Adóellenőrök jártak a boltban: hol a helye a pénztárgépnaplónak?

Megosztás Tetszik

Ugyanabban az épületben, ugyanaz a vállalkozás két boltot üzemeltet. Hogyan kell tárolni a pénztárgépnaplót, és milyen szabályokat kell betartani a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával kapcsolatban? – kérdezte olvasónk. Szolnoki Béla, adószakértő, könyvvizsgáló szakértőnk válaszolt.

„Egy ABC áruházban, az épületben egy bejáraton lehet megközelíteni a boltot és egy kis bisztrót. Az előtérben előre irányban van a bolt eladótere, illetve tőle jobbra a bisztró eladótere. Mindkettőt ugyanazon (az adószám is az) vállalkozás üzemelteti. Ez egy telephely, a cím is ugyanaz. A boltnak és a bisztrónak ugyanaz az irodája. A napokban a NAV helyszíni ellenőrzése során az ellenőr a következőket tette szóvá: 1. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását miért nem külön-külön vezeti a bolt és a bisztró? 2. A pénztárgépnaplók szigorú számadásba vétele még tavaly, illetve a pénztárgépek cseréjekor megtörtént. Az ellenőr azt kifogásolta, hogy a pénztárgépek miért nincsenek szigorú számadású nyilvántartásba véve. Jogos-e az ellenőr két fenti észrevétele? Hiba-e, azaz bírságolhat-e a NAV, amennyiben a pénztárgépnaplót nem a pénztárgép alatt, mellett, hanem az üzlet irodájában tárolják?” – kérdezte olvasónk.

A számvitelről szóló törvény 168. §-a szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.

A számviteli törvény alanya a saját számviteli politikájának keretében alakíthatja ki a bizonylatok – köztük a szigorú számadású nyomtatványok – szabályzatát és a pénzkezelési szabályzatot is. Ennek keretében dönthet arról is, hogy egyébként egyetlen helyen vezeti, tárolja-e azokat a vállalkozás. Tehát, ha egy adóalanyról van szó, akkor általánosan nem írja elő a törvény, hogy a jogszabály okán a bizonylatokat fizikailag is el kellene különíteni.

A 23/2014. (VI.30.) NGM-rendelet 7. §-a szerint nyomtatványfajtánként külön-külön kell az arról szóló szigorú számadású nyilvántartásban a releváns adatokat felvezetni.

Az előzőektől speciális szabály vonatkozik a pénztárnaplóra, ugyanis az erre vonatkozó különös szabályozás alapján – a 48/2013. (XI.15.) NGM-rendelet 54.§-a szerint – a pénztárnaplót szigorú számadás alá kell vonni és az üzemeltető köteles a pénztárgépnaplót az üzemeltetési helyen tartani. Tehát esetünkben, ha – az egymás melletti egységeket fizikailag külön egységnek tartjuk, annak ellenére, hogy azok egy telephely részei – az egyes pénztárgépnaplókat azok fizikai üzemeltetési helyén kell tartani.

Valószínű, hogy ez lehetett a vita alapja. Ha például több pénztárgép van fizikailag különböző helyen, és ettől elkülönített helyen a pénztárgépnapló, akkor ez nem felel meg az előbbi formai szabálynak, azaz annak, hogy az egyes gépekhez kapcsolódó pénztárnaplót az üzemeltetési helyen kell tartani. Anélkül, hogy a konkrét fizikai helyzetet ismerném, érdemes a pénztárgépnaplót úgy elhelyezni – vagyis például a pénztárgép alatt, mellett, ahogy a kérdező írja –, hogy az előző szabály ne adjon alapot vitára.

Itt érdemes utalni arra, hogy a pénztárgép üzemeltetőjének olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely a pénztárgépnapló legfontosabb adatait tartalmazza. Így abban általában feltüntetik a pénztárgépnapló felhasználásának időtartamát (megnyitás és lezárás dátuma), valamint azt, hogy a pénztárgépnapló melyik pénztárgép eseményeinek dokumentálására szolgál, illetve, hogy a napló hány oldalból áll. Az előzőekből következik, hogy a pénztárgép beszerzését igazoló számla önmagában nem szigorú számadású bizonylat, de egyéb okok miatt – mivel általában ez az a vásárláshoz kapott támogatás bizonylata is – érdemes a szigorú számadású bizonylathoz hasonlóan kezelni.