GDPR – földhaszonbérleti szerződések

Tisztelt Adózóna! A haszonbérbe adó halálával a földhaszonbérleti szerződés nem szűnik meg, a tulajdonos helyébe automatikusan belép a termőföld örököse. Kizárólag saját célra, az új tulajdonossal (örökössel) kötünk egy földhaszonbérletiszerződés-módosítást. Ez a szerződésmódosítás harmadik félhez nem kerül, csak a szerződő felek kapnak belőle. A szerződésmódosítás fejlécében hivatkozunk a kapcsolódó „… számú hagyatékátadó végzésre”. Kérdésünk, hogy az örökös által bemutatott hagyatékátadó végzésről és az örökös személyi adatait tartalmazó okmányokról készíthetünk-e fénymásolatot és hozzácsatolhatjuk-e a földhaszonbérleti szerződés módosításához, valamint az adatkezelési nyilatkozathoz? Jelenleg érvényben lévő földhaszonbérleti szerződéseink többsége 2013. évben köttetett, még a GDPR-rendelet alkalmazása előtt, 5-10-20 éves lejárattal. Az 5 éves szerződések 2018. év végén megszűntek. Ezeknél a szerződéseknél szükség van-e a földhaszonbérbe adó adatkezelési nyilatkozatára? A 10 éves lejáratú szerződéseink többségét 2023. év végén földhivatali bejegyezéssel újabb 10 évre meghosszabbítottuk. Itt, és azoknál a 20 éves lejáratú szerződéseknél, ahol 2013 óta nem történt változás a haszonbérbe adó személyében (öröklés), szükség van-e a földhaszonbérbe adó adatkezelési nyilatkozatára? Ha igen, mettől meddig kell azokat megőriznünk? A NAIH esetleges ellenőrzése esetén a fenti dokumentumok közül mi az, amit kötelesek vagyunk bemutatni? Köszönettel!