A nap kérdése: hogyan készíthető papíralapú munkaügyi iratokról hiteles digitális másolat?

Megosztás Tetszik

Milyen feltételek teljesítése esetén tud a munkáltató hiteles digitális másolatot készíteni a papíralapon keletkezett munkaügyi iratokról? Saját maga szeretné ellátni a másolatkészítést minősített elektronikus aláíró szolgáltatás használatával. A hiteles másolat elkészítése feljogosítja a munkáltatót az eredeti papíralapú dokumentumok megsemmisítésére? Kiemelten a 2024. december 31-éig keletkezett munkaügyi iratokra vonatkozó hosszú megőrzési idő esetén jelentene ez a munkáltató számára könnyedséget. Az Adózóna oldalán érkezett kérdésekre dr. Kéri Ádám ügyvéd, compliance szakértő válaszolt.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

Munkajogi szakértőként csak a saját jogértelmezésemet tudom leírni, én bizonyára a megfelelő szervtől (például a foglalkoztatásért felelős Szociális és Családügyi Minisztérium) kérnék e-mailen is jogértelmezést, mivel a szabályozás eléggé ködös és nem konkrétan munkajog területét érintő. Ettől függetlenül levezetem, hogyan látom a helyzetet. A kiindulási pont a digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. kormányrendelet. Ennek a hatálya ugyan nem általános, de ezt is kimondja: 1. § (1) A rendelet hatálya – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (Dáptv.) szerinti digitális szolgáltatások nyújtására és igénybevételére, a digitális szolgáltatást biztosító szervezetekre és a felhasználókra, a támogató szolgáltatások nyújtóira, az életesemény-alapú szolgáltatások nyújtására a Kormány által kijelölt szervre, a digitális állampolgárság szolgáltatóra, valamint az együttműködő szervek közötti informatikai együttműködésre terjed ki. (2) A XII. Fejezet hatálya a papíralapú közokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére, az annak során eljáró személyekre terjed ki.

Ezt követően nézzük a jogszabály pontos szabályozását is:

69. § (1) Papíralapú iratról az irat előállítója vagy jogutódja az irat digitalizálásával, a digitalizált irat záradékolásával elektronikusan hitelesített iratot készíthet.

(2) A papíralapú irat elektronikusan hiteles irattá történő átalakítása során aláíró a 67. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott személy lehet.

(3) A záradéknak tartalmaznia kell a záradékolásra jogosult személy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírását és szöveges utalást arra, hogy az elektronikus kiadmány az alapul szolgáló papíralapú irattal megegyezik.

(4) Többoldalú jognyilatkozatról készült elektronikus másolat akkor hiteles, ha a digitalizált iraton a záradék valamennyi aláíró vagy annak jogutódja legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírását tartalmazza.

(5) Többoldalú jognyilatkozat esetén, ha legalább az egyik aláíró az iratot elektronikusan írja alá, az akarategységet hitelesen tükröző kiadmány

a) az az elektronikus kiadmány, amelyen valamennyi aláíró személy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása szerepel, vagy

b) az a papíralapú kiadmány, amely valamennyi, az iratot elektronikusan aláíró személy legalább fokozott biztonságú aláírását együttesen tartalmazó elektronikus iratról készült, és

ba) a 67. § szerinti záradékot, valamint

bb) az iratot nem elektronikusan aláíró személy aláírását

egyidejűleg tartalmazza.

(6) Az e § szerint előállított elektronikus kiadmány bizonyító ereje az alapul szolgáló papíralapú irattal megegyezik.

A másolatkészítés általános szabályai

70. § (1) A papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat készítése során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az elektronikus aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.

(2) Papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat készítése során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal – „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” − és az (5) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el.

(3) Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni, és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:

a) a másolatkészítő szervezet elnevezése és – ha a másolatkészítés nem az automatikus másolatkészítés szabályai szerint történik – a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;

b) a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;

c) a másolatkészítés időpontja;

d) az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

(4) Ha a papíralapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papíralapú dokumentum teljes tartalmát, a (2) bekezdésben foglaltakon túl azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a digitalizálás alapjául szolgáló papíralapú dokumentumot mely részében tartalmazza. Az igénylő ilyen rendelkezése esetén a másolatkészítő elektronikus kivonatot is készíthet a papíralapú dokumentumról, a másolaton rögzítve azt, hogy a készített elektronikus kivonat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.

(5) A másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy olyan, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a bizalmi szolgáltató kizárja az álnév használatát, és igazolja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.

(6) Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás vagy bélyegző, illetve egy elektronikus időbélyegző, valamint a (2) bekezdés szerinti megjelölések több dokumentumon együttesen is elhelyezhetőek. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetőek.

71. § (1) A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni.

(2) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben e rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással.

(3) A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal. A másolatkészítő a másolatkészítési szabályzatot nyilvánosan, elektronikus úton közzéteszi.

Elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról

74. § (1) Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést kell biztosítania. A másolatkészítő az elektronikus másolatot a 70. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel vagy elektronikus aláírással látja el, és arra elektronikus időbélyegzőt helyez el.

(2) Ha a papíralapú közokiratot, a más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet őrzi, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. A másolatkészítő az elektronikus másolatot a 70. § (5) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel vagy elektronikus aláírással látja el, és arra elektronikus időbélyegzőt helyez el.

A jogszabály azt a kérdést nem szabályozza, hogy a papíralapú dokumentáció megsemmisíthető-e.

A megőrzésre véleményem szerint a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. ITM rendelet vonatkozik. A rendelet 1. § (1) bekezdése szerint, ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint kell teljesíteni.

A fentieket tekintsék át és ennek alapján pontosítsák az állásfoglalás iránti kérelmet.