Így oszthatja be dolgozói munkaidejét, hogy mindenki jól járjon!

Megosztás Tetszik

Hogyan lehet több ezer, különböző családi helyzetben lévő vagy speciális igényekkel rendelkező ember munkabeosztását, pihenő- és szabadidejét a munkáltató és munkavállaló számára is kielégítő módon kezelni, úgy, hogy a munkajogi előírások se sérüljenek? Viszonylag sok munkavállalót alkalmazó cégeket kérdeztünk, ők hogyan boldogulnak, és mekkora segítséget jelentenek a meglévő időtervező, -beosztó alkalmazások.

Ilyenkor nyáron különösen sokan szembesülnek azzal, mennyire nem könnyű összeegyeztetniük a kollégáikkal, hogy több hónapos kemény munka után mikor mehetnek el végre a jól megérdemelt hosszabb, akár kéthetes pihenésükre. Hiszen vannak, akik az előszezont preferálják, vagy mert akkor még kevesen vannak a tenger-, illetve az egyéb vízpartokon, vagy mert az általában olcsóbb. A gyermekesek viszont ezt nem tehetik meg, ők az iskola miatt eleve korlátozottabban válogathatnak, aminek következtében a júliusi, augusztusi periódusra szóló igények összesűrűsödhetnek.

A választás ugyanakkor a munkáltatóknak sem mindegy, hiszen hiába osztják be jól a dolgozók egymás között, hogy ki, mikor megy el, arra is figyelni kell, hogy az azonos munkakörben lévők ne egyszerre vegyenek ki szabadságot, így ne legyen olyan terület, amely napokig vagy hetekig lefedetlen.

Különösen a kereskedelemben szükséges az előrelátás, hiszen a napi vásárlói igényeket folyamatosan, a már megszokott színvonalon kell biztosítani. Fokozottan érvényes ez az élelmiszerláncoknál, ahol az élet egyetlen napra sem állhat le.

Előre tervezhető csúcsidőszakok

Szerencsére a sokéves tapasztalatok alapján egyes kiemelkedő humánerőforrást igénylő kereskedelmi szezonok előre tervezhetők. Ilyen mindenekelőtt a karácsony, vagy egy négynapos hosszú hétvége. Természetesen előzetesen azt is fel lehet mérni, hogy mikor lehet számítani alacsonyabb keresletre az év során.

Két kiskereskedelmi áruházláncot, az Auchant és a Tescót kérdeztük arról, ők hogyan tudják optimálisan beosztani a sokezer dolgozójuk munka-, pihenő- és szabadidejét úgy, hogy az a vásárlók kiszolgálásán ne érződjön, ugyanakkor a dolgozóik is elégedettek legyenek, két műszak között tudjanak eleget pihenni, és szabadságra is el tudjanak menni.

Az Auchan több mint 6500 munkavállalójának közel 90 százaléka kötött munkarendben, munkaidő-beosztás szerint dolgozik – érzékelteti Farkas Gábor, az Auchan Magyarország személyzeti szolgáltatások igazgatója a feladat súlyát. Az ő foglalkoztatásuk során háromféle szempontot, a vásárlói igényeket, a cég hatékonysági követelményeit és a dolgozók elvárásait kell figyelembe venni.

Mindezek alapján például a csúcsnak számító időszakokban több pénztárosra van szükség, a pultokban több eladóra. A termékeket előállító részlegeknek, a pékségnek, a cukrászatnak pedig fel kell készülni az esetleges rohamra, emiatt az e területen dolgozóknak korábban hozzá kell látniuk a napi feladataikhoz.

Igazságosan és jogszerűen

Ugyanakkor fontos, hogy a beosztás igazságos legyen. Ne forduljon elő, hogy valaki csak a nyitásnál vagy a zárásnál kap szerepet, legyen az pénztáros, az üzemben dolgozó vagy árufeltöltő – a kiegyensúlyozott arányra figyelni kell. Mindegyik területnek megvan a felelőse, aki a speciális igényeknek megfelelően alakítja ki a beosztást.

Méghozzá természetesen a munkajogi előírások, szempontok maximális betartásával. Az Auchannál például a pénztárosok hosszabb munkaidőkeretben dolgoznak, mint a más munkakörben foglalkoztatottak. Így tudják lefedni megfelelő munkaidő-beosztásokkal a vásárlói hullámokat.

A hatékony munkaszervezést segíti az irodai dolgozók keretidőszaka is. Az ő esetükben egy hónapon belül előírás a napi átlagos 8 óra. Ez lehetővé teszi például a hónap első napjaiban, amikor a fizetéseket kell intézni, hogy a munkaügyesek és a bérszámfejtők többet legyenek az irodában.

Az árufeltöltőknél a december és a január speciális – mivel karácsony előtt értelemszerűen nagyobb a vásárlói kereslet, ami aztán az új év beköszönte után visszaesik –, így az ő beosztásukat kizárólag ebben a periódusban nem egy-, hanem kéthavi munkaidőkeret alapján állapítják meg az Auchannál.

A Tescónál is éves szabadságtervezést alkalmaznak, ami segít összehangolni a nyári időszakot a kollégák között – közölte a cég írásban a megkeresésünkre. A szabadságtervet minden kolléga online módon tudja megtervezni az L-SOFT Önkiszolgáló HR rendszerén keresztül, vezetőik pedig a területükön dolgozó kollégák együttes tervét tudják felülvizsgálni, figyelembe véve a működési elvárásokat.

A havi munkaidő-beosztásokat a vezetők a PIRAMIS™-rendszerben állítják össze. A korábban már elkészített szabadságterv a beosztások alapját képezi. A tervezés során a vezetők együtt látják a dolgozóikat, továbbá különböző grafikonok és ellenőrzések támogatják őket.

Érdekesség, hogy a dolgozóik rendszeres elérhetőségét (például a tömegközlekedéshez való igazodást) van lehetősége a vezetőknek a rendszerben rögzíteni, illetve a kollégáknak is az online felületen keresztül. A beosztás tervezése során a rendszer figyelembe veszi a munkarendtől függő munkajogi elvárásokat és a dolgozói elérhetőséget is.

Megfelelő paraméterezést követően a munkaidő-beosztások automatikus elkészítésére is van mód a Piramis-rendszerben. Az automatikus tervezés mind a vállalati, mind a munkavállalói elvárásoknak megfelelő beosztástervet készít, figyelembe véve a pihenőidő, a műszakhosszok és a pótlékos időszakok arányos elosztását is a munkavállalók között.

Az oldalon elhelyezett tartalom az L-SOFT Zrt. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.