Elektronikus számlák megőrzése

Megosztás Tetszik

Cikksorozatunk korábbi részeiben az általános szabályokat és fogalmakat foglaltuk össze, valamint a papíralapú számlák megőrzésével kapcsolatos szabályokat ismertettük. Jelen írásban az elektronikus számlák archiválási előírásait összegezzük.

A cikksorozat előző részében tisztáztuk a papíralapú és az elektronikus számla fogalmi megkülönböztetését. “Elektronikus számla:az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be” (áfatörvény 259. § 5. pont). A számlával kapcsolatban az áfatörvény egyébiránt az alábbi, három alapkövetelményt fogalmazza meg, amelyeket az elektronikus számlának is teljesítenie kell:

(1)  eredet hitelessége (egyértelműen azonosítható a számla kibocsátója),

(2)  adattartalom sértetlensége (a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal),

(3)  olvashatóság (az arra jogosultak a számla tartalmát megismerhetik). 

Az áfatörvény 175. § (2) bekezdése szerint az elektronikus számla eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége biztosítható – többek között – úgy, ha az elektronikus számlát minősített elektronikus aláírással látják el (PKI), vagy ha elektronikus adatcsererendszerben (EDI) hozzák létre és továbbítják.  Érdemes ezen rövidítéseket pár szóban megmagyarázni. A PKI technológia nyilvános kulcsú struktúraként (Public Key Infrastructure) fordítható, amely olyan rendszert takar, amelyben kibocsátott a digitális aláíráshoz szükséges (nyilvános) kulcsok alapján egy nyílt hálózatban azonosítani lehet azt, aki az adott dokumentumot aláírta. Az EDI (Electronis Data Interchange) pedig egy szigorúan struktúrált, szabványosított üzenetküldö rendszer, amely számítógépek között, emberi közreműködés nélküli automatizált adatcserét valósít meg. A PKI szélesebb körben használható, míg az EDI (általában) két pont (két számítógép) közötti adatáramlásra szolgál.

Érdemes itt megemlíteni az áfatörvény elektronikus számlázásra vonatkozó egyéb szabályait is: “(3) Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele

a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;

b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik. [...]

(5) Külön jogszabály a 168/A § (1) bekezdésében említett követelménynek való megfelelés érdekében az elektronikus számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.

(6) Ha ugyanannak a számlabefogadónak több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteget küldenek vagy ilyet bocsátanak a rendelkezésére, akkor a különböző számlák azonos adatait elegendő csak egyszer feltüntetni, feltéve, hogy minden számla esetében a teljes információ hozzáférhető.” 

A fentiek szerint tehát három csoportba lehet sorolni az elektronikus számlákat:

(1)  EDI számla (ennek alkalmazásához előzetesen és írásban kell megállapodni a felek között);

(2)  minősített elektronikus aláírással ellátott számla;

(3)  egyéb elektronikus számla (a (2) és a (3) pont szerinti számlázáshoz a mindössze a számlabefogadó beleegyezése szükséges (azaz erről nem kell sem írásban, sem előzetesen megállapodni). 

A számlák megőrzése kapcsán a 2018. július 1-jétől hatályba lépett 1/2018. ITM (archiválási rendelet) rendeletben foglaltak az irányadók, melynek értelmében az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség végéig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen és biztosítani kell, hogy értelmezhetősége, olvashatósága megmaradjon, azzal, hogy az előbbiekben felsoroltaknak való megfelelés érdekében alkalmazandó módszerről – a dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan – a megőrzésre kötelezettnek kell döntenie. 

Mint ahogy korábbi cikkünkben bemutattuk a papíralapú számlák esetében megkülönböztethetők a számlakibocsátóra és a számlabefogadóra vonatkozó szabályok, tekintettel arra, hogy a pípralapú számlák kibocsátóira speciális (megengedőbb) szabályok vonatkoznak a papíralapú bizonylatok elektronikus úton történő megőrzése tekintetében. Az elektronikus számlák esetében viszont nincs különbség: ugyanazon szabályokat kell alkalmazni a számlakibocsátónál, mint a számlabefogadónál. Az egyetlen (de azért nagyon is lényeges) különbség annyi, hogy míg a kibocsátó oldalán az esetleges kötelezettségszegés mulasztási bírsággal jár, addig a számlabefogadó oldalán a mulasztási bírság mellett extrém esetben akár az adólevonási jog megkérdőjelezését is jelentheti, ha megszegte az archiválási kötelezettségét. Azaz bár a szabályok azonosak, a számlabefogadás során mégis sokkal több kockázat hárul a számlabefogadóként megőrzésre kötelezett adóalanyra. 

OLVASSA TOVÁB CIKKÜNKET, amelyből megtudja, hogy a számlakibocsátás technikájától függően milyen szabályok vonatkoznak az elektronikus arhiválásra!

A teljes cikkhez előfizetőink, illetve 14 napos próba-előfizetőink férnek hozzá, ha e-mail-címük és jelszavuk megadásával belépnek az oldalra.

Cikksorozatunk előző részeit itt és itt olvashatja el!