hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Átgondolatlan számlaadat-használat: bizalmatlanságot szülhet könyvelő és ügyfél között

  • adozona.hu

Az online számla-adatszolgáltatás 3.0 elindulásával óriási lehetőség nyílt a számviteli feladatok lerövidítésére. Ezt azok fogják tudni kihasználni, akik hajlandóak új munkafolyamatokat kialakítani, a képeket és az adatokat összekapcsoló, de azok egyezését és a számlabefogadást automatizáltan ellenőrző rendszert bevezetni.

Csak a képeket és az adatokat egyaránt kezelő rendszer teheti hasznos eszközzé az online számla-adatszolgáltatás 3.0-t a könyvelők számára. Azoknál viszont, akik megfontolás és egyeztetés nélkül vágnak bele, csak a könyvelő és ügyfele közti bizonytalanságot fogja növelni – figyelmeztet Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.

2021. január 1-jétől az online számla-adatszolgáltatás 3.0 bevezetésével gyakorlatilag minden számla adatait megkapja az adóhatóság. Ez lehetővé teszi a számviteli folyamatok automatizálását is, de csak akkor, ha az érintettek megnyugtató megoldást találnak a számlaképek hiányából vagy a képek és a számlaadatok „elválásából” fakadó problémákra.

A könyvelés automatizálását segíti ugyan, hogy az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban sok nem kötelező adattal egészítették ki az XML-t egységes szerkezetben, például a megrendelés-, szerződés-, szállítólevél-, GLN-számmal, beszállítói kóddal stb., de még így is sok probléma maradt.

Az egyik problémakör a már eddig is elérhető NAV-os ingyenes online számlázó program mellett a 3.0-ás verzióban új megoldásként elinduló „XML adatszolgáltatás = számla” szolgáltatás okozza. Ez esetben az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Ennek kapcsán egyesekben talán az is felmerülhet, hogy ha az XML letölthetőek, akkor szükség van-e egyáltalán a számlák képére, vagy elégségesek az adatok is a könyveléshez, de erre a kérdésre több okból is igen a válasz.

Például továbbra is lesznek papíron vagy elektronikus számlaként érkező számlák, hiszen XML számlát csak belföldi adóalanyoknak lehet kiállítani. Ráadásul, ha a számla XML állománya eléri a 10 MB-ot, akkor a rendszer bizonyos tételsorokat össze fog vonni, ami számlakép nélkül nem követhető vissza.

Meg kell oldani a számlabefogadás visszaigazolásának problémáját is. Ugyanis a könyvelő nem tudhatja a letöltött adatokból, hogy az általa könyvelt, vevő pozícióban lévő vállalkozás valóban befogadta-e ezeket a számlákat. Ez a probléma a számlának minősülő XML-ek esetében még erősebb: hiszen itt még kép sincs. Az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.

Megoldandó probléma még a számlák archiválása is. Az elektronikus vagy XML számlák megőrzéséről a hash kódjukkal együtt a vállalkozásnak kell gondoskodnia, a hatóság ugyanis nem vállalja át ezt a feladatot, kizárólag a számlakibocsátó részére bizonyos feltételek esetén. Ráadásul az XML-számlánál nincs egy kézzelfogható dolog, amit iktatni lehetne, pedig a könyvelő programnak sorszám szerint kell tudnia igazolni, hogy egy számla sem hiányzik.

Végül, de nem utolsósorban ellenőrizni kell, hogy a számlakép és a feltöltött adatok valóban megegyeznek. Például, ha valaki nem tölti ki a fizetési határidőt vagy a teljesítés idejét az adatszolgáltatásban – hiszen ez nem kötelező – a könyvelőhöz eljutott képen pedig szerepel ilyen, akkor az eltérés folyamatos teljesítés esetén mulasztási bírsághoz is vezethet.

A könyvelőnek tehát egyeztetnie kell az adatokat a képekkel. Ha eltérést talál, akkor erre figyelmeztetnie kell ügyfelét, de a bevallás alapjának az adatszolgáltatást kell tekinteni. Mindezt automatikusan, kézi adatbevitel nélkül kell elvégeznie, hogy biztos lehessen abban, hogy egy esetleges hibát a számla kiállítása során követték el, és nem a könyvelői programba történő begépelésnél.

Összefoglalva tehát alkalmassá kell tenni a rendszereket a NAV XML letöltésére és feldolgozására, ki kell dolgozni egy munkafolyamatot a számla-befogadás visszaigazolására, meg kell oldani a sorfolytonosság kérdését a különböző forrásból érkező számláknál, és a könyvelt céggel megegyezve gondoskodniuk kell a megfelelő archiválásról is.

Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Előfizetési csomagajánlataink


Hozzászólások (0)

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!




További hasznos adózási információk

NE HAGYJA KI!
Ezért érdemes előfizetni!
PODCAST / VIDEÓ

Kérdések és válaszok

Ösztöndíj

Greff Magdolna

okleveles adószakértő

Finacont Kft

Gyod melletti munkavégzés

Czeglédi Bernadett

munkajogi és társadalombiztosítási szakértő

Csed jogosultság gyes melletti munavégzés esetén

Czeglédi Bernadett

munkajogi és társadalombiztosítási szakértő

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2022 július
H K Sze Cs P Sz V
27 28 29 30 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
hirdetÉs