Magyarázkodhat a revizornak, ha bakizik a pénztárgéppel

Megosztás Tetszik

A pénztárgépek használatánál gyakran okoz gondot, hogy miként kell eljárni, ha valaki egy tételt többféle módon – bankkártyával, utalvánnyal, készpénzzel – egyenlít ki. Olvasónk kérdésére Szolnoki Béla könyvvizsgáló adószakértőnk válaszolt.

Olvasónk részletesen, példával illusztrálva írta le, milyen gyakorlati problémákkal szembesülnek a pénztárgép használata során. Van-e jogszabály mely előírja, hogy a pénztárgépbe külön rekeszbe kell ütni a készpénzes és a kártyás fizetést? – kérdezte. A nap végén és esetleges ellenőrzés esetén, ha nincs külön rekeszbe ütve a bevétel, akkor is megállapítható a pénztár egyenlege (napközben a beütött bevételek, kártyaleolvasó, utalványok, a nap végén a bevétel a bevételi pénztárbizonylaton ugyanígy kerül elszámolásra). Napjainkban nagyon megnőtt a kártyával, illetve az utalvánnyal fizetők száma a vendéglátásban, mely rengeteg problémát vet fel. Mi a helyes gyakorlat a pénztárgépek esetében? A vendég fizetni szeretne, és kéri a számlát. A felszolgáló megkérdezi, kártyával, készpénzzel vagy utalvánnyal fizet? Ezután a felszolgáló elkészíti a nyugtát, és kiviszi azt az ügyfélnek, a kívánt fizetési módnak megfelelően beütve a pénztárgépbe. A vendég meggyőződik róla, tényleg azt fogyasztotta-e, majd fizet. 1.) Ha a vendég készpénzben fizet, nincs probléma, hiszen az egy rekeszbe lett beütve a bevétel. 2.) Kártyával szeretne fizetni, odaadja a kártyát a felszolgálónak, és ezután derül ki, hogy vagy nincs pénz a kártyáján, vagy már elfelejtette, hogy használta, és túllépte a napi limitet stb. Volt úgy, hogy egy számlát négy kártyáról sem tudtak kifizetni teljesen, és a fennmaradó részt készpénzzel fizették ki. Mi ilyenkor a teendő? Rossz rekeszbe lett beütve egy része a bevételnek. 3.) Utalvánnyal fizetnének, de ugyebár abból nem lehet visszaadni, így egy részét a számlának utalvánnyal fizetik, a másik részét pedig készpénzzel.

Az áfa-törvény 166. § (1) bekezdés alapján, ha az adóalany a 165. § (1) bekezdés b) pontja alapján mentesül a számlakibocsátási kötelezettség alól, köteles nyugta kibocsátásáról gondoskodni – kezdte válaszát Szolnoki Béla. Számlakibocsátási kötelezettség alól az adóalany a hivatkozott szabályok alapján akkor mentesül, ha a vevő, igénybevevő nem adóalany és nem is jogi személy, a vételárat készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel a teljesítésig kifizeti, mely vételár nem éri el a 900 ezer forintot és a vevő nem kér számlát. A pénztárrendelet hatálya alá tartozó személy az előbb hivatkozott esetben pénztárgépes nyugtát köteles adni, és nem csak akkor, ha készpénzzel fizetnek, hanem akkor is, ha bankkártyával, illetve utalvánnyal.

Az online pénztárgépeket úgy alakították ki, hogy a készpénzzel, illetve bankkártyával, utalvánnyal kiegyenlített tételeket egységesen és zárt rendszerben tudja kezelni. Ebből adódik, hogy pontos és rendszerszerű ellenőrzési lehetőséget biztosít az egyes fizetési módokat is figyelembe véve. Ha nem a tényleges fizetési módnak megfelelően (nem megfelelő rekeszbe) ütik be a befizetett összeget, akkor ezt követően ezzel az összeggel el fog térni a pénztárgép adata és a tényleges összeg, és az eltérést magyarázni – többszörös esetben levezetni – kell, ami újabb feladatot és dokumentációt igényel, ami újabb hibalehetőséget, és kételyeket idézhet elő egy ellenőrzés során. Általában a pénztárgépek alkalmasak arra, hogy kezeljék a vegyes: utalvány, bankkártya, készpénz segítségével történő fizetést. Például egy általam ismert pénztárgépnél a fizetés menete vegyesen:

- Részösszegre zárjuk a pénztárgépet.
- Beütjük az utalvány értékét, majd a csekk funkcióbillentyűt.
- A fizetendő összeg az utalvány értékével csökken.
- Beütjük a készpénz értékét, majd a KP funkcióbillentyűt.
- A fizetendő összeg a KP értékével csökken.
- A bankkártyát a kártyaleolvasóba helyezzük, és a fennmaradó összeggel terheltetjük meg a vásárló bankszámláját.

Az egyes fizetési módok sorrendje is felcserélhető, megadhatjuk előbb a kártyahasználatra szánt összeget, és utána a fennmaradó értéket fizeti a vásárló készpénzzel. A rendszer lehetővé teszi, hogy akár két, vagy több különböző bankkártyával fizessen a vásárló. Ebben az esetben az első kártyahasználatnál kell megadni a levonni kívánt összeget, majd a bankkártyával való fizetés menete szerint járunk el. Ezt követően a pénztárgép kijelzője a maradványértéket mutatja. Ezután elkérjük a másik bankkártyát, és ugyanúgy járunk el vele, mint az előzőnél.

Ha utalvánnyal fizetnek, akkor az előzőekhez hasonlóan az utalvány összegét kell külön beütni a pénztárgépbe, és külön a készpénz részt.

Természetesen a gyakorlatban mindig előfordulhatnak olyan esetek, amikor nem minden működik terv szerint és zökkenőmentesen, lásd példabeli eseteket. Ha a művelet közben változás történik, akkor a pénztárgép leírásában az értékesítés korrekciójára irányadó szabályok szerint lehet eljárni, de lehetőség van általában a nyugta törlésére is és újbóli felvitelére, miután már tudható a pontos fizetési mód.

Akkor tehát, ha a használat nem a megfelelő fizetési módnak (rekesznek) történt, javasolható a javítás, ha ez nem történt meg – akár idő hiányában, vagy egyéb ok miatt –, akkor pedig az eltéréseket (hibákat) külön is dokumentálni szükséges, hogy az eltérés bizonylattal is levezethető legyen, egyébként nehezen bizonyítható a zárt rendszer követése és a jóhiszemű magatartás. A pénztárgépek funkciója ugyanis többszörös, nemcsak az áfa rendszer szerinti nyugtaadási szabályoknak felel meg, hanem folyamatos ellenőrzést tesz lehetővé, és nem elhanyagolhatóan a folyamatos könyvelés számára is adatokat szolgáltat az utalványos, bankkártyás és készpénzes fizetésről, amelyek eltérően kerülnek felvitelre.