adozona.hu
250-nél kevesebb dolgozó a cégnél: kell-e adatvédelmi nyilvántartás?
//adozona.hu/gdpr_adatvedelem/250_fonel_kevesebb_dolgozo_kelle_adatvedelm_9BI6PA
250-nél kevesebb dolgozó a cégnél: kell-e adatvédelmi nyilvántartás?
Tetszik
Köteles-e adatvédelmi nyilvántartás vezetésére a 250 főnél kevesebb munkavállalói létszámmal rendelkező cég? – kérdezte az Adózóna olvasója. Antretter Erzsébet szenior menedzser, a Niveus Consulting Group szakértője válaszolt.
SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:
A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 Rendelet (a továbbiakban: GDPR) 30. cikkének (5) pontja alapján, ha egy cég 250 fő alatti létszámmal rendelkezik, akkor ez önmagában még nem mentesíti a nyilvántartási kötelezettség alól. A mentesüléshez többek között az is szükséges, hogy az adatkezelések alkalmi jellegűek legyenek.
A hatályos jogszabályi értelmezés és gyakorlat alapján a fenti feltételnek nagyon kevés cég tud megfelelni, mivel amennyiben akár 1 munkavállaló adatát is kezeli, az már nem minősül alkalmi jellegűnek, így a szabályzat készítése kötelező.
A GDPR 30. cikk (1) d) pontja alapján a szabályzat kötelező eleme az olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják. A GDPR 4. cikk 9. pontja alapján címzettnek minősül a közhatalmi szerv is, amellyel a személyes adatot közlik.
A fentiek alapján a szabályzatban mindenképpen javasolt feltüntetni, hogy a bérszámfejtéshez szükséges személyes adatok hatóság/bíróság részére kerülnek továbbításra.
Mivel a könyvelő cég adja be a bevallásokat, ő a személyes adatokhoz hozzáfér, vagyis őt is javasolt címzettként szerepeltetni. Továbbá, a könyvelő cég a kérdésben szereplő információl alapján ún. adatfeldolgozónak fog minősülni, így vele adatfeldolgozói szerződés megkötése indokolt.
Továbbá, a szabályzaton túl a GDPR 13. cikkében nevesített adatkezelési tájékoztatókkal is kötelezően rendelkezniük kell, amelyet az érintettekkel (így többek között a munkavállalókkal) még a személyes adataik megadása előtt kötelezően meg kell ismertetniük.
Fontos, hogy a szabályzatokat/tájékoztatókat adatkezelési tevékenységenként kell elkészíteni, így például munkavállalók tekintetében nem csak a bérszámfejtés kapcsán merülhet fel személyes adatok kezelése, hanem például riasztórendszerrel, GPS-szel, kamerával, parkolóhellyel, céges eszközökkel, oktatásokkal stb. kapcsolatosan is, illetve egyéb érintettek esetében is fennállhatnak adatkezelések (például partnerek elérhetőségi adatai, hírlevél, álláspályázatok stb.)
A GDPR-nak való teljes megfelelés azonban kizárólag egy részletes, előzetes vizsgálat alapján valósítható meg.
Az Adózóna GDPR Munkaügyi iratmintacsomagját itt rendelheti meg.
A 2018. május 25-étől alkalmazandó főbb adatkezelési szabályokat megtalálja itt.
Bér
Nyugdíj
Osztalék
Ingatlan illeték
Hozzászólások (0)