Szállásköltség megtérítése

Tisztelt Szakértő! Egy nonprofit kft. pályázatot hirdetett. A pályázat nyertese részt vehet a nonprofit kft. által rendezett workshopon és előadásokon. Azonban a nyertesek között vidékiek, illetve határon túliak is vannak, így a kft. úgy döntött, hogy az ő szállás és utazási költségüket megtéríti. A pályázat nyertesei semmilyen jogviszonyban nem állnak a nonprofit kft.-vel. Kérdésem az lenne, hogy a nonprofit kft. ezt milyen formában teheti meg, és milyen adókat kell fizetni esetlegesen? Valamint milyen nyilvántartás szükséges, ha valaki autóval jön fel Budapestre? Válaszukat előre is köszönöm!