A nap kérdése: könyvelőváltáskor milyen formátumban kell átadni a könyvelési adatokat?

Megosztás Tetszik

Könyvelőváltáskor milyen formában/formátumban kell átadni a könyvelt cégnek, esetleg az új könyvelőnek közvetlenül a könyvelési állományt, amely a könyvelt cég tulajdonát, adatvagyonát képezi? – kérdezte olvasónk. Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

Olvasónk kérdése:

"Azt tudjuk, hogy a könyvelési állomány a könyvelt cég tulajdonát, adatvagyonát képezi, és könyvelőváltáskor azt át kell adni a könyvelt cégnek, esetleg az új könyvelőnek közvetlenül, de milyen formában/formátumban? Alapesetben a két könyvelőcég nem ugyanazt a szoftvert használja, ilyen esetben az átadott cég könyvelőprogramban található "mappájával" az új könyvelő nem tud mit kezdeni. Természetesen ahány könyvelőprogram, annyiféle technikával tárolja, menti az adatokat. Ha az új könyvelő ugyanazt a programot használja, mint a régi, úgy köteles-e a teljes könyvelést tartalmazó "mappát" a régi könyvelő átadni? A kérdést tovább nehezíti, hogy az átadott cég számlatükrét az átadó könyvelő állította össze órák, napok, hetek alatt (paraméterezések, alábontások stb...), amiről elsőre ránézésre úgy gondolom, hogy a régi könyvelő szellemi terméke. Köteles-e ezt is átadni? Használhatja-e "csak úgy" az új könyvelő az előző könyvelő számlatükrét?"

Szakértőnk válasza:

Jogszabály nem írja elő, hogy a könyvelési állományt milyen konkrét fájlformátumban kell átadni. A kötelezettség abból következik, hogy a könyvelő a megbízás megszűnésekor köteles a megbízó részére kiadni a kezelésébe került iratokat és adatokat [Ptk. 6:280. §].

Ha a két könyvelő ugyanazt a programot használja, és a program adatbázisa átadható, akkor – álláspontom szerint – a teljes adatállományt indokolt átadni, mert ez biztosítja a könyvelés folytonosságát. Jogszabály azonban erre vonatkozóan kifejezett kötelezettséget nem tartalmaz, ezért ettől a felek szerződése eltérhet.

Ha a két könyvelő eltérő szoftvert használ, akkor a régi könyvelő nem köteles olyan formátumban átadni az adatokat, amely az új programba közvetlenül importálható. A kötelezettsége arra terjed ki, hogy a könyvelt cég adatait olyan formában adja át, amelyből a könyvelés ellenőrizhető, folytatható, és a jogszabályi kötelezettségek teljesíthetők. Ez rendszerint a főkönyvi kivonatot, analitikákat, kartonokat, naplókat, nyitó adatokat és az elektronikus bizonylatokat jelenti, szükség esetén PDF, Excel vagy más, általánosan használható formátumban.

A számlatükör megítélése összetettebb kérdés. A számlatükör a könyvelt gazdálkodó számviteli rendszerének része, amelyet a számviteli politika keretében alkalmaz, ezért annak átadása főszabály szerint indokolt. Ugyanakkor az átadó könyvelő által kialakított struktúra, számlabontások, automatizmusok, kontírozási szabályok és programparaméterezések olyan szakmai tudást testesíthetnek meg, amelyek már nem feltétlenül a megbízó adatvagyonának, hanem a könyvelő szellemi teljesítményének tekinthetők.

Kapcsolódó cikkünk: Veszélyben több mint 62 ezer adószám!

Ennek megfelelően különbséget kell tenni a könyvelt cég számviteli adatállománya és a könyvelő saját módszertana között. A könyvelő köteles átadni azokat az adatokat és beállításokat, amelyek nélkül a könyvelés nem folytatható, de nem köteles átadni a saját fejlesztésű sablonjait, automatizmusait, programparaméterezéseit vagy más, önálló szellemi alkotásnak minősülő megoldásait, ha azok nem képezik a megbízás tárgyát.

Az új könyvelő a részére átadott számlatükröt természetesen használhatja a könyvelés folytatásához. Ez önmagában nem sérti a régi könyvelő jogait, hiszen a számlatükör a gazdálkodó könyveinek része. Más kérdés, ha a régi könyvelő egyedi, több ügyfélnél alkalmazott saját rendszerét vagy sablonját kívánná változatlanul átvenni és hasznosítani, mert az már szerzői jogi vagy szerződéses kérdéseket is felvethet.