Ingyenes juttatás egyesületnek

Tisztelt Szakértő! A kérdésem az lenne, hogy egy egyesület rendezvényének hirdetéséhez egy plakáthelyeket bérbeadó cég nyújtaná a reklámfelületet, támogatásként. A kérdésem az lenne, hogy mindezt hogyan lehet "lepapírozni" szabályosan? Kössünk szerződést a plakáthely szívességi használatba adásáról? Mikor járunk el szabályosan, hogy egy ellenőrzéskor megfelelő legyen az eset dokumentáltsága? Köszönöm!