Belföldi kiküldetés bizonylatolása

Tisztelt Adózóna! Egy kutatócsoport, 6 fő el akar menni egy többnapos szakmai konferenciára. A regisztrációs díjról díjbekérő érkezik, amit a központ átutalással egyenlít ki. Két saját gépkocsival utaznak el. Mivel a konferencia többnapos, ezért szállásköltség lesz. Foglalnak szobákat, a szállás díját egyikőjük ki is fizeti, amit utólag kér majd megtéríteni a cég nevére szóló számla alapján. Szükséges-e előzetes engedély, amelyen a kiküldetést elrendeli a cég? Ha igen, akkor ez lehet csoportos engedély, amelyen szerepel a konferencia megnevezése, helyszíne, időpontja, a résztvevők megnevezése és az elrendelő engedélye? A kiküldetési rendelvényt csak azokra a személyekre kell kitölteni, akik költségtérítést kapnak (ha van csoportos engedély), vagy minden résztvevőnek külön szükséges kiállítani, akkor is ha lesz, akinek nem kell fizetni, mert nem az ő kocsiját használják, és a szállást sem ő fizette? Azoknak, akik saját gépjárművel utaztak, vezettek és vitték a többieket, nyilván ki kell tölteni a rendelvényt, de megtehetem, hogy a rendelvényen felsorolom a vele utazókat, de nekik nem készül "nullás" rendelvény? A kiküldetési rendelvényen nem tüntetjük fel a részvételi díjat, mert azt számla alapján a cég fizette. Viszont a szállásszámlát igen, mert azt utólag térítjük meg a dolgozónak. De elegendő annak a nevére kiállítani a kiküldetési rendelvényt, aki kifizette a szállást? A számlán látszik, hogy 6 fő szállt meg, de kell ezt jelölni a rendelvényen? Köszönöm.