Könyvelőként meddig kell megőrizni az ügyfelek dokumentumait?

Megosztás Tetszik

Olvasónk azzal a problémával szembesült, hogy ügyfele teljes iratanyagának törlését kérte. Köteles a könyvelő a könyvelési anyagok megőrzésére? Ha igen, akkor mennyi ideig szükséges ezeket az iratokat akár papír alapon, akár digitálisan tárolni? Olvasói kérdésre Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így hangzik: elmegy egy ügyfél a könyvelőtől és kéri, hogy a könyvelőprogramban lévő anyagot töröljük ki, illetve minden mást, amit az ő cégéről nyilvántartottunk, töröljünk, és ne legyen nálunk semmilyen fellelhető könyvelési anyag. Vagyis, ha kitöröljük a céget a programból, és minden más egyéb levelezési anyagot is törlünk, nem lesz nyoma a könyvelésben. Azt tudjuk, hogy a mérlegből és társaságiadó-bevallásból egy aláírt példányt meg kell őriznünk, de vajon igaz ez a könyvelőprogramra is? A másik kérdésem pedig az, hogy ha bejön a könyvelőirodába a nyomozóhatóság, és kéri az elment cég fellelhető anyagát, és én megmutatom neki, hogy az ügyfél kérte a törlést, engem mint könyvelőt felelősségre lehet-e vonni, van-e valami következménye számunkra?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

A könyvelői munkából adódó felelősség kettős: magánjogi és közjogi. Ami azonban nagyon lényeges, hogy a közvetlen felelősség alanya kizárólag a könyvelt jogi személy. A könyvelői felelősség tehát közvetett, bár a megrendelő sok esetben előszeretettel próbálja áthárítani a felelősségét a könyvelőre. A háttér-dokumentáció sokszor azért szükséges, hogy egy esetleges vita, kártérítési igény során a könyvelő meg tudja magát védeni.

A kérdésben nagyon fontos szerepe van a szerződésnek. Abban az esetben, ha az adózó úgy gondolja, hogy a könyvelő őrizze az iratokat, azt a szerződésben érdemes rögzíteni. Egyébként a könyvelő a könyvelés/szerződés megszűnése után átvételi elismervénnyel adja vissza a dokumentumokat az adózónak. A kérdésben szereplő konkrét esetben, javasolt a törlési kérést is írásba foglalni.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) azt rögzíti, hogy az adózónak kell megőrizni az adatokat az elévülési időig [Art. 78. § (3) bekezdés], tehát nem a könyvelőre telepíti a felelősséget.

A fentiekből úgy tűnik, hogy – hacsak a könyvelő cég szerződéséből nem következne az adatok megőrzésének kötelme – a megszűnés után, ha a könyvelő visszaszolgáltatta az iratokat, átadta az elektronikus anyagokat, nem kell őriznie semmit a továbbiakban. Az ügyfél törlési kérelmét pedig javasolt a szerződés megszüntetéséről szóló megállapodásban rögzíteni.

Ugyanakkor jó pár jogvita ismert, amikor nagy segítség volt, hogy a könyvelő rendelkezett különféle könyvelési dokumentumokkal. Így – ha a törlési kérést mégsem írja le az ügyfél – érdemes az Art. szerinti elévülési időn belül megőrizni a szükséges dokumentációkat.