Outsourcing – kihúz a papírhalomból (x)

Megosztás Tetszik

A cég fő profiljához nem kapcsolódó tevékenységeket a nagyobb hatékonyság érdekében érdemes kiszervezni, de nem mindegy, hogy az érzékeny adatokat milyen szolgáltatóra bízzuk.

„Miért kell házon belül elvégezni egy, a fő tevékenységünkhöz szorosan nem kapcsolódó, ugyanakkor más szempontból mégis kritikusnak mondható tevékenységet?” – tette fel a kérdést a bérszámfejtésre vonatkozóan 2002-ben a Malév vezetősége. 

Dobor Gyula projektvezető elmondta, hogy alternatívaként egy olyan profi szolgáltató képe lebegett a szemük előtt, melyre teljes bérszámfejtésük rábízható, és amely adott esetben a tevékenység elvégzése során okozott károkért még anyagi felelősséget is vállal, hiszen a társaság által foglalkoztatott mintegy 3000 fő bérszámfejtése komoly feladat.

A felsővezetőség által kiírt tenderen olyan szolgáltatót kerestek, aki egyben vállalja egy humán információs szoftver bevezetését is. 

A szolgáltatóval szemben támasztott követelmények meghatározásakor 4-5 fő szempontot vettek figyelembe. Fontos paraméter volt az informatikai biztonság, a HR rendszer esetében pedig az, hogy a szoftver minél jobban megfeleljen a humánpolitikai osztály által összeállított specifikációnak, ezen kívül figyelembe vették azt is, hogy az adott megoldás mennyire testre szabható. Természetesen fontos szempont volt az ár is, itt azt fogalmazták meg alapvető kritériumként, hogy a kiszervezés ne kerüljön többe, mintha ugyanazt a feladatot saját erőforrásból végezte volna el a Malév. 

Másrészt vizsgálták a pályázó megbízhatóságát a bérszámfejtés területén. „A tender győztese, a NEXON akkor már több mint egy évtizede volt a piacon, és igen jelentős referenciával rendelkezett nem csak HR és bérügyviteli szoftverei, hanem a bérszámfejtést kiszervezés keretében ellátó nexONSOURCE szolgáltatása révén is” – mondta Dobor Gyula projektvezető. 

A közös munka 2002 szeptemberében a szerződéskötéssel kezdődött a mindkét fél feladatait, kötelességeit, illetve a határidőket kellően részletesen megfogalmazó szerződés előkészítésével, mely önmagában több hetet vett igénybe. „Legfontosabb célként természetesen mindig az lebegett a szemünk előtt, hogy a dolgozók ne vegyenek észre semmilyen változást, a projekt zökkenőmentesen, hibák nélkül kerüljön végrehajtásra. Így maga az előkészítés három hónapig tartott. Ennek keretében feltérképeztük korábbi folyamatainkat, meghatároztuk a tevékenységi körből kikerülő feladatokat. Ezt követően került kialakításra az informatikai kapcsolat. A NEXON bérügyviteli rendszerében lévő adatokhoz online kapcsolaton keresztül tudunk hozzáférni, ezen a kapcsolaton keresztül érjük el a főkönyvi feladás, a bérek utalásai, valamint az adózással kapcsolatos információkat és a cafeteriaadminisztrációt” – magyarázta a szakember.

2003. január 1-jétől – a nexONSOURCE szolgáltatása keretében – a NEXON végzi a Malév számára a bérszámfejtést. A projekt során különösebb fennakadások nem voltak, a Malév által megfogalmazott néhány speciális elvárásnak a NEXON maradéktalanul eleget tett. 

„A kihelyezett bérszámfejtés kapcsán nem volt semmilyen komolyabb probléma, fennakadás, ugyanakkor minden cég életében előfordul, hogy egy munkatársban fizetésének, fizetési papírjának készhez vételekor olykor kérdések merülnek fel – mondta Dobor Gyula. – Ilyenkor dolgozóinknak a Malév kijelölt kapcsolattartóját kell keresniük, aki a NEXON megfelelő munkatársához  továbbítja a kérdést.” 

A bérkifizetést követő napokban a NEXON-nál dolgozó bérügyviteli munkatársak személyesen is a rendelkezésére állnak. A Malév felsővezetősége a jól kivitelezett kiszervezés után hatékonynak ítéli meg a bérszámfejtés outsourcingot.

 Olvassa el a teljes interjút a kiszervezésről!