Fejlesztésitartalék-képzés dokumentálása

Tisztelt Szakértő! A fejlesztésitartalék-képzés dokumentálása kapcsán a következőben kérném segítségét: a fejlesztési tartalékról a társaság ügyvezetése, vagy a társaság taggyűlése/közgyűlése/alapítója dönt? Ezt a döntés mikor hozza meg az érintett szerv? Az adóhatósági ellenőrzések egyre gyakoribbak, ahol a revizorok szerint még a tárgyévben, tehát pl. 2024.12.31-én kell dönteni. De aznap még nyilván nem ismert a 2024. évi adózás előtti eredmény, a saját tőke elemei stb., így finoman szólva a visszadátumozott ilyen jellegű okiratok nem valósak. A számviteli levelekben is ezt a választ olvastam viszont. Helyes-e az az eljárás, hogy az előzetes beszámoló elkészülte után, de már a 2025-ös évben rögzítjük egy okiratban a fejlesztési tartalék összegét, annak átvezetését az eredménytartalékból a lekötött tartalékba. (Továbbra is kérdésem, hogy ezt a tag/tagok vagy az ügyvezető írja alá?) Majd a végleges beszámoló elkészülte után a beszámolót elfogadó jegyzőkönyvben / határozatban szintén rögzítjük ennek tényét, hogy X ezer forint lekötött tartalékról döntött a társaság ? Köszönettel és tisztelettel.