-szolgáltató vállalat Outsource&Consulting üzletágának igazgatója.

Az oldalon elhelyezett tartalom a Prohuman 2004 Kft. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.