Képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveg dokumentálása

Jó napot! Társaságunk biztosítja a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveget a munkavállalói részére. 40 000 forint a juttatás összege, amit a társaság nevére szóló számla alapján fizetünk ki. Több kérdésem lenne a dokumentálással kapcsolatban. Pontosan hogyan kell dokumentálni szabályszerűen a szemüveg térítését a társaságunknak, hogy az adómentesség megkérdőjelezhetetlen legyen? Az üzemorvosi igazolásnak eredetinek kell lennie, vagy elfogadható az is, ha e-mail formájában történnek az igazolások és ambuláns lapok továbbítása az üzemorvos és társaságunk között? Adatvédelmi szempontból a munkáltató megtarthatja-e a munkavállaló ambuláns lapját? Válaszukat előre is köszönöm!