Online Számla: szeptemberig lehet felkészülni, ezeket kell átgondolni

Megosztás Tetszik

Az Online Számla rendszer fennállása óta megszokhattuk, hogy a NAV időről-időre kisebb-nagyobb változásokat eszközöl a platformon. Legutóbb ez év januárjában egy a társaságok tömegét érintő változást jelentett be az adóhatóság, melynek élesítését május 15-ére tervezte. Azonban a NAV híre szerint a változás élesítését szeptember 18-ára halasztották. Ez azt jelenti, hogy a cégeknek, amelyek nem készültek fel a módosító és sztornó számlákkal kapcsolatos változásra, közel négy hónapnyi idő áll rendelkezésükre a felkészüléshez – írja blogbejegyzésében Budai Mátyás, az RSM szakértője az rsm.hu-n.

Az Online Számla adatszolgáltatások "Achilles-sarka": a módosító számlák rejtett hibaforrásai

A gazdasági élet mindennapi része az üzleti kapcsolatban lévő társaságok közötti számlázás, melyre vonatkozóan a legtöbb cégnek jól kidolgozott folyamatai és rutinja van. Manapság már az Online Számla adatszolgáltatási kötelezettség sem cseng újdonságként a társaságok számára.

Tapasztalataink alapján azonban mind a mai napig gyakran előfordulnak olyan vállalatok, melyek számára kihívást jelent az Online Számla adatszolgáltatás kifogástalan teljesítése, többek között a  módosító számlákra vonatkozó adatszolgáltatások kapcsán gyakran jelentkeznek problémák.

Azon adózók körében, akik a NAV által bevezetendő változásra nem készülnek fel időben, megsokasodhatnak a hibaüzenetek a számláik érvénytelenítése vagy módosítása során.

Gyakori hibák a módosító számlákkal kapcsolatos számla-adatszolgáltatások során

Az adatszolgáltatási hibák többféle forrásból eredhetnek, és gyakran a szabályok és követelmények nem pontos ismerete okozza a fejtörést. Nézzünk néhány gyakori hibát, amelyek felismerése és megelőzése hatékonyabbá teheti a számlaadatszolgáltatási folyamatot!

» A számla hivatkozás adatok hibája/hiányosságai: jellemző hiba az eredeti számlaszámra (’originalInvoiceNumber’) való helytelen hivatkozás, vagy magának a hivatkozásnak az elmulasztása. Ezen túlmenően az Online Számla adatszolgáltatás során számos olyan információt is szerepeltetni kell az adóhatóságnak beküldött XML állományokban, amelyek nem képezik részét a számlák kötelező tartalmi elemeinek, azonban technikailag mégis szükségesek a sikeres adatszolgáltatásokhoz. Módosító számláknál ilyen információ a módosítás sorszáma a számlaláncon belül, valamint annak jelzése is, hogy a módosító számlához kapcsolódó eredeti számla jelentésre került-e az Online Számla rendszerben.

» Módosító számla álcázása: az sem példa nélküli, hogy egyes társaságok normál számlaként jelentik le a módosító számláikat, kihagyva a módosító okiratok esetén szükséges addicionális mezőket és hivatkozásokat az adatszolgáltatásból. Ezeket bár befogadja az adóhatóság rendszere (figyelmeztető, WARN üzenettel), azonban valójában helytelen adatszolgáltatásnak minősülnek, és ebből kifolyólag egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során mulasztási bírság kiszabásának alapját képezhetik.

» Helytelen árfolyam és teljesítési dátum: az áfaszabályok alapján a módosító/érvénytelenítő számlák esetén a teljesítés dátumának és devizás bizonylat esetén az alkalmazott árfolyamnak is alapesetben meg kell egyeznie a kapcsolódó eredeti számla azonos adataival.  Gyakran azonban ezek az adatok hibásan szerepelnek a számlával egy tekintet alá eső bizonylatokon. Ilyen eset például az, amikor az eredeti bizonylat teljesítési dátuma helyett egy új teljesítési dátum (általában a módosító számla kelte) szerepel a módosító bizonylaton, vagy amikor a módosító bizonylat kiállításakor érvényes árfolyamot alkalmazzák a forint összegek kalkulálása során. Ebben az esetben a kapcsolódó számla adatszolgáltatások nem biztos, hogy hibára fognak futni, azonban a kiállított bizonylatok áfa-szempontból nem helyesek. Ezért is célszerű a társaságoknak időről-időre felülvizsgálniuk a számlázási gyakorlatukat, a hozzá szervesen kapcsolódó adatszolgáltatási folyamatot és magukat az adatszolgáltatásokat.

A számla tételsorainak számlaláncon belül elfoglalt helye és a módosítás logikája

Számlamódosítás/-érvénytelenítés esetén az adózóknak eddig két lehetőségük volt a módosítás technikai megvalósítását illetően. Választhatták azt az utat, hogy a módosító számlában mindig az eredeti számlának azon sorára hivatkoztak, amit módosítani szerettek volna, vagy a módosításokat új, ún. „fikciós” tételsorként rögzítették a számlaláncolatban.

Ez utóbbi szemléltetésére nézzünk egy példát! Tegyük fel, hogy kiállítunk egy számlát, ami 5 tételsort (terméket) tartalmaz. Ebből az öt termékből végül csak négyet tudunk leszállítani a vevőnek, mert az első termék épp nincs készleten. Ebben az esetben az eredetileg kiállított számlát nyilván módosítani kell.

A módosításról szóló adatszolgáltatásban a készlethiányos (első) termék tételsorát kell feltüntetni negatív értékekkel. Ilyenkor a tétel sorában egy speciális hivatkozás alkalmazásával folytatnunk kell a számlalánc sorszámozását. Amennyiben az említett módosítást nem előzte meg egy korábbi módosítás, akkor a példa alapján a számlaláncot folytatva „6”-os értéket kapni a számlasor hivatkozás speciális, technikai eleme az adatszolgáltatásban a módosító számla első sorában.

A fentiekből tisztán látszik, hogy miért is jelent fejtörést sok adózónak és fejlesztőnek a módosító számlákkal kapcsolatos adatszolgáltatás. A számlázó programnak ugyanis minden számlalánc esetén képesnek kell lennie arra, hogy nyilvántartsa a számlaláncban lévő tételek számát (beleértve a korábbi módosításokból származó plusz számla tételeket is). Szerencsére az adóhatóság biztosít lekérdezési lehetőséget az Online Számla rendszerben, amely megkönnyíti a dolgot a fejlesztők számára.

Változás a számlák módosítása során alkalmazható logikában

A NAV ez év januárjában egy fontos változást jelentett be, melyet a korábban tervezett 2023. május 15. helyett szeptember 18-án fog élesíteni. Mivel a változtatás az eÁFA-rendszer megfelelő működéséhez is szükséges, az élesítés tovább nem halasztható.

Az új határidő szeptember 18., tehát a cégeknek még van idejük felkészülni az új követelményekre. A változások időben történő bevezetése a cégek számára lehetőséget teremt a felkészülésre és a zökkenőmentes átállásra.

Ez az újdonság a módosító és érvénytelenítő számlákról történő adatszolgáltatások számla tételsorainak logikájában rejlik. Ezentúl, ezen típusú bizonylatokra vonatkozó adatszolgáltatásokban már nem hivatkozhatunk az eredeti számla azon sorszámára, amelyet módosítani szeretnénk. Ez azt jelenti, hogy a korábban említett két lehetőség közül csak a második marad.

Azoknak az adózóknak, akik a változás előtti logikát alkalmazzák szeptember 18-a után, és nem készültek fel időben, hibaüzenetekkel és érvénytelen adatszolgáltatásokkal kell számolniuk.

Ellenőrizze online számla adatszolgáltatásainak helyességét!

Az online számla adatszolgáltatások terén a módosító számlák adatszolgáltatása továbbra is kiemelkedő jelentőséggel bír. A hibák elkerülése és a NAV által eszközölt változások megfelelő kezelése nemcsak a számlázási folyamatok hatékonyságát növeli, hanem a mulasztási bírság kiszabásának kockázatokat is jelentősen csökkenti.

Amennyiben nehézségekbe ütközik az adatszolgáltatások teljesítése során (például hibás vagy sikertelen adatszolgáltatások), vagy csak szeretne meggyőződni arról, hogy adatszolgáltatásai valóban megfelelnek-e az aktuális követelményeknek, érdemes szakértői segítséget kérni. A tapasztalt szakértők ugyanis nemcsak a hibák hatékony és gyors feltérképezésében és kijavításában tudnak segítséget nyújtani, de azok tartós megoldására is javaslatokat, tanácsokat tehetnek a számlázó szoftver fejlesztőinek, az adó- és IT szempontból is a helyes adatszolgáltatások elérése érdekében, feloldva ezzel a két terület között felmerülő kommunikációs nehézségeket – olvasható az rsm.hu-n.