Menetlevél, útnyilvántartás használata

Tisztelt Szakértő! Szeretném a segítségét kérni a következő témában. Mikor kötelező használni az útnyilvántartást és a menetlevelet? Befolyásolja-e a nyilvántartások vezetését, hogy saját gépjárműről, vagy bérelt gépjárműről van szó? Illetve ha van GPS az autókba (személygépkocsi, tehergépjármű) akkor kell-e vezetni a nyilvántartásokat? Előre is köszönöm válaszát!