GDPR és az e-mailon küldött dokumentumok

Tisztelt Szakértő! Könyvelő iroda rendelkezik saját adatkezelési szabályzattal, s adatkezelői-adatfeldolgozói szerződéssel, mely az alap könyvelési szerződés szerves részét képezi. Sajnos nem igazán tudjuk eldönteni, hogy az ügyfél által e-mailon megküldött számlák, bizonylatok az adatkezelési szabályoknak hogy tudnak megfelelni? Az ügyfelek 99 százaléka papíralapú dokumentum formájában adja át a bizonylatokat, a számlákat személyesen vagy postai úton, illetve futárral küldi. És van az 1 százalék, aki emailon küldi meg a szkennelt számlákat, dokumentumokat könyvelési anyagként. Az lenne a kérdésünk, hogy az adatfeldolgozó felelőssége ezekben az esetekben mikortól lép életbe, és mire terjed ki? Köszönöm