Munkaruha megtérítése kihordási időn belüli munkaviszony-megszűnés esetén

Vállalkozásunk fémmegmunkálással foglalkozik, a gépkezelők részére cégünk munkaruhát biztosított, melynek kihordási ideje 18 hónap. A munkaruhát átadás-átvételi jegyzőkönyvön adtuk ki a munkavállalóknak, ahol szabályozásra került, hogy ha a dolgozó munkaviszonya a kihordási idő letelte előtt megszűnik, akkor időarányosan köteles a ruházatra vonatkozó költséget megtéríteni. Kérdéseink ezzel kapcsolatban: 1. Munkaszerződésben ezt kell-e szabályozni vagy elég ebben a jegyzőkönyvben? 2. A megtérítést kell-e számlázni vagy egyéb levonásként a nettó munkabérből levonható? 3. Hogyan kell könyvelni a fenti térítést?