Előre utalás kezelése

Tisztelt Szakértő! Alapítványi fenntartású gimnázium tanulmányi utat szervez a diákok részére külföldre, melyhez előre le kell foglalni és kifizetni a szállást, tanfolyamot, programokat. 1) Helyes-e az a gyakorlat, hogy ezen összegeket az intézmény kifizeti, majd mikor a tanulóktól beérkezik a pénz, elszámolnak vele? (A szervező tanároktól nem várható el, hogy megelőlegezzék az utat.) 2) Könyveléstechnikailag ezeket az összegeket költségátterhelésként kell kezelni, és le kell költségként és bevételként is könyvelni, vagy elegendő követelésként nyilvántartani? 3) Szabályos, hogy a részvételi díjat a költségek minimalizálása érdekében bankszámlára utalják a résztvevők, ha igen, elegendő-e erről számviteli bizonylat készítése? (Közszolgáltató, gimnáziumi oktatási tevékenységet végző intézmény vagyunk.) Válaszát előre is köszönöm.